1.Документ и системы документации

1.Нормативно-правовая база делопроизводства

Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство, представляют собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Единые требования ко всем системам документации внедряются путём издания:

• государственных и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам ДОУ;

• отраслевых унифицированных систем документации;

• типовых номенклатур дел;

• типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях обеспечивается применением:

• Государственной системы документационного обеспечения управления;

• унифицированных систем документации (УСД);

• общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (КТЭСИ).

ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в учреждениях в целях:

• упорядочения документооборота ;

• сокращения количества и повышения качества документов;

• создания условий применения современных технических средств обработки документированной информации;

• повышения эффективности работы аппарата управления.

Состав управленческих документов организации определяется:

• компетенцией;

• функциями;

• порядком решения вопросов;

• объёмом и характером взаимосвязи с другими организациями.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать:

• требованиям ГСДОУ;

• УСД;

• ГОСТ на документацию;

• положениям об организации(уставам) и другим нормативным документам, в том числе содержащим правила документирования.

В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждений.

Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.