Зао «Бизнес-школа «Интел-Синтез»

Юр. адрес: ул. Большая Полянка, 11/14 Москва 109180 Тел: 129-92-12 Факс: 124-7055				ИНН 7706012106 р-с 40702810438030100248 в Нагорном ОСБ 8181/0606 вМБАКСБРФ Москва БИК 044583342 кор/сч 30101810600000000342 ОКОНХ 92200 ОКПО 13266490
ул. Профсоюзная,3 Москва 117036 № от На №			Министерство общего и профессионального образования УПРАВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ ул. Люсиновская, 51 Москва 113833 Телефон: 237-58-74 № _____ от На №

Рис. 2 Пример продольного бланка

АО «АСКОНТ» ул. Мневники, 35, Москва, 105679 ______________№ ­­_____________ На № ______________от________	АО «АСКОНТ»   ________ №______________  
Рис. 3 Пример углового бланка для писем с центрованным расположением реквизитов	Рис. 4 Пример углового бланка для внутренних документов с флаговым расположением реквизитов

В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.

Реквизит 10 – Название вида документа

Реквизит 11 и 12 - Дата и регистрационный номер документа

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки доку­мента. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди дру­гих аналогичных. Образно говоря, дата и индекс-"имя и отчество" доку­мента.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют ста­дии работы с документом.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистра­ции. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руково­дителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информа­ция: как и что, писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

Реквизит 14 - Место составления или издания

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставля­ется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. Часто напечатано заранее. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России.

Реквизит 15 - Адресат

От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосред­ственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответ­ственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Например:

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразде­ления, укажем:

Декану экономического

факультета

проф. П. С.Черепанову

Реквизит 16 - Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов требуется их утвер­ждение, после чего они приобретают юридическую силу.

На утверждаемом документе простав­ляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта офор­мления:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Гималаи" подпись - Е.А.Султанов 15.05.10

УТВЕРЖДЕНО Приказом Министра здравоохранения России 15.05.10 № 36

Реквизит 17 – Резолюция

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рас­смотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Например:

Каревой Я.Д.

Свяжитесь с районами и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.10

Личная подпись 28.07.10

Реквизит 18 - заголовок к тексту

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголо­вок, являющийся обязательным элементом любых документов, выпол­няемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Реквизит 19 - Отметка о контроле

Если документ требует исполнения и берется на контроль на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит 20 – Текст документа

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный текст, а также комбинация различных форм.

Реквизит 21 - Отметка о наличии приложения

Отдельные служебные документы имеют приложения.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-2003.

1. Приложение: на 2л. в З экз.

2.Приложение: 1.Правила по составлению и оформлению документов Компании на 10 л. в 2 экз.

2.Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. В 1 экз.

Реквизит 22 - Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подпи­сывают документы в пределах их компетенции.

Подписи на документе располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интерва­лами.

Директор В.В.Борисов

Главный бухгалтер Н.А.Кувалдина

Реквизит 23 – Гриф согласования документа

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требова­ниями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным долж­ностным лицом и согласование другим документом, чаще всего пись­мом, протоколом и т.п.

Например:

СОГЛАСОВАНО Директор ОАО «НМТП» (подпись) В. В. Соколова 09.08.10

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома 09.08.10 №25

Реквизит 24 – Виза согласования документа

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из личной подписи визирующего, ее расшифровки и даты.

Например:

Главный бухгалтер

(подпись) Л. И. Иванова

23.11.10

Или

Юрисконсульт подпись Е.М.Моисеева 25.06.10

Начальник ОК подпись М. М. Черняк 26.06.10

Реквизит 25 – Печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица простав­ляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих органи­зациях) и несколько простых.

Реквизит 26 - Отметка о заверении копии

Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику.

Например:

Верно

Секретарь Личная подпись Т.В. Романова

14.07.10

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выда­ётся на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Реквизит 27 - Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на ниж­нем поле.

Например:

Лопухова

Людмила Николаевна

1579806

Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указа­ния имени и отчества. Например:

Карпухин

1579806

Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над доку­ментом закончена. После проставления этой отметки документ подши­вается в дело.

Например:

Сообщено по телефону О. Б. Павловой 12.05.10.

В дело 03-13.

И.Иванов. 14.05.10

или:

Ответ направлен

17.06.09 №01-13/184.

В дело 13-13

И.Иванов 19.06.10

Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специ­альным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.

Реквизит 30 - Отметка для автоматического поиска документа

Если документ вводится в память машины или создан на компьюте­ре, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код операто­ра, дату, место изготовления, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

					73		78			10
											2 97
51			17		01 02 03		13
					06 07 04 05 08		15 16
22					09 10 11 12
	18	18			17
	30
			1 20		19
			2 0		20 21 24
			4 0		22 23 25 26
					27			28	29		16
											10
35					94			30
2 10

Рис. 5 Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового бланка

										10
											2 97
77					01 02 03		13			1 7
			20		06 07 04 05 08					3 0
					09 10		11 12
					73		14 15 78
	18	18			17		16
	30
			1 20		19
			2 0		20 21 24
			4 0		22 23 25 26
					27			28	29		16
											10
35					94			30
2 10

Рис.6. Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка