МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

ФГБУ ВПО

«МГА ИМЕНИ АДМИРАЛА Ф.Ф. УШАКОВА»

Кафедра: «Организация перевозок и управление на транспорте»

Методические указания

по проведению практических занятий по дисциплине

«ДОКУМЕНТООБОРОТ»

ДЛЯ СТУДЕНТОВ 3 КУРСА ДНЕВНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

СПЕЦИАЛЬНОСТИ ФиК

разработал: ст. преподаватель

кафедры «ОПУТ»

каминская Н.И.

Утверждены: на заседании кафедры

протокол № 1

от «___»___________2009г.

НОВОРОССИЙСК

2009

оглавление

методические 1

указания 1

Тема 1 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 6

Тема 2. Организационные документы 19

Структура текста 22

СОГЛАСОВАНО 22

Структура текста 23

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 24

Структура текста 24

Тема 3. Распорядительные документы 25

ПРИКАЗ 26

Рис.12 Образец приказа по основной деятельности 26

РАСПОРЯЖЕНИЕ 27

Рис. 13 Образец распоряжения 27

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 29

Рис.15 Образец выписки из приказа по основной деятельности 29

Тема 4. информационно-справочные документы 31

ОАО «Лукойл» 32

Производственного совещания 32

1. О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения. 32

М.С. Титоренко - изложение содержания доклада 32

Председатель подпись А.В. Добровская 32

Секретарь подпись Л.Ф. Пшеничная 32

Производственного совещания 33

1. О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения. 33

1. Разрешить административно-хозяйственной службе приобрести для нужд отдела информатизации 3 компьютера необходимой кон­фигурации. 33

2. Выдвинуть О.О. Ракивненко на присвоение ей почетного звания «Заслуженный работник морского транспорта Российской Федерации». 33

Председатель подпись А.В. Добровская 33

Секретарь подпись Л.Ф. Пшеничная 33

Производственного совещания 34

Председатель п/п А.В. Добровская 34

Секретарь п/п Л.Ф. Пшеничная 34

АКТ 35

Название учреждения - автора 38

Справка 38

Задания 41

Тема 5. Особенности работы с кадровыми документами 43

представление 48

Фамилия, имя, отчество 48

Визы заинтересованных 48

должностных лиц 48

Подпись владельца книжки ____________________ 49

Рис. 33 Образец заполнения раздела «СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ» в трудовой книжке 49

Задание №4 50

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: 51

Тема 1. Документооборот предприятия

В настоящее время сохраняется смешанный документооборот предприятия, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Это означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств, а их пересылка и хранение осуществляется как в электронном виде и в бумажном виде.

Документооборот предприятия формируется в результате организованного “слияния” трех самостоятельных документационных потоков, по которым “путешествуют” поступающие (входящие) документы, внутренние документы и отправляемые (исходящие) документы. У этих групп документов различные “маршруты следования”.

Основные компоненты документооборота:

1. Поступающие (входящие) документы:

1) сопровождение и доставка с почтового узда (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия;

2) первичная обработка (распаковка, счет, сортировка);

3) регистрация;

4) подготовка на доклад (разметка, укладка);

5) рассмотрение, оформление резолюции;

6) регистрации резолюции, постановка на контроль исполнения;

7) отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц, включая кадровую службу предприятия);

8) исполнение и контроль за исполнением документов;

9) прием исполненного документа, снятие с контроля;

10) помещение исполненного документа в дело, последующая работы с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

2. К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей предприятия (его структурных подразделений), и в соответствии с внутренними правилами разработки документов. Общая организация работы с внутренними документами предприятия выглядит следующим образам:

1) получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение);

2) разработка проекта документа;

3) согласование содержание проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

4) корректировка документа по результатам согласования и его оформление;

5) проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение;

6) тиражирование и регистрация документа;

7) доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей);

8) исполнение и контроль за исполнением документа;

9) прием исполненного документа, снятие с контроля;

10) помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним (включая передачу документа в другое подразделении или службу предприятия, а также его отправку за пределы предприятия), текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

3. Отправляемые (исходящие) - документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органом управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников). Общая организация работы с отправляемыми документами предприятия выглядит следующим образом:

1) получение (отдача) указания на разработку документа, ее уяснение (уточнение);

2) разработка проекта документа;

3) согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

4) корректировка документа по результатам согласования и его оформление;

5) проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение;

6) тиражирование и регистрация документа;

7) упаковка и отправка (рассылка) документа;

8) помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Получение указания на разработку

Разработка проекта документа

Согласование проекта документа

Проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение

Корректировка проекта документа

Оформление документа

Тиражирование и регистрация

Подготовка на доклад

Рассмотрение, оформление резолюций

Регистрация резолюции и постановка на контроль

Доведение документа до исполнителя

Исполнение и контроль за исполнением, снятие с контроля

Обработка документов (при отправке и получении)

Помещение документа в дело текущее и архивное хранение

Сопровождение и доставка с почтового узла