Внутренние документы отправляемые документы (исходящие) поступающие документы (входящие)

Рис. 1 Порядок работы с основными потоками документов

Тема 2. Правила оформления документов

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов. Требования к оформлению документов изложены в ГОСТе Р 6.30-2003.

0. Бланки документов.

Все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государствен­ных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпе­чатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводить­ся при распечатке конкретного документа.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.

В организации обычно применяется два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).

Максимальный набор реквизитов:

Бланк письма реквизиты	Общий бланк реквизиты
Герб Эмблема организации Наименование организации – автора документа Справочные данные об организации – авторе Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа	Герб Эмблема организации Наименование организации – автора документа М есто для наименования вида до-кумента (или вид документа) Дата документа Регистрационный номер документа Место составления или издания документа

1.2 Форматы бумаги.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297x420). Эти форматы приняты у нас в стране ещё в 1920-е гг. и в их основу положены широко распространенные в западных странах не­мецкие форматы.

1.3 Размеры полей.

Установлены и размеры полей. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 они должны быть не менее:

левое поле – 20 мм;

правое поле - 10 мм;

верхнее поле - 20 мм;

нижнее поле - 20 мм.

Для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

1.4 Нумерация листов.

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и пос­ледующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посреди­не верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторо­нах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные - на обратной.

1.5 Оформление реквизитов документов.

Л юбой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Реквизит 01 и 02 – Герб

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименова­нием организации-автора.

Р еквизит 03 – Эмблема

В бланке, особенно коммерческих организаций, по­мещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изоб­ражение, отражающее направления деятельности орга­низации, предприятия или фирмы. Чаще всего в каче­стве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы).

Реквизит 04 – Код организации – автора документа

Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Реквизит 07 – Код формы документа

Реквизит 08 – Наименования организации - автора документа

В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприя­тий или организаций, которые имеют прямое или административное под­чинение.

Например:

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА

РОССИЙСКОЕ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

ФГОУ ВПО

«МГА ИМЕНИ АДМИРАЛА Ф.Ф. УШАКОВА»

Центральный административный

округ

Муниципальная школа № 167

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать требованиям установленным зако­нодательством, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наиме­нованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, уч­редительным договором).

Например:

ОАО «Новороссийский морской торговый порт»

ИЧП «Лора»

ОАО «НМТП»

ЗАО «Леспорт»

Школа менеджеров «Арсенал»

ООО «ЮНИОР»

Сокращённое наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государствен­ного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Реквизит 09 - Справочные данные об организации-авторе

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизи­та входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефо­нов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW -страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер госу­дарственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Имеют свои особенности и бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изго­тавливаются на двух языках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль вер­хнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ФОНД СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИХ И ПОЛИТОЛОГИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ (ГОРБАЧЕВ-ФОНД)

THE INTERNATIONAL FOUNDATION FOR SOCIO-ECONOMIC AND POLITICAL STUDIES (THE GORBACHEV FOUNDATION)

49, Ленинградский проспект Москва 125468 Контактный телефон: 943 99 90 Факс: 943 95 94

49, Leningradsky Prospect Moscow 125468 Phones 943 99 90 Fax 943 95 94

Рис. 1 Пример продольного бланка