Самостійна робота №3
Тема: Створення таблиць. Майстер підстановки. Фільтрація.
Мета: повторення вивченого матеріалу, ознайомлення з призначенням типу поля – майстер підстановки, способами виконання фільтрації.
Форма роботи: вивчення теоретичного матеріалу.
План:
Створення таблиць за допомогою конструктора
Властивості полів
Установка поля первинного ключа
Збереження проекту таблиці
Заповнення таблиць
Майстер підстановок
Переміщення по таблиці
Редагування таблиць
Редагування проекту таблиці
Копіювання таблиці
Фільтрація даних
Скріплення таблиць в Access
Основна література:
А.И. Костюк. Базы данных и знаний: Курс лекций. Таганрог: Изд-во трту, 1999. 175 с. 2.
Додаткова література
Системы управления базами данных; Партыка Т.Л., Попов И.И., Голицына О.Л.; Форум; 2006 г.; 4000; 432 стр.;
Питання до самоконтролю:
Яка послідовність створення таблиць за допомогою конструктора?
Опишіть властивості полів
Який порядок встановлення первинного ключа?
Описати порядок встановлення поля Майстер підстановок.
Описати операції, які належать до редагування таблиць.
Які операції відносять до операцій редагування проекту таблиці.
Як відбувається копіювання таблиці?
Описати процес виконання фільтрація даних.
Описати як відбувається скріплення таблиць в Access.
Завдання до самостійної роботи.
Скласти конспект за планом теми.
Методичні рекомендації: При вивченні даної теми треба звернути увагу на поняття майстер підстановки, фільтрації даних, скріплення таблиць баз даних.
Тематичний контроль: Семінар №1, диференційований залік.
Самостіна робота № 3 Створення таблиць. Майстер підстановки. Фільтрація. Створення бази даних
Відразу після запуску Access відкриває вікно. У ньому користувачу пропонується вибрати один з наступних варіантів: створити нову базу даних, запустити майстер по створенню бази даних, відкрити існуючу базу даних. Якщо поставити перемикач в положення Нова база даних і натиснути кнопку ОК, то відкриється вікно Файл нової бази даних, в якому потрібно вказати папку, куди записуватиметься створюваний файл, тип файлу із списку і ім'я файлу. Зберегти файл бази даних потрібно перш, ніж приступити до створення таблиць. Оскільки бази даних швидко збільшуються в розмірах, як носій для бази слід використовувати жорсткий диск або змінний диск великого розміру. Після збереження бази відкриється вікно База даних. Воно містить сім вкладок: таблиці, форми, звіти, запити, макроси, модулі.Visual Basic, сторінки доступу до даних.
Створення і робота з таблицями
Після відкриття вікна бази даних в ньому присутні три рядки записів з пропозицією створення таблиць в режимі конструктора, за допомогою майстра і шляхом введення даних.
Якщо в БД створена хоча б одна таблиця, то в даному вікні доступні кнопки Відкрити і Конструктор.
Після натиснення на кнопку Створити програма відкриє вікно діалогу Нова таблиця. Продовжити роботу можна використовуючи: режим таблиці, конструктор, майстра таблиць, імпорту таблиць і зв'язку з таблицями. Розглянемо різні режими роботи.
Режим таблиці. У цьому режимі на екрані з'являється заготівка таблиці. Поля таблиці спочатку мають імена Поле1, Поле2 і т.д. привласнені за умовчанням, але їх можна перейменувати, привласнивши їм нові імена.
Тип полів визначатиметься програмою автоматично, залежно від внесеної в них інформації.
Основний "технологічний " прийом, який необхідно освоїти при роботі з таблицею, - виділення осередків мишею. Для виділення одного осередку необхідно пересунути покажчик миші в її ліву частину так, щоб він перетворився на жирний білий хрестик, і натиснути кнопку миші. При подвійному клацанні в осередку будуть виділені тільки дані. Для виділення стовпця достатньо клацнути по його заголовку. Для виділення групи суміжних стовпців необхідно, при натиснутих клавіші Shift і кнопки миші, провести по заголовках стовпців, що виділяються. Ті ж дії, але без натиснутої клавіші Shift, приведуть до переміщення стовпця по горизонталі. Для виділення запису потрібно клацнути в її області виділення, а для виділення декількох записів провести мишею при натиснутій кнопці по потрібних областях виділення.
Для виділення прямокутного блоку осередків необхідно покажчик миші встановити на кутовий осередок майбутнього прямокутного фрагмента так, щоб він перетворився на товстий жирний хрестик, натиснути кнопку миші і, не відпускаючи її, перетягнути хрестик в протилежний кут фрагмента, що виділяється. Для зміни форми вже виділеного фрагмента можна, утримуючи натиснутою клавішу Shift, клацнути в іншому осередку, який повинен стати кутовим. Якщо необхідно виділити прямокутний фрагмент, що не поміщається цілком на екрані, то потрібно виділити кутовий осередок, прокрутити лист до протилежного кутового осередку і, натиснувши клавішу Shift, клацнути в ній.
Для роботи в режимі Таблиця зручно використовувати інструменти, які Access виводить на екран, а також контекстні меню, пов'язані з елементами таблиці: заголовком вікна, рядком, осередком, заголовком поля.
Над рядками таблиці можна виконувати операції: змінювати висоту рядка (або декількох рядків) і виконувати три стандартні операції переміщення даних з використанням буфера обміну.
Контекстне меню, пов'язане з полями таблиці містить набагато більше команд. Призначення більшості з них ясне з назви. Пояснимо деякі з них.
Вибравши команду Приховати стовпці можна прибрати вибрані стовпці з екрану, а для того, щоб повернути їх назад, треба викликати команду Показати стовпці з контекстного меню, пов'язаного із заголовком вікна. Багато команд контекстних меню продубльоване в головному меню. Наприклад, дві вищезазначені команди можна знайти в меню Формат. Команда Закріпити стовпці не тільки «приморожує» вибраний стовпець до екрану так, щоб при прокрутці він завжди був видний, але і переміщає його в ліву сторону таблиці. Команда Стовпець підстановок запускає Майстер підстановок, про яке мова піде нижче.
Команда Шрифт забезпечує доступ до звичної для Windows - додатків процедурі вибору шрифтів, їх зображення, розміру і кольору. Команда Відобразити стовпці відкриває список полів, в якому можна вказати, які поля повинні бути видимі, а які - ні. Таким чином, ця команда служить не тільки для «показу» полів, як має на увазі її назву, але і для їх утаєння. Слід звернути увагу, як розподілені команди по контекстних меню. Команди фільтрації знаходяться в меню для елементу таблиці і для всієї таблиці. Команди сортування знаходяться в меню, пов'язаними з осередком і із стовпцем. Команди для роботи з буфером обміну є відразу в декількох меню.
Існують дві команди сортування: «за збільшенням» і «по убуванню». Вони виробляють сортування всього стовпця, незалежно від того, який його фрагмент виділений.
Сортування дуже легко виконати - достатньо натиснути відповідну кнопку. Відмінити ж дію команд сортування неможливо. Декілька послідовно виконаних операцій сортування різних полів можуть безнадійно переплутати записи в таблиці. Тому важливо із самого початку мати поле, сортування в якому дозволить відновити початковий порядок проходження записів. Краще всього на цю роль підходить поле лічильника, в якому записи послідовно пронумеровані.
Команда Додати об'єкт доступна тільки у тому випадку, коли поле таблиці має тип «Поле об'єкту 0LЕ». Упровадження об'єктів в таблицю - це вже вищий пілотаж в конструюванні баз даних.
Якщо в таблиці є поле типу «Гіперпосилання», пункт Гіперпосилання дозволяє вставляти в базу даних посилання на самі різні документи і файли .
Отже, припустимо, ми створили таблицю, заповнили її даними і вирішили закрити. Після, деактівізациі вікна таблиці програма може вивести на екран різні вікна діалогу, в яких користувачу будуть поставлені питання, що стосуються статусу таблиці. Наприклад, якщо в останній не були задані ключові поля, то на екрані з'явиться вікно із застережливим повідомленням.
В даному випадку рекомендується згодитися з програмою і клацнути кнопку Так. Програма створить поле лічильника. За умовчанням ім'я цього поля буде Код, а зберігати воно стане номери записів таблиці. Поле-лічильник заповнюється програмою автоматично при появі в таблиці нових записів.
Його зручно використовувати, наприклад, для відновлення початкового порядку проходження записів після операцій сортування. Для цього треба упорядкувати значення поля-лічильника за збільшенням. Аналогічне сортування по убуванню дозволить перевернути таблицю «вверх ногами», щоб швидко подивитися, що знаходиться в її кінці.
Після того, як таблиця закрита, вона відображається у вікні бази даних у вигляді значка і свого імені. Як і належить сучасній СУБД, Ассеss дозволяє міняти структуру таблиці і надалі, на будь-якому етапі роботи з базою даних. Для цього передбачений режим конструктора.
Режим «Конструктор». Для запуску Конструктора після натиснення кнопки Створити у вікні Нова таблиця треба вибрати опцію Конструктор.
Зрозуміло, режим конструктора можна включити і у вже існуючій базі даних для будь-якої таблиці.
При побудові таблиці в цьому режимі програма не створює за умовчанням ніяких полів. Користувач сам повинен визначити структуру таблиці. У верхній частині вікна конструктора розташована таблиця (бланк), яка повинна містити перелік всіх полів, їх типів і описів.
Спочатку бланк у верхній частині вікна порожній. Для створення таблиці необхідно, як мінімум, заповнити графи «Ім'я поля» і «Тип поля». Графа «Опис» не є обов'язковою і призначена для тексту підказки, який виводиться в нижньому рядку екрану під час роботи з таблицею.
Для того, щоб задати тип поля, треба клацнути у відповідному осередку стовпця «Тип даних». Це приведе до появи символу списку справа у вибраному осередку. Треба відкрити його і вибрати потрібний тип.
Ми вже знаємо, що одне з полів таблиці повинне бути визначене як ключове. Щоб створити його, необхідно встановити курсор на потрібний рядок бланка і натиснути кнопку Ключове поле на панелі інструментів або вибрати команду Ключове поле з контекстного меню, пов'язаного з даним рядком. Первинний ключ може включати декілька полів. Така ситуація виникає, коли тільки комбінація значень декількох полів може однозначно ідентифікувати запис в таблиці. Для того, щоб створити такий складовий ключ, треба виділити декілька рядків в бланку, а потім використати інструмент Ключове поле. Про те, що поле є ключовим, свідчить зображення ключика у області виділення рядка, що містить дані про поле. У таблиці не може бути більше одного ключа.
У режимі конструктора існує багато так званих «прихованих списків». Їх управляючі елементи стають видимими тільки після клацання мишею у відповідному рядку або осередку бланка, або в полі введення на вкладках. Тому користувачу необхідно знати місцеположення таких списків.
Розгляд типу даних полів обмежимо через обмеженість об'єму допомоги типами Гіперпосилання, Мемо і Майстер підстановок.
Гіперпосилання. Використовувати формати для цього поля теоретично можливо, але насправді вони не визначені. У реальній задачі найімовірніше необхідно, щоб це поле допускало довільний формат, оскільки посилання на файли можуть бути самими різними. Для створення гіперпосилання треба вибрати команду з головного меню Вставка/Гіперпосилання або команду з контекстного меню Гиперссылка/Изменить гіперпосилання. Пошук адреси документа виробляється в діалоговому вікні. У цьому вікні можна вказати не тільки шлях до документа, але і адресу об'єкту усередині файлу. Доступ до даних здійснюється шляхом запуску додатку, що дозволяє проглянути вказаний файл.
Поле МЕМО. Поля цього типу подібні текстовим, але можуть містити до 55535 символів. Вкладка властивостей поля МЕМО така, як у поля логічного типу за винятком останнього рядка, де замість рядка Індексоване поле використовується рядок Порожні рядки.
Такі поля можуть виконувати різні функції. По-перше, вони забезпечують сумісність з базами даних інших СУБД, що підтримують такі поля (наприклад, dВАSЕ або FохРго). Це може виявитися важливим при виконанні операцій імпорту або експорту баз даних. По-друге, поле МЕМО може служити сховищем тексту. Але побачити такий текст можна буде тільки у формі або звіті, якщо для поля МЕМО буде створений елемент управління «поле». Краще всього створювати його за допомогою Майстра. Область для висновку тексту може мати розміри, що дозволяють побачити відразу декілька рядків, а якщо весь текст не уміщатиметься у межах елементу управління, то буде створена смуга вертикальної прокрутки.
Майстер підстановок. Останній елемент в списку типів полів - Майстер підстановок - не є назвою типу, а є командою для запуску Майстра, що дозволяє створити зв'язок між таблицями. Для пояснення роботи Майстра розглянемо невеликий приклад. Припустимо, в базі даних є дві таблиці, кожна з яких має по два поля типу «Лічильник» і «Числове». Вміст таблиць показаний на мал. 1. Для полегшення розуміння істоти справи в одну з них - Таблица1 - введені числа, що починаються з цифри 1, а в іншу - Таблица2 - числа, що починаються з цифри 2. Імена полів також забезпечені відповідними цифрами. Необхідно виконати підстановку поля Числа1 з Таблица1 в Таблица2
Таблица1 Таблица2
Код |
Числа1 |
Текст 1 |
|
Код2 |
Числа2 |
10 |
115 |
Телевизоры |
20 |
221 |
|
11 |
115 |
Ведра |
21 |
222 |
|
12 |
117 |
Гвозди |
22 |
223 |
|
13 |
118 |
Кабель |
23 |
224 |
|
14 |
119 |
Обувь |
24 |
225 |
|
15 |
120 |
Магнитолы |
25 |
225 |
|
15 |
121 |
Мебель |
(Счетчик) |
|
Мал.1. Початкові дані для операції підстановки
В першу чергу необхідно створити нове поле в Таблице2, використавши конструктор, назвавши його Підстановка. Як тільки із списку вибраний рядок Майстер підстановки, цей Майстер активізується. На першому кроці тільки підтверджується, що для підстановки використовуються дані з іншої таблиці, а не фіксований список констант.
На другому кроці необхідно вибрати таблицю - джерело даних. Необхідно підкреслити, що виконати підстановку в межах однієї таблиці не можна, тобто підстановка - міжтаблична операція. На цьому кроці можна вказати, які джерела даних можуть бути використані для підстановки: таблиці, запити або те і інше разом.
На третьому кроці необхідно вибрати список доступних полів вибраної таблиці.
Майстер повинен перемістити деякі з них в правий список. Інформація, що міститься у вибраних полях, надалі буде використана для формування списку підстановки. Для перенесення передбачені чотири кнопки. Кнопка з одинарною стрілкою переносить одне вибране поле, а кнопка з подвійною стрілкою - всі поля, вказані в списку. Кнопки із стрілками, що вказують вліво, дозволяють повернути поля в лівий список, якщо ви помилилися або передумали. Порядок вибору полів, тобто перенесення їх з лівого списку в правий теж важливий. Те поле, яке буде вказане в списку вибраних полів першим, стане джерелом даних в операції підстановки.
Схема з двома списками і кнопками із стрілками між ними часто використовується в сучасних програмах, особливо фірми Мiсrоsоft. Тому, зустрівши подібну конструкцію, знайте, чого від вас чекають: сформувати правий список, використовуючи елементи лівого. Після того, як поля вибрані (в даному випадку - це одне поле Числа1), можна переходити до наступного кроку.
Четвертий крок Майстра підстановок надає користувачу можливість відрегулювати межі колонок вибраних полів. Зробити це можна звичайним способом, за допомогою миші.
Не дивлячись на те, що в колонках присутній миготливий курсор і є можливість виділяти поля і записи, відредагувати дані у цей момент неможливо. Можна тільки змінювати ширину колонок.
На п'ятому кроці Майстра підстановок можна задати підпис для стовпця постановки. Програма спочатку використовує як вона ім'я поля підстановки, яке було задане при конструюванні таблиці. Користувач вольний, змінити підпис на іншу, що, втім, можна буде зробити і згодом. Таким чином, останній крок Майстра підстановок - швидша формальність, ніж необхідність.
Після закінчення роботи Майстра можна проаналізувати його роботу у вікні конструктора таблиці. Отже, що зробив Майстер? По-перше, він замінив ім'я поля підстановки, задане користувачем первинно, на ім'я ключового поля (Код1) таблиці, що є джерелом даних. Зрозуміло, це не порожня формальність. Цей факт свідчить про те, що між двома таблицями встановлений зв'язок, а для цього потрібно використовування ключового поля. По-друге, новому полю таблиці Майстер підстановки привласнив числовий тип. Не треба думати, що так трапилося тому, що в Таблица1 було вибране числове поле для підстановки. Числовий тип в даному випадку відноситься до ключового поля Таблица1.Код1. По-третє, старе ім'я поля підстановки Майстер використовував для створення підпису. Це значить, що при прогляданні таблиці дане поле позначатиметься своїм старим ім'ям, а не тим, яке коштує в графі Імені поля. Решта властивостей залишена без зміни, але вони доступні для редагування.
Подальше дослідження підстановки необхідно виробляти в режимі проглядання таблиці.
а) б)
Рис.2. Поле підстановки: а - використовування в таблиці;
б- список з коментарем.
Відкрита для перегляду таблиця із списком коментарем зображена на мал.2 на малюнку 3 зображені властивості поля підстановки.
Деякі з властивостей поля підстановки (наприклад, Приєднаний стовпець) носять довідковий характер, і міняти їх не має сенсу. Інші властивості можуть бути змінені за бажанням користувача.
Якщо необхідно видалити поле підстановки, то потрібно спочатку ліквідовувати зв'язок між таблицями. Для цього командою Сервіс/Схема даних викликається графічне представлення зв'язку, клацає по сполучаючій лінії, щоб вона стала жирною і вибирається команда Видалити з контекстного меню. Після цього поле підстановки можна видалити в режимі конструктора.
Мал.3. Властивості поля підстановки
Майстер таблиць. Ще одним способом створення таблиці є використовування заготівок, які доступні в Майстрі таблиць, коли можна використовувати різні заготівки. Всі заготівки розбиті на дві великі групи: для ділового і особистого застосування. Зі всіх існуючих полів треба відібрати ті, які повинні входити в створювану таблицю. Якщо пропоноване поле не повною мірою відповідає вимогам, що пред'являються, то його властивості можна буде змінити пізніше в режимі конструктора.
Крокуючи по підказках Майстра можна змінити ім'я таблиці, привласнене за умовчанням; визначити ключове поле в створюваній таблиці; пов'язати її з іншими таблицями бази даних; визначити режим, який буде активізований після завершення роботи Майстра перехід в режим: конструктора, якщо необхідно внести зміни в структуру створеної таблиці; безпосереднього введення даних в таблицю; введення даних через форму, створену майстром.
Робота з Майстром таблиць в цілому не викликає великих складнощів. Поля, пропоновані Майстром, не можуть служити рішенням на всі випадки життя. Але проте їх можна використовувати як початковий матеріал для подальшої розробки.
Імпорт таблиць. Access може імпортувати дані з файлів самих різних форматів. Вікно діалогу, дозволяюче виконати імпортування, зовні схоже на вікна відкриття і збереження файлів. У ньому необхідно визначити тип файлу, який служитиме джерелом даних, і знайти необхідний файл. Вікно Імпорт має стандартні для програм Microsoft засоби пошуку файлів.
Найпростіше імпорт виконується з баз даних, наприклад, dBASE, FoxPro, Paradox. Це пояснюється тим, що у файлах різних СУБД визначені однакові по значенню елементи, що мають схожі властивості. Імпорт електронної таблиці Excel проходить не так гладко і вимагає певного діалогу з користувачем для настройки алгоритму перетворення. Але якщо навіть правильно відповісти на всі питання програми, немає гарантії, що дані будуть імпортовані без втрат і спотворень. В результаті може знадобитися декілька прийомів перенесення.
Імпорт з текстових файлів здійснюється з використанням спеціального Майстра. В процесі його роботи необхідно пояснити, яким чином розділяються колонки в тексті, задати тип роздільника полів, визначити таблицю для збереження даних (нова або вже існуюча), що імпортуються, у разі потреби змінити деякі властивості майбутніх полів, як в режимі конструктора і задати ключове поле, задати ім'я нової таблиці.
На закінчення роботи Майстра можна встановити прапорець Проаналізувати таблицю після імпорту даних, який запустить інший Майстер, мета якого - встановити, чи досить раціонально організовані дані в новій таблиці. Можливо, краще буде розбити її на декілька таблиць.
Зв'язок з таблицями. Існує декілька форматів баз даних, які підтримуються в Access, тому в деяких випадках немає необхідності імпортувати базу даних, а достатньо встановити зв'язок з файлом. Такий спосіб дозволяє працювати з файлом бази даних, використовуючи «рідну» для нього СУБД.
Робота з таблицями. Access підтримує чотири типи відносин між таблицями: одін-к-одному, одін-ко-многим, много-к-одному, много-ко-многим.
Примітка. Зв'язок много-ко-многим реалізується з використанням допоміжних таблиць.
Для створення багатотабличної бази даних використовуються ключові поля. Як загальне ключове поле краще використовувати довільні величини, такі як номер службовця або його табельний номер, код товару і т.д. Воно повинне однозначно ідентифікувати об'єкт. У таблицях, які мають відношення один - до - багатьом, таблиця із сторони один відносини називають головною, а іноді - довідковою таблицею. У ній значення загального поля не можуть повторюватися. Та таблиця, де можливе повторення, є стороною "багато" відношення один - до - багатьом. Її називають підлеглою.
Обов'язковою умовою нормальної роботи з базою даних є однозначна ідентифікація кожного запису. Для цього кожному запису Access автоматично призначає індивідуальний номер. Автоматична нумерація записів виконується в тому випадку, якщо таблиця включає поле з типом даних Лічильник. Щоб значення в такому полі збільшувалося на 1 для кожного нового запису, властивість Нові значення повинна мати значення Послідовні.
Запис таблиці активізується при виконанні на ній клацання. Переходити від запису до запису і від поля до поля таблиці дозволяють також клавіші управління курсором. З допомога клавіш Tab і Enter можна переміщатися по полях зліва направо, а за допомогою комбінації клавіш Shift+Tab - у зворотному напрямі.
Найзручнішим засобом переміщення по таблиці є кнопки з області кнопки переходу, розташованої в лівому нижньому кутку листу даних. З їх допомогою можна швидко перейти до будь-якого блоку даних. Ці кнопки відповідають командам з підміню Перейти меню Правка. Для активізації запису з відомим номером достатньо ввести цей номер в спеціальне поле (яке в системі допомоги називається Між кнопками переходу) і натиснути клавішу Enter.
У програмі Access за умовчанням вміст поля повністю виділяється, якщо перехід вироблений за допомогою клавіш управління курсором або клавіші Tab. Якщо ж поле активізоване шляхом виконання на ньому клацання, то в ньому з'являється курсор введення. Це пов'язано з наявністю в Access двох режимів обробки даних таблиці - режиму заміни і режиму вставки.
Режим заміни. У режимі заміни вміст активізованого поля повністю маркірується і віддаляється у момент введення нових даних.
Режим вставки. У режимі вставки усередині активізованого поля з'являється курсор введення. При введенні нових даних старі не віддаляються, а зміщуються управо. Введення здійснюється в ту позицію, в якій було виконане клацання.
Переходити з режиму вставки в режим заміни і навпаки дозволяє клавіша Ins. Режим заміни позначається індикатором ЗМЩ в рядку стану вікна Access.
У активізованому полі з'являється мерехтливий курсор введення, що свідчить про те, що можна починати введення. Перехід в інше поле розцінюється програмою як підтвердження введення, виконаного в попередньому полі.
Після активізації поля запису в рядку стану з'являється коментар, який введений користувачем в полі Опис при складанні таблиці.
Примітка: Оскільки програма автоматично зберігає кожен запис після закінчення її обробки, необхідності в проміжному збереженні таблиці немає.
Операції пошуку. Пошук даних в таблиці великого об'єму, виконуваний за допомогою кнопок переходу, може зайняти багато часу. Тому, якщо вміст шуканого поля відомий, до нього слід переходити, використовуючи функцію пошуку. При цьому Access перевіряє всю таблицю на наявність в ній полів, що задовольняють критерію пошуку.
Діалогове вікно пошуку відкривається в результаті активізації команди Знайти з меню Правка або клацання на кнопці із зображенням бінокля.
У полі Зразок діалогового вікна пошуку указується шуканий об'єкт (вміст поля). Якщо не будуть виконані інші установки, Access досліджує всі поля активної колонки на предмет збігу їх вмісту з об'єктом пошуку. За умовчанням регістр при пошуку не враховується. Щоб програма знайшла тільки ті поля, вміст яких відповідає об'єкту пошуку і за способом написання, належить активізувати опцію З урахуванням регістра.
Істотно розширити круг пошуку можна, застосувавши символи підстановки * і ?. Зірочка замінює будь-яку кількість символів, а знак питання - тільки один символ.
За умовчанням в діалоговому вікні пошуку встановлена опція Тільки в поточному полі, унаслідок чого пошук здійснюється тільки в активному полі. Це дозволяє швидше одержати результат. Назва активного поля з'являється в рядку заголовка вікна пошуку. Якщо необхідно виконати пошук у всій таблиці, слід відключити опцію Тільки в поточному полі. Програма починає виконувати пошук після натиснення кнопки Знайти. При виявленні шуканого об'єкту Access виділяє його, а в рядку стану з'являється повідомлення Зразок пошуку знайдений. За допомогою кнопки Знайти далі можна перевірити решту полів на наявність в них об'єкту пошуку.
Діалогове вікно пошуку знаходиться на екрані під час пошуку, і користувач у будь-який час може змінити установки в ньому. У разі потреби внести зміни в знайдене поле таблиці, операцію пошуку слід завершити за допомогою кнопки Закрити.
Інше обмеження сфери пошуку встановлюється за допомогою опції З урахуванням формату полів, яку можна використовувати тільки спільно з опцією Тільки в поточному полі. Наприклад, користувачу необхідно відобразити в полі День народження дати народження за червень. Якщо він використовує як об'єкт пошуку поєднання букв червень, він нічого не доб'ється, оскільки внутрішні формати дати і часу відрізняються від форматів їх відображення. Проте об'єктом пошуку іюн все ж таки можна скористатися, якщо встановити опцію З урахуванням формату полів. При її активізації об'єкт пошуку зіставляється з вмістом поля у форматі відображення. (При цьому повинен бути задане збіг об'єкту пошуку з будь-якою частиною поля, оскільки назва місяця є лише частиною вмісту поля День народження). Існує інший спосіб рішення даної задачі: вказати як об'єкт пошуку порядковий номер місяця червень - 05. Іншим засобом швидкого переходу до потрібних записів є фільтри.
Фільтрація даних в таблиці. Для застосування фільтру необхідно:
1.Розкривши таблицю для перегляду, натиснути кнопку Змінити фільтр на панелі інструментів. У вікні таблиці буде видний тільки порожній запис для введення критеріїв фільтрації.
2. Ввести в потрібне поле необхідний критерій (це можуть бути перші цифри коду, перші букви або прізвище цілком, адреса і т.д.).
3.Натиснути кнопку Застосувати фільтр на панелі інструментів або команду Фильтр/Применить фільтр.
4. Для повернення до колишнього стану необхідно натиснути кнопку Видалити фільтр на панелі інструментів.
При фільтрації можна ввести критерії на кожен стовпець таблиці. Фільтрація відбирає записи, що задовольняють всім заданим умовам (об'єднання по І). Якщо жоден із записів не задовольняє критерію, то рядок таблиці залишається порожнім і ніяких повідомлень при цьому програма не виводить.
У тих випадках, коли умова фільтрації формується достатньо складно, застосовується розширений фільтр. Його вікно активізується натисненням кнопки Розширений фільтр або командою Записи/Фильтр/Расширенный фільтр. Вікно розбите на дві панелі. На верхній розміщується список полів, а на нижній бланк для формування умови фільтрації. Кожен стовпець бланка призначений для одного поля таблиці. Рядки Умови відбору призначені для введення одного або декількох значень поля. Фільтрація для одного поля виконується для кожного введеного в бланк значення поля (об'єднання по АБО). Тут же можна задати сортування. Сортування може бути задана по будь-якому полю незалежно від того по якому полю виробляється фільтрація.
З рядком Умови відбору пов'язане контекстне меню, що дозволяє командою Побудувати запустити будівника виразів для полегшення складання складної умови відбору.
Відбір записів для розширеного фільтру виконується по команді Застосувати фільтр контекстного меню, яке викликається клацанням правої кнопки миші поза бланком. Тут же є команда Очистити бланк для його очищення.
Пошук і заміна. В процесі обробки бази даних може виникнути необхідність замінити один об'єкт іншим у всій таблиці. Швидко виконати таку операцію дозволяє команда Замінити з меню Правка. Діалогове вікно заміни дуже схоже на діалогове вікно пошуку.
У полі введення Зразок указується замінюваний об'єкт, а в полі Замінити на - нові дані. Програма починає виконувати заміну в результаті натиснення кнопки Знайти далі. Вона знаходить і маркірує належний заміні об'єкт, але саму заміну не виробляє. В цьому випадку користувач може вирішити сам, чи варто замінювати вміст даного поля. Підтвердити заміну дозволяє кнопка Замінити, а відмінити її і продовжити пошук наступного об'єкту заміни - кнопка Знайти далі.
Сферу пошуку і заміни можна обмежити за допомогою опцій З урахуванням регістра і лише поле цілком. Тільки в тому випадку, якщо користувач абсолютно упевнений в необхідності заміни всіх шуканих об'єктів, можна скористатися кнопкою Замінити все, призначеної для виконання заміни у всій таблиці без консультації з користувачем.
Видалення даних. У Access для видалення даних призначена команда Видалити з меню Правка. Запис, що видаляється, необхідно маркірувати, інакше вказана команда не буде доступна. Виділення записів здійснюється за допомогою колонки маркіровки,
Для видалення маркірованих записів разом з командою Видалити з меню Правка можна застосовувати клавішу Del. Після спроби видалити запис програма відкриває вікно для підтвердження видалення, оскільки видалені дані будуть безповоротно загублені.
Поле таблиці маркірується при виконанні клацання на його заголовку, але видалити таке поле не можна. Видалення полів здійснюється у вікні конструктора таблиці.
Зміна структури таблиці. Зміна структури таблиці (типу даних полів, порядку їх проходження і т.д.) виконується в режимі конструктора таблиці.
Зміни в структурі запису заповненої таблиці чреваті втратою даних. Тому до таких змін слід вдаватися тільки у разі крайньої необхідності.
Зміна образу таблиці. Існує декілька способів зміни зовнішнього вигляду (образу) таблиці. Можна змінити порядок, в якому розташовуються стовпці, змінити ширину окремих стовпців або змінити спосіб представлення дат і числових полів. Набудувавши образ можна його зберегти. В цьому випадку Access автоматично відображатиме таблицю в заданому вигляді при всякій подальшій роботі з таблицею, поки знову не буде змінений і збережений новий образ.
Зовнішній вигляд таблиці мало залежить від її структури. Його можна змінити, не змінюючи структуру таблиці і не переходячи в режим конструктора.
У таблиці, створеній Access, поля мають однакову ширину. Для одних полів ця ширина дуже велика, а для інших - дуже мала. У останніх частина інформації не відображається на екрані.
У такій ситуації ширину полів слід привести у відповідність з об'ємом даних, що містяться в них. Ширина колонок встановлюється на листі даних шляхом переміщення розділових ліній у області заголовків полів. У режимі зміни ширини стовпців покажчик миші набуває вигляд двонаправленої стрілки з вертикальною межею посередині.
Якщо розташовані поряд поля повинні мати однакову ширину, її можна встановити за один раз. Достатньо маркірувати всі поля і задати необхідну ширину для одного з них. При переміщенні розділової лінії одного поля відповідним чином змінюється ширина решти виділених полів.
Щоб, враховуючи об'єм даних в полі, підібрати для нього оптимальну ширину, належить встановити покажчик миші на правій межі заголовка стовпця і виконати подвійне клацання. Можна також скористатися командою Ширина стовпця з меню Формат і у вікні Ширина колонки натиснути кнопку По ширині даних. У полі Ширина колонки визначається точна ширина поля. У ньому указується кількість символів, що відображаються на екрані в маркірованому полі.
Так само підбирається висота рядка, яка в Access вимірюється в пунктах. Розділові лінії між рядками переміщаються в колонці маркіровки. Встановити точні значення висоти рядків дозволяє команда Висота рядка з меню Формат.
Установка параметрів шрифту. Розмір площі, займаної полемо, багато в чому залежить від вигляду і розміру вживаного шрифту. Для установки параметрів шрифту призначена команда Шрифт з меню Формат. Вибрані вигляд, розмір і зображення шрифту застосовуються до всіх записів таблиці.
Параметри осередків. Для установки параметрів осередків в Access призначено спеціальне діалогове вікно Вид сітки, яке відкривається унаслідок активізації команди Осередки з меню Формат.
У області Вид сітки можна вибрати спосіб оформлення осередків: - Звичне - стандартне оформлення; - Підведене - невиділені елементи таблиці нагадують опуклі кнопки, а маркіровані - натиснуті кнопки; - Утопленное - цей спосіб оформлення протилежний попередньому.
У разі вибору першого способу оформлення осередків стають активними опції По горизонталі і По вертикалі у області Лінії сітки, які дозволяють відміняти і відновлювати відображення розділових ліній в таблиці.
Поля Цвет ліній сітки і Колір фону служать для вибору кольору розділових ліній і фону осередків.
Зміна розташування рядків/колонок. В процесі роботи з готовою таблицею часто доводиться вставляти, переносити і видаляти поля. Бажання користувача одержати зручну в застосуванні таблицю (наприклад, упорядкувати її поля так, щоб найчастіше використовувані з них розташовувалися ближче до лівого краю) є цілком природним. Виконання такої вимоги спричиняє за собою зміну структури таблиці.
Поставлену задачу можна легко вирішити за допомогою миші. Для цього необхідно маркірувати поле, встановити покажчик миші на заголовку маркірованого поля, утримуючи натиснутою ліву кнопку маніпулятора, перемістити поле в позицію перед полем, куди необхідно його вставити і відпустити кнопку миші.
Змінити розташування полів можна і у вікні конструктора таблиці. Для цього необхідно перемістити рядки в проекті таблиці.
Іноді доцільно не переміщати поля, а копіювати їх, що дозволяє скоротити час, необхідний для створення таблиці, в якій багато полів мають ідентичні параметри. Щоб, створюючи чергове поле, не виробляти установку параметрів повторно, слід скопіювати наявне поле. Копіювання полів здійснюється таким чином:
- Активізується режим конструктора таблиці.
- Маркірується копійоване поле.
- Вибирається меню Правка команда Копіювати.
- Встановлюється курсор в рядку проекту таблиці, відповідної полю, перед яким потрібно вставити копію.
- Вставляється порожній рядок перед рядком, куди необхідно скопіювати запис, для чого активізується команда Вставка рядка з меню Правка.
Після вставки копії необхідно змінити її ім'я, оскільки Access-таблиця не може містити поля з однаковими іменами.
При копіюванні полів з однієї таблиці в іншу немає необхідності в зміні імен, оскільки йдеться про дві незалежні таблиці.
Зміна типу поля. Зміна типу поля в таблиці, в яку введені дані, може привести до появи помилок, оскільки програмі Access доведеться конвертувати дані, що не завжди може бути виконане однозначно. Існують обмеження на введення інформації в поля певного типу. Так, в числові поля або поля дати не можна вводити букви.
У програмі Access заборонено конвертацію даних всіх типів в дані типу Лічильник. Дані цього типу використовуються і обробляються програмою особливим чином. Якщо при складанні таблиці не створене поле лічильника, його можна вставити в таблицю у будь-який час.
Проблеми виникають і при перетворенні текстового поля в числове. В цьому випадку віддаляється вміст всіх полів, які включають хоча б одну букву. (Перед видаленням даних Access, звичайно, видає відповідне повідомлення.) Числові ж поля вільно конвертуються в текстові, оскільки останні можуть містити як цифри, так і букви.
У разі перетворення поля Memo в текстове поле можуть бути втрачені дані, якщо розмір текстового поля виявиться недостатнім для розміщення всього вмісту поля Memo. Частина символів може бути загублена і при зменшенні розміру текстового поля без зміни типу.
Відображення полів. У таблицях з великою кількістю полів частину інформації не видно на екрані. З метою рішення цієї проблеми можна зменшити розмір шрифту або упорядкувати поля, згрупувавши найнеобхідніші.
Ще одне рішення полягає у відміні відображення непотрібних в даний момент полів. Приховані поля легко зробити видимими, якщо знадобиться інформація, що міститься в них.
Відображення одного або декількох полів відміняється таким чином:
- Виділяються поля, відображення яких необхідно відмінити.
- Вибирається команда Приховати стовпці в меню Формат.
В результаті виділена область буде видалена з екрану (але не з таблиці). Access дозволяє приховати будь-яку кількість полів (навіть все).
Необхідно мати зважаючи на, що приховані поля не використовуються при виконанні пошуку і обробці запитів.
Для відновлення відображення прихованих полів призначена команда Відобразити стовпці з меню Формат. Діалогове вікно цієї команди містить список полів активної таблиці, в якому видимі поля відмічені. У цьому вікні можна як відмінити, так і відновити відображення полів - достатньо видалити або встановити прапорець напроти їх імен і натиснути кнопку Закрити.
Інший спосіб підвищення легкості для читання таблиці - фіксація полів. Зафіксовані поля завжди відображаються на екрані в лівій частині таблиці, вони не зміщуються при переміщенні по ній. Рекомендується фіксувати поля, що містять відомості, які потрібні користувачу постійно.
Фіксація полів здійснюється таким чином:
- Маркірується поле в таблиці, яке необхідне зафіксувати.
- Вибирається в меню Формат команда Закріпити стовпці.
Після активізації вказаної команди маркіроване поле переміщається в ліву частину таблиці і навіть після переходу в останні поля залишається видимим.
Відмінити фіксацію дозволяє команда Звільнити всі стовпці меню Формат. Після відміни фіксації автоматичне повернення поля в його вихідну позицію не виконується. Користувач повинен сам перемістити його за допомогою миші.