Поиск данных

1. Выделяем БД.

2. Выбираем пункт главного меню Данные /Форма - появляется форма, заполненная информацией из первой записи.

3. Выбираем кнопку <КРИТЕРИЙ>.

4. Форма очищается в ней можно задать критерий поиска. Например, БД содержит поля:

Имя,

Фамилия,

Отчество,

Адрес,

г. рождения.

Задаем известное поле, например, имя Иван или адрес и нажимаем <Далее>.

Форма после этого заполняется найденной записью. Повторный выбор операции <Далее> приводит к поиску следующей записи удовлетворяющей заданному критерию.

При задании критерия можно использовать символы * ? , а также операторы-=, >, >=, <, <=,< >-не равно.

Например, можно задать критерий поиска как г. рождения <1975.

Сортировка записей

Как правило, БД заполняется в порядке появления новых данных, поэтому трудно предусмотреть заранее их упорядочивание. Например, накапливать все записи в алфавитном порядке или по возрастанию года рождения. К тому же заранее предусмотреть необходимый порядок сортировки невозможно. В то же время эту операцию можно выполнить в любое время.

Для выполнения в электронной таблице Excel сортировки данных нужно указать поле, по которому выполняется сортировка и порядок сортировки по возрастанию или по убыванию . Можно указать до трех ключей, по которым будет производиться сортировка. Допустим, используется один ключ по фамилии, тогда все Ивановы будут выведены в том порядке, как их добавляли в БД. Если добавить еще одно поле “Имя” в качестве ключа, то записи с одинаковой фамилией будут дополнительно упорядочиваться по “имени”. Если имеется несколько разнородных по типу полей используемых в качестве ключа, то Excel сортирует в первую очередь числа, затем текстовые данные, после этого логические значения. Для сортировки:

• ставим курсор в первое имя поля базы данных;

• выбираем команду Данные/Сортировка;

• выбираем поле, по которым выполняется сортировка и направление.

Использование автофильтра

Эта возможность позволяет скрыть ненужные записи из базы данных для этого:

1. Ставим курсор в начало БД.

2. Выбираем /Данные/Фильтр/Автофильтр.

После этого в начале таблицы добавится раскрывающийся список в каждой ячейке, где расположены заголовки полей. В этом списке можно выбрать значения, которые нужно показывать. Например, год рождения или интересующую фамилию. Все другие записи будут спрятаны.

Создание собственного автофильтра

Дополнительный к фильтрованию БД по записям, содержащим определенное значение в поле можно создавать автофильтры с более общим критерием такие как, например, фамилии, начинающиеся с буквы “М”, или год рождения, лежащий в диапазоне от до, или размер стипендии от до.

Для создания своего условия в автофильтре, нужно в раскрывающемся списке автофильтра выбрать пункт “Условия” и создать свой критерий фильтрации.

Операторы, используемые при создании автофильтров

Оператор	Значение	Пример	Что выделяется в базе данных
=	Равно	Фамилия =Б*	Записи с фамилией, начинающимися с буквы Б
>	Больше	Почтовый индекс >426500	Записи, в которых почтовый индекс больше 426500
<	Меньше	Итог < 2500	Записи, у которых значения в поле Итог меньше 25000
>=	Больше или равно	Начало>=1/11/92	Записи с датой 11 января 1992 или позже в поле Начало
<>	Не равно	Город < > Москва	Записи со значением в поле Город, не равным Москва

Сервисные функции

Показать зависимости

Данные функции сосредоточены в пункте главного меню /Сервис/Зависимости: содержащем подпункты:

/Влияющие ячейки - выбор этого подпункта приводит к появлению стрелок в теле документа от ячеек, влияющих на расчет по формуле, находящейся в текущей ячейке.

/Зависимые ячейки - стрелки покажут ячейки с формулами, зависящими от значения в текущей ячейке.

/Источники ошибок - стрелки покажут ячейки, значения которых привели к появлению ошибки в текущей ячейке.

/Убрать все стрелки