5.4.Простейшие расчеты

В таблицах можно использовать стандартные формулы Word. Например, в таблице «Стоимость услуг, оказанных за первое полугодие», можно подсчитать стоимость услуг, оказанных за каждый месяц или по каждому тарифу. Для этого:

1. Установите курсор ввода во второй слева ячейке последней строки.

2. Выполните команду Таблица/Формула. На экране появится одноименное диалоговое окно (Рис. 5 .121). По умолчанию Word предлагает суммировать значения ячеек, расположенных сверху от текущей ячейки: =SUM(ABOVE) (ABOVE – выше, вверху), что нам и нужно.

Рис. 5.121. Диалоговое окно Формула

3. В поле Формат числа выберите формат с разделителями групп разрядов: # ##0.

4. Щелкните по кнопке ОК.

Для подсчета сумм существует специальный инструмент Автосумма, который находится в панели инструментов Таблицы и границы. Установите курсор вода в соседнюю ячейку и щелкните по нему мышкой. Найдите остальные итоги.

Для подсчета итогов по строке:

1. Установите курсор ввода в последнюю ячейку тарифного плана Джинс.

2. Выполните команду Таблица/Формула.

3. В поле Формула вместо =SUM(ABOVE) напечатайте =SUM(LEFT)¹ (просуммировать расположенные слева ячейки).

4. Выберите формат с разделителями групп разрядов: # ##0.

5. Щелкните по кнопке ОК.

Таким же образом найдите итоги по остальным тарифам и итоговую сумму за первое полугодие.

ЗАМЕЧАНИЕ. К сожалению, вы не сможете вставить формулу сразу в несколько ячеек таблицы или скопировать формулу из одной ячейке в другую. Поэтому, по субъективному мнению автора, формулами в Word следует пользоваться лишь в крайнем случае. Таблицы, в которых необходимо производить расчеты, намного удобнее создавать в Excel – специальной программе, предназначенной для работы с ними, а затем вставлять их в документ Word.

5.5.Создание макета страниц с помощью таблицы

Печать текста в несколько колонок можно организовать и с помощью таблиц. Это особенно удобно, если вы используете графику. Например, рисунки 5.14, 5.15, 5.21, 5.22 и подписи под ними находятся в таблице без обрамления. Если вы нумеруете формулы, то их также удобно размещать в таблице. Существует два способа отображения таблиц без границ на экране: с сеткой или без неё (соответственно команды: Таблица/Отображать сетку и Таблица/Скрыть сетку). Сетка помогает правильно разместить ваши данные. При этом сетка не выводится на печать.

Задание:

1. в конце документа Абзацы.doc создайте таблицу без обрамления с одной строкой и двумя столбцами;

2. включите режим отображения сетки;

3. откройте файл Слоны.doc и скопируйте текст первой колонки в первую ячейку, а текст второй колонки – во вторую ячейку;

4. в режиме Предварительный просмотр убедитесь, что в распечатанном документе сетка отсутствует;

5. закройте режим предварительного просмотра и отключите сетку.

5.6.Диаграммы

Таблицы… Какая скучища! Добавьте диаграмму и ваши данные оживут, станут наглядными и выразительными. Этим мы сейчас и займемся, но прежде скажем, что диаграммы создаются с помощью приложения Microsoft Graph, поставляемого вместе с Word.

5.6.1.Создание диаграммы

Отразим на диаграмме стоимость услуг, оказанных за первое полугодие по месяцам. Для этого:

1. Выделите фрагмент таблицы как на Рис. 5 .122 и выполните команду Копировать. На самом деле ячейки с названиями кварталов нам не нужны, но, так как Тарифный план занимает как бы две ячейки (если вы помните, мы их объединили), то по-другому выделить названия месяцев, тарифные планы и данные не удастся.

Рис. 5.122. Выделенный фрагмент таблицы

При построении диаграммы столбец, расположенный слева от данных, воспринимается как столбец с названиями рядов данных¹ (Джинс, Супер Джинс, Оптима-день), а строка, расположенная над данными, воспринимается как строка категорий² (Янв, Фев., и т.д.).

2. Курсором ввода укажите место вставки диаграммы и выполните команду Вставка/Объект.

3. В появившемся диалоговом окне Вставка объекта выберите Диаграмма Microsoft Graph (Рис. 5 .123).

Рис. 5.123. Вставка диаграммы

4. Щелкните по кнопке ОК. На экране появится пример диаграммы и относящийся к ней лист данных (Рис. 5 .124).

Рис. 5.124. Пример диаграммы, соответствующий ей лист данных и стандартная панель инструментов Microsoft Graph

5. Щелкните мышкой по левой верхней ячейке и выполните команду Вставить.

6. На листе данных появится наша таблица, в которой первая строка явно лишняя (поэтому и на диаграмме присутствует лишний ряд «Гистограмма 1»). Выделите эту строку, как показано на Рис. 5 .125, и выполните команду контекстного меню Удалить.

Рис. 5.125. Выделение строки

7. Закройте лист данных. С помощью размерных манипуляторов увеличьте размер диаграммы на всю ширину страницы.

8. Щелкните вне области диаграммы.

ЗАМЕЧАНИЯ:

1. числа, названия рядов и категорий можно вводить непосредственно на лист данных, а не копировать из таблицы;

2. если тип диаграммы вас не устраивает, его можно изменить с помощью инструмента Тип диаграммы;

3. диаграмму можно вставить, воспользовавшись инструментом Добавить диаграмму .