Розділ 3. Проблеми офіційно-ділового тексту

Важливі комунікативні якості писемного ділового мовлення зосереджені в головному елементі документа, тобто одиниці писемного мовлення — тексті. Мовознавці називають його основою будь-якого документа.

На думку Г.Антипова, О.Донських, Ю.Сорокіна визначальна функція тексту — бути засобом соціальної комунікації в усіх сферах суспільного життя. Від умілого, грамотного, логічно послідовного викладу матеріалу залежить культура писемного ділового мовлення [21, c. 65].

Саме текст і фактична реалізація його — це та проблема вироблення культури письма, розв'язання якої передбачає знання законів логічної й лексичної сполучуваності слів, уміння користуватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал.

Текст як основний елемент писемного мовлення має такі комунікативні якості: стислість, послідовність викладу матеріалу, лаконічність, смислова точність, логічність, об'єктивність, простота, виразність мови і стилю, влучність думки тощо. Вони знаходять своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звітах, ділових листах, актах, договорах, наказах), у логічних елементах (вступі, доказах, висновках).

Проте є чинники, ігнорування яких утруднює досягнення позитивного результату: надто велика кількість комунікативних якостей текстів, які взаємно доповнюють одна одну, їх важко відмежувати, нелегко провести чіткі грані між ними. З огляду на це методисти порушують питання про необхідність звести перелік комунікативних якостей мовлення до прийнятного з дидактичного погляду мінімуму, виокремити серед них найпотрібніші, найзручніші для аналізу й оцінки.

Основне призначення офіційно-ділового стилю – регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.

Офіційно-діловий стиль має такі підстилі:

- законодавчий

- дипломатичний

- юридичний

- адміністративно-канцелярський.

Специфіка ОДС полягає в певних стильових рисах:

1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.

2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки.

4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.

5. Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.

6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає.

7. Найхарактерніші речення – прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо) [11, c. 46].

Особливості офіційно-ділового стиля:

- кожний документ має усталений зразок;

- слова вживаються виключно в прямому значенні;

- переважають слова-терміни, пов'язані з діловодством;

- відсутні художні засоби, пестливі та згрубілі слова, питальні,

неповні і незакінчені речення.

На думку багатьох учених (А.Коваль, Н.Бабич, Л.Паламар, В.Мельничайко, М.Пентилюк, А.Марахова, Л.Савенкова, Г.Сагач), проблеми відтворення специфіки ділового текстотвору безпосередньо пов'язані з вибором способів, прийомів передачі компонента одиниць різних рівнів мови — ділової, термінологічної лексики, словотвірних засобів, синтаксичних структур та ін.

Основна функція офіційно-ділового стилю – повідомлення. Більшість жанрів ділового мовлення відображають позаіндивідуальне спілкування. Власне, функція офіційно ділового стилю виражається в тому, що він, вимагаючи певної форми при письмовому викладі змісту, надає висловлюванню характер документа і тим самим надає відображеним у цьому документі різним сторонам людських стосунків офіційно-ділового забарвлення.

Офіційно-діловий стиль обслуговує адміністративно-господарську діяльність, законодавство та інші діляники життя, пов`язані з діловодством, звітністю та документацією. Він потрібний для зв`язку державних і громадських установ як між собою, так і з населенням, для оформлення різних постанов, обліку фактів, подій. Цей стиль визначається безосособовістю, стереотипністю, відсутністю емоційного забарвлення, що наближає його до наукового. Йому властиві конкретність змісту і абстрактність засобів вираження.

Найголовніша ознака цього стилю – офіційність. Слово офіційний має значення урядовий, службовий. Тому в його текстах використовуються слова і словосполучення – назви документів і ділових, службових відносин: акт, заява, протокол, заактувати, вищесказане, згідно з розпорядженням, на підставі наказу, до заяви додаю тощо [4, c. 36].

Культура ділового мовлення вимагає від учня уміти писати заяву, протокол, акт, розпизку, доручення тощо. Але кожна людина повинна ще й уміти читати та розуміти ділові папери.

В офіційно-діловому стилі вживаються пасивні конструкції: визначаються завдання, доводиться до відома, обговорюється план, встановлюються строки виконання, задовольняються вимоги. У цьому стилі часто використовуються сталі конструкції (штампи): зважаючи на викладене вище; у зв`язку з тим, що; відповідно до; з огляду на те, що; прошу дозволити; взяти до уваги; взяти за основу; ми, що нище підписались, тощо. В офіційно-ділових текстах переважають віддієслівні іменники: встановлення, одержання, подолання, виконання, повідомлення, забезпечення, укладання, утворення, інфінітивні форми: затвердити, зобов’язати, вказати, попередити, організувати. Специфічні в офіційно-діловому стилі вставні слова таким чином, отже, по-перше, одне слово. Тексти офіційно-ділового стилю будуються у вигляді рубрик, переліків які виділяються відповідними розділовими знаками [4, c. 38].

Поняття високої культури діловодства, культури мови ділових паперів реалізуються в культурі ділового мовлення, у вимогах до складання текстів документів з урахуванням комунікативних якостей, які виявляють себе в конкретних текстах залежно від рівня їх стандартизації (високого і низького).

Офіційно-ділове текстотворення має необмежені можливості для реалізації мовленнєвої культури в різних ситуаціях, для аналізу мовних засобів (лексичних, граматичних, стилістичних), для формування умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки:

- тексти документів містять повідомлення про факти, явища суспільного життя; оцінку ділових і моральних якостей фахівців різних галузей народного господарства; звіти, інформацію про роботу; конкретні, реальні пропозиції;

- тексти документів уможливлюють спостереження вербальних і невербальних засобів мовлення, відповідність їх цілям, умовам ситуації; аналіз структури мовлення з урахуванням його комунікативних якостей; виявлення функцій мовлення (денотативної, комунікативної, сигніфікативної, дейктичної, волюнтативної), створюючи на їхній основі лексико-тематичні групи;

- тексти документів дають змогу формувати оцінне ставлення, критичну чи позитивну думку щодо мовного оформлення тексту; додержання основних правил складання його; виконувати лінгвістичний аналіз, орієнтуючись на види документів, структуру тексту, його семантику; свідомо оволодівати змістом тексту залежно від спеціальності, фаху, яких набуває студент у вузі;

- тексти документів спрямовані на формування практичних умінь і навичок оформлення матеріалу текстів; на компонування його логічних частин; на вироблення умінь професійно грамотно оцінювати комунікативні можливості текстів документів, з якими працюватиме майбутній фахівець у певній сфері виробничої діяльності [5, c. 54].

У практиці сучасного діловодства вироблено загальні вимоги до створення текстів документів, основні правила, які забезпечують реалізацію комунікативних якостей офіційно-ділового мовлення, додержання лексичних, граматичних, стилістичних норм.

Однак тексти документів, пов'язані з бухгалтерською, аудиторською, економічною діяльністю, мають свої аспекти дослідження, аналізу, які висвітлюють проблеми неточності у вживанні бухгалтерських, економічних термінів, доводячи потребу уніфікації їх. Вживання таких термінів, як "первісна вартість" (замість "первинна", "початкова" вартість); "обліковий регістр" (замість "обліковий реєстр"), "оборотні кошти" (замість "обігові кошти") і т.д., свідчить про неунормованість мови документів, про негативний вплив російської мови, що призводить до неточного, ненормативного вживання відповідних термінолексем.

Порушення законів логічної й лексичної сполучуваності, нерозрізнення омонімів (Франко — Франко, мета-мета, курс—курс, проспект—проспект, купюра — купюра), паронімів (девіз — девіза, сальдо — сальто, акцент — акцент), вживання неправильних засобів для формулювання думки в межах фрази та й у ширшому контексті, недоречне вживання типових мовних зворотів, фразеологічних сполук, іншомовних слів — усе це має стати об'єктом дослідження мови текстів ділової документації.

У грецькій культурі усталилося як мінімум три погляди на слово, на основі кожного з яких побудовано свій об'єкт аналізу — мова, текст, логіка. Першою передумовою усвідомлення тексту (зокрема й тексту документа) стають словесні формули, які виконують різні функції:

· денотативну (називають предмети, явища, ознаки);

· дейктичну (вказують на причини, результати, наслідки);

· волюнтативну (спонукають до виконання певних дій};

· сигніфікативну {узагальнюють процеси, роблять висновки).

Вдалий добір таких словесних формул дає змогу реалізувати названі вище функції в кожному конкретному тексті документа, використовуючи його дидактичні можливості.

Недостатня увага до реалізації дидактичних можливостей текстів документів, нерозробленість системи вправ і завдань, які б формували практичні вміння й навички роботи з такими текстами, його логічними частинами, спричинили появу на сторінках деяких посібників з ділового мовлення текстів, які не можуть бути взірцями для використання їх майбутніми фахівцями в практичній роботі. Бракує вдало дібраного дидактичного матеріалу, потрібного для вивчення лексики, фразеології, синтаксису ділового мовлення тощо. Текст документа є основою використання дидактичного матеріалу для різних навчальних робіт, особливо тих, які "зарекомендували" себе як ефективні, результативні й перспективні.

Різнопланова робота з текстами документів охоплює:

- введення в текст стандартних конструкцій;

- перестановку частий тексту;

- продовження тексту за поданим початком;

- висловлення свого ставлення до проблем, порушених у ділових текстах;

- написання переказів тексту (стислого й докладного);

- редагування тексту;

- переклад окремих частин текстів документів з російської мови на українську;

- підготовку запитань до тексту документа і відповідей на запитання;

- роботу над визначенням лексичного значення слова, його ролі й місця в тексті тощо [6, c. 43].

Пропонується методичний апарат для роботи з текстами документів, що містить фонетико-орфографічні, граматико-орфографічні, граматико-пунктуаційні, лексико-граматичні питання й завдання до текстів.

Важливою умовою грамотного оформлення тексту документа є чітко окреслене завдання.

Якщо потрібно перевірити, наскільки учень, студент орієнтується в конкретній ситуації, уміє її описати, висловити своє ставлення до неї, пропонуємо завдання на доповнення, продовження думки. Наприклад: у тексті характеристики:

Пані Косенко І.С. працює ...

До службових обов'язків ставиться ... Дбає про (за) ... Постійно підвищує ... У спілкуванні ... Має ...

у тексті звіту:

Я проходив (-ла) навчально-виробничу практику в ... Під час практики вивчав (-ла) ... Керівництво господарства створило всі ... Я ознайомився (-лася) з ...

Такі початки фраз орієнтують студента на додержання основних вимог до складання ділового тексту, а саме: послідовності викладу думки, конкретності, об'єктивності тощо.

Коли потрібно перевірити знання текстів документів, які починаються з однакових фраз, формулюємо завдання так:

• Тексти яких документів починаються з фрази "Я, Пономаренко Ігор Олександрович, ..."? Продовжте фразу й запишіть назви документів.

Багатими на синтаксичні моделі-конструкції є тексти службових листів. Завдання на доповнення, продовження тексту допоможуть перевірити знання функціональних ознак листів-запрошень, листів-прохань, листів-нагадувань тощо. Наприклад:

Висловлюємо впевненість у тому ...

Нагадуємо Вам ...

Доводимо до Вашого відома ...

Ми впевнені у тому, що ...

На жаль, ми не змогли ...

Сподіваємося, що

Запрошуємо Вас ...

Важливою формою навчальної роботи з формування комунікативних умінь і навичок є редагування текстів документів. Воно реалізується в різноманітних видах вправ, для виконання яких можна застосувати низку методичних прийомів: спостереження над авторським текстом, над власною мовою, мовою своїх колег, однокурсників; редагування текстів через синонімічні, паронімічні заміни; застосування вставок, скорочень тощо.

Таким чином, в ХXІ ст. виразно окреслюються особливості мови, що обслуговує офіційну сферу спілкування громадянства (достатньо широку в Зах. Україні і дуже обмежену в Сх. Україні) [6, c. 44].

Узагальнюючи ці особливості, можна виділити три ознаки:

1) сформованість спеціалізованих засобів (ядерних маркованих компонентів — стилем та гіперстилем);

2) стандартність у вживанні мовних засобів;

3) регламентація у їх доборі стильовою нормою.

Названі ознаки за своєю суттю є диференційними ознаками такого функціонального різновиду літературної мови, як офіційно-діловий стиль, причому залишаються релевантними для цього стилю і на початок XXI ст. У досліджуваний період ці ознаки мають особливості у конкретній реалізації, зумовлені, по-перше, часовим фактором, по-друге, початковим етапом функціонування стилю.