53. Структура пользовательского числового формата Excel. Создание пользовательских форматов для чисел и дат.

Структура пользовательского формата:

Спецификация 1: формат положительных чисел >0;

Спецификация 2: формат отрицательных чисел <0;

Спецификация 3: формат числа 0 =0;

Спецификация 4: формат для текста.

Для создания пользовательского формата необходимо выделить ячейку и применить Формат/ячейки/ вкладка Число/ все форматы. В поле тип ввести формат и нажать кнопку ОК.

В MS Excel интерпретирует двузначные года в соответствии с настройками Язык и стандарты в Панели управления (Панель управления/язык и региональные стандарты).

По умолчанию, при вводе двузначного значения года, интерпретация происходит следующим образом:

• Значение года от 00 до 29, то дата интерпретируется с 2000 по 2029г.

• Значение от 30 до 99, то дата интерпретируется с 1930 по 1999г.

54. Назначение и особенности применения условного форматирования в Excel.

Условное форматирование- средство визуального контроля данных в ячейке. УФ может использоваться конкретное число или формула, которая возвращает логическое значение.

УФ позволяет определить изменения. Если изменения выходят за заданный интервал , то изменится цвет ячейки. Формат/Условное форматирование.

Пример: Выделить фамилии оценки которых меньше 40% от общих.

1.Выделить диапазон с фамилиями.

2.Задать условие: формула.

3.В строке справа от условия оценки ввести формулу со знаком =. Проверяемая ссылка должна быт относительна.

4.Нажать формат и задать форматирование.

55. Контроль вводимых данных в Excel (Данные/Проверка). Создание списка для выбора данных.

Команда позволяет проверять что именно пользователь вводит в определенные ячейки и не разрешает вводить недопустимые данные. Чтобы задать проверку ввода надо:

• Выделить ячейки и выбрать в меню Данные/Проверка

• На вкладке Параметры из раскрывающегося списка можно выбрать тип разрешенных к вводу данных.

Соседние вкладки этого окна позволяют задать сообщения, которые будут появляться перед вводом и в случае ввода некорректной информации.

56. Назначение и порядок использования команды Excel Правка/Перейти для выделения данных.

Программа предоставляет возможность выделить за один раз все ячейки рабочего листа (или определенного диапазона), соответствующие заданным условиям выделения. Для этого необходимо выделить диапазон ячеек, в котором программа должна вести поиск ячеек с определенным содержимым (если диапазон ячеек не выделен, то поиск будет выполнен во всем рабочем листе), выбрать команду Правка/Перейти, в результате чего на экране появится диалоговое окно “Переход”, в котором следует нажать кнопку “Выделить”

57. Понятие Автосуммирования и Автовычисления в Excel.

Автовычисление и его возможности.

Механизм MS Excel для оценки (суммы, минимального значения, максимального значения, среднего значении) в выделенном диапазоне, не записывая формулу. Результат можно посмотреть в строке состояния.

Автосуммирование и его возможности.

Механизм MS Excel используется для вычисления(суммы, минимального значения, максимального значения, среднего значении) выделенном диапазоне при нажатии кнопки сумма. В свободной ячейке под выделенным диапазоном записывается формула и выводится результат.

58. Оформление таблицы Excel: изменение внешнего вида ячеек, ширина столбцов, высота строк, быстрое копирование формата.

Атрибуты ячеек:

Вкладка число: можно выбрать формат к ячейке(числовой; общий; процентный; финансовый; денежный; дата; время; дробный; экспоненциальный; текстовый; дополнительный)

Вкладка Выравнивание: выравнивание по вертикале, горизонтале; отображение; направление текста; ориентация;

Вкладка Шрифт: можно выбрать шрифт; начертание; размер; подчёркивание; цвет; видоизменение;

Вкладка Граница: можно выбрать тип линий, где будут использоваться;

Вкладка Вид: можно выбрать цвет; узор;

Вкладка Защита: можно выбрать скрыть формулы; защитить ячейку.

Применение:

• Формат/ячейки…

• КЗМ/формат ячеек…

• Пиктографическое меню, панель форматирования

Высота строки: в пунктах по умолчанию 12,75. мин-0, макс-409.

Высота столбца: в символах по умолчанию 8,43. мин-0, макс-255

59. Параметры форматирования ячейки Excel. Применение Автоформата.

Автоформат- встроенный наименованный набор параметров форматирования, который можно применить к 2 и более ячейкам.

Для применения автоформата к таблице надо выделить таблицу меню Формат/Автоформат.

Чтобы отменить автоформат можно сделать:

• Формат/автоформат/нет.

• Формат/автоформат/кнопка параметры…/ убрать все флажки.

60. Создание и использование стилей форматирования в Excel.

Стиль- наименованный набор основных параметров форматирования ячеек. Стиль можно применить к одной или к нескольким ячейкам.

Создание стиля:

1.Формат/Стиль

2.В строке имя стиля написать название

3.Нажать кнопку изменить, откроется диалоговое окно формат ячеек. Там задать параметры.

4.Нажыть кнопку ОК, а в окне стиля нажать кнопку добавить.

Для удаления стиля выбрать Формат/стиль/кнопка удалить.

Для редактирования: Формат/стиль/кнопка изменить.

61. Понятие и виды диапазонов ячеек Excel. Способы выделения диапазонов. Способы копирования и перемещения диапазонов.

Диапазон-совокупность ячеек:

2D-выделенных в пределе листа;

3D-выделенных в пределе группы листов;

Смежный диапазон- ячейки имеют общие границы;

Несмежный диапазон- ячейки не имеют общей границы.

62. Редактирование содержимого ячейки Excel, удаление содержимого ячейки, очистка формата.

Очистка формата:

• Формат/автоформат/нет.

• Правка/очистить/форматы.

• Формат/Стиль/обычный

Выделить ячейку и Backspace, Del, удалить в строке формул.

63. Интерфейс Еxсel (элементы окна программы и рабочей книги). Работа в многооконном режиме.

• Строка заголовков (1)

• Системное меню (2)

• Кнопки управления окном программы (3)

• Командное меню (4)

• Пиктографическое меню (5)

• Строка формул (6)

• Поле имени (7)

• Кнопки для работы с формулами (8)

• Строка состояния (9)

• Строка заголовка книги (слева системное меню, а справа кнопки управления книги) (10)

• Заголовки столбцов (11)

• Заголовки строк (12)

• Кнопка выделить всё (13)

• Ячейки(рабочее поле) (14)

• Горизонтальная и вертикальная вешка разбивки (15)

• Полосы прокрутки (16)

• Ярлыки листов (17)

• Кнопки перехода между ярлыками листов

(18)

64. Настройка рабочего места Excel. Создание и настройка панелей инструментов Excel.

65. Настройка параметров Excel. Включение Автосохранения. Задание параметров Автосохранения

Механизм автосохранения предназначен для защиты информации от потери при сбойном завершении работы в excel. В это случае будут потеряны данные внесённые после последнего автосохранения.

Настройка параметров автосохранения выполняется: сервис/параметры/сохранение, где устанавливается интервал автосохранения и папка куда сохранятся должно.

Автосохранение не заменяет сохранение по команде файл/сохранить. Если не выполнить обычного сохранения то данные будут потеряны.

66.Структура рабочей книги Excel. Типы листов Excel. Вставка/удаление/перемещение/копирование листов, задание имени листа. В excel рабочая книга представлена совокупностью рабочих листов.

Для изменения числа листов выбираем сервис/параметры/вкладка общие/листов в новой книге.

Добавление листов:

• КЗМ/добавить/лист

• Вставка/лист

Удаление листов:

• Правка/удалить лист

• КЗМ/удалить

67. Способы открытия рабочей книги. Понятие рабочего каталога и каталога автозагрузки. Список последних редактировавшихся файлов.

• Пуск/Программы/MSE

• Пуск/Выполнить, excel.exe

• Program Files\Microsoft Office\Office\excel.exe

• На пиктографическом меню выбрать белый лист

Окна можно расположить:

• Каскадом

• Сверху вниз

• Слева направо

68. Сохранение рабочей книги Excel. Формат файлов при сохранении. Параметры сохранения. Закрытие рабочей книги.

Для задания свойств рабочей книги необходимо выбрать файл/свойства.

Для сохранения рабочей книги выбираем файл/сохранить как.

Для сохранения рабочей области выбираем файл/сохранить рабочую область

По умолчанию имена присваиваются:

• Книга1.xls или Book1.xls для рабочей книги

• Resume.XLW для рабочей области

69. Способы документирования таблиц пользователя. Вставка примечаний. Заполнение свойств файла.

Документирование книг- процесс описания таблиц пользователя, включая:

• Заголовки исходных данных

• Описание расчётных формул

• Свойства документа

• Алгоритм

Приёмы документирования:

• Данные сопровождаются подписями

• Примечания к ячейкам (Вставка/Примечания)

• Всплывающие подсказки(Данные/Проверка/вкладка сообщение для ввода)

• Файл/Свойства

• Дополнительные листы в книге

70. Понятие и уровни защиты в Excel. Сокрытие и отображение информации.

Защита данных- система мер по:

• Предотвращению потери данных в результате неосторожных или неквалифицированных действий

• Обеспечение конфиденциальности информации.

Уровни защиты:

• Сокрытие(данные, ячейки, листы, книги)

• Запрет изменений(данных, листов, структуры книги)

• Запрет доступа(При открытии файла, при записи файла)

• Запрет операций.

• Формат/Ячейки/вкладка число

• ;;;

• Выделить ячейки Формат/ ячейки/ вкладка защита/ Скрыть формулы. После этого необходимо защитить лист Сервис/Защита/Защитить лист.

71. Сокрытие и отображение формул на рабочих листах Excel. Режимы пересчета формул.

• Формат/Ячейки/вкладка число

• ;;;

• Выделить ячейки Формат/ ячейки/ вкладка защита/ Скрыть формулы. После этого необходимо защитить лист Сервис/Защита/Защитить лист.

Сервис/параметры/ вкладка Вычисления/ Вычисления. Там установить переключатель на автоматический или ручной пересчёт формул.

Чтобы вручную осуществить пересчёт формул нажать клавишу F4.

72. Использование макросов в книгах Excel. Порядок записи и запуска макросов. Структура макроса. Особенности личной книги макросов.

Макрос- набор команд VBA для автоматизации выполнения часто повторяющихся действий. Макрос записывается однократно.

По функциональным возможностям разделяют: простые, смешанные.

Способ создания:

• Записать действия с помощью Macrorecodera

• Редактор VBA (программный код)

Порядок создания макроса:

• Определить цель и назначение

• Определить последовательность выполняемых команд

• Сервис/Макрос/Начать запись

• В окне записи указать: имя, задать сочетание клавиш, указать место сохранения, записать описание.

• Ок

• Приступить к выполнению команд на рабочем листе. Остановить запись.

73. Печать рабочих книг. Параметры страницы (поля, колонтитулы, заголовки многостраничных таблиц).. Предварительный просмотр перед печатью.

Установить драйверы. Если печатать несколько листов, то параметры печати можно задать для всей выделенной группы. Файл/Параметры страницы.

Основные операции:

• Установить параметры страниц

• Файл/Предварительный просмотр

• При необходимости отредактировать

• Файл/Печать. Номер страницы- авто. На вкладке лист можно задать сквозные строки и столбцы, которые печатаются как заголовки на всех листах.

74. Печать диаграмм в Excel (внедренных и на отдельном листе). Задание параметров печати диаграммы.

Печать диаграммы с данными на листе:

• Выделить диаграмму

• КЗМ/Формат области диаграммы/вкладка Свойства

• Задать параметры печати листа (Файл/Параметры страницы/кнопка Просмотр)

Печать диаграммы без данных:

• Выделить диаграмму

• Файл/Параметры страницы/ вкладка Диаграмма/Кнопка просмотр