13. Excel. Представление таблицы в виде списка. Обработка данных в таблицах. Сортировка данных. Фильтрация данных в списке

 СПИСОК  – это один из способов организации  данных  на рабочем листе.  Данные , организованные  в   список , в терминах  Excel  часто называются Базой  Данных  (БД). При этом строки  таблицы  называются записями, а столбцы – полями. Имена полей должны располагаться в первой строке  списка , причем каждое имя – в одной ячейке.

Ввод, просмотр и редактирование  списка 

Для ввода, просмотра и редактирования  списка  удобно использовать Форму  данных :  Данные  - Форма

В открывшемся диалоговом окне (по имени рабочего листа), нажать кнопку Добавить, после ввода последней записи нажать кнопку Закрыть. Добавление новых записей осуществляется в конец  таблицы .

Для внесения исправлений также использовать форму.

1. Вызвать диалоговое окно командой меню  Данные , Форма.

2. Нажать кнопку Критерии . При этом поля формы очистятся, а название кнопки Критерии заменится на Правка .

Для удаления записи из  списка  сначала ее нужно найти, а затем удалить, нажав кнопку Удалить .

Выбор  данных  из БД (Организация различных запросов)

С помощью фильтров можно выводить на экран и просматривать  данные   списка . Быстро и удобно можно просматривать нужные записи с помощью автофильтра. Более сложные запросы к базе  данных  можно реализовать с помощью расширенного фильтра.

Чтобы установить автофильтр, следует:

·       Выделить область БД;

·       Задать  Данные  – Фильтр - Автофильтр

Выполнить команду меню  Данные , Фильтр, Автофильтр. В ячейках заголовков столбцов появятся кнопки - стрелки  списков  фильтров.

Для наложения условия нажать кнопку со стрелкой в поле и выбрать строку Условие. В диалоговом окне Пользовательский автофильтр указать условие и нажать кнопку ОК. После этих действий на экран будет выведена часть  таблицы  с необходимыми сведениями. Чтобы отключить  фильтрацию , следует выбрать команды:  Данные  –Фильтр – Отобразить все.

Для  фильтрации  БД по сложным критериям используется расширенный фильтр. Предпосылкой использования расширенного фильтра является наличие на рабочем листе области БД и области критериев. Для её формирования следует скопировать в свободное место рабочего листа имена полей, по которым будет выполняться  фильтрация   данных , а затем в ячейках под соответствующими именами полей ввести сами критерии. Далее выполнить следующие действия:

·       выделить область БД;

·       задать  Данные  – Фильтр – Расширенный фильтр;

·       в диалоговом окне «Расширенный фильтр» в поле Исходный диапазон: указать интервал ячеек, содержащий область БД

·       в поле Диапазон условий: указать интервал ячеек, содержащий область критериев;

·       в группе  Обработка  определить, будет ли  фильтрация   списка  выполняться на том же месте или результат будет помещен в другое место рабочего листа. В последнем случае в поле Поместить результат в диапазон: задать интервал ячеек, где предполагается разместить отфильтрованные записи;

·       нажать кнопку ОК.

 Сортировка  списков.

Вызвать директиву  Сортировка  из меню  Данные . Откроется диалоговое окно этой директивы. В группе полей Сортировкапо этого окна необходимо указать критерии  сортировки . По умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок по возрастанию и по убыванию, которые расположены рядом с каждым полем, позволяет проводить  сортировке  либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкнуть по командной кнопке OK, тогда программа  Excel  выполнит  сортировку  списка в соответствии с указанными критериями.