40)Классификация делопроизводственных документов

на основе преимущественного функционального назначения: 1) распорядительная; 2) отчетная; 3) протокольная; 4) переписка между учреждениями, которые не находятся в системе субординации или равными по статусу структурами; 5) документы, обслуживающие документооборот и документы по личному составу; 6) информационные; 7) специальные системы делопроизводства: судебно-следственная, военная, дипломатическая. По происхождению документы - на служебные и личные. По месту возникновения - внешние и внутренние. По срочности - весьма срочные, срочные и несрочные. По гласности бывают секретные, несекретные, для служебного пользования. По форме - индивидуальные и типовые. По срокам хранения - документы постоянного, долговременного и временного хранения. По стадиям создания документы можно представлять в виде черновика, оригинала, копии и дубликата. Черновик – документ в предварительной редакции. Оригинал (подлинник) – это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу. Копия – точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Могут быть простые и заверенные. Разновидность копии – дубликат, который выдается в случае утери оригинала документа. Он обладает той же юридической силой что и подлинник. Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим представлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Главное назначение регистрации – учет, контроль и быстрое нахождение документов.

41)Делопроизводственная документация государственных учреждений.

Протоколы, журналы. Журналы - подробная протокольная запись заседа­ния, указывалось, какому учреждению он принадле­жит, проставлялся номер, дата заседания, присутствовавшие, излагалось содержание вопроса и мнения присутствующих. Подробная запись заседания - стенограмма. Это источник гораздо более полный, чем журналы. Отчеты и доклады, докладные записки. Отчеты : 1 отчеты о деятельности центральных и высших государственных учреждений и отчеты местных учреждений. 2 отчеты различаются по времени: были годовые отчеты и отчеты-обзоры за несколько лет. 3 отчеты, представлявшиеся царю как «всеподданнейшие». Циркуляры. Это распорядительная документация, разъясняют законодательные акты или административные распоряжения. Переписка. Переписка гос учреждений делится: переписка вышестоящих органов с подчиненными им учреждениями; переписка равных учреждений или не находящихся в подчинении друг у друга; переписка нижестоящих учреждений с вышестоящими. Учетная документация. В гос учреждениях России учет осуществлялся в виде журналов или реестров входящих и исходящих бумаг. В подобных учетных единицах со­ставлялась краткая запись о содержании документа, проставлялся делопроизводственный индекс, дата регистрации, указывалось дальнейшее движение документа. В области межгос-нных отношений функционировали - ноты, меморандумы, памятные записки. Записи бесед – важный источник, отражаю­щий процесс развития межгос-нных отношений, проведе­ние определенной внешнеполитической линии.