Тема: Схемы движения и технология обработки документной информации.

Документооборот – слияние 3 документных потоков, входящий, исходящий и внутренний, каждый из потоков характеризуется определенной направленностью, составом, количеством движущихся документов, а так же технологическими процедурами движения документов, причем в этом движении можно отметить следующее: 1) Входящие документы двигаются самостоятельно до процедуры регистрации, затем их движение аналогично движению внутренних документов; 2) Внутренние и исходящие документы двигаются аналогично до процедуры регистрации, далее исходящие документы уходят из организации, внутренние документы продолжают движение тождественно входящим документам.

Процедуры: входящая документная информация.

Работа с входящими документами состоит до момента регистрации из следующих процедур:

1. Прием документов

2. Предварительное рассмотрение документов

3. Распределение документов

Прием документов: Факс не имеет юр. Силы, имеет только тогда, когда посылка факса заверена, например, на почте.

Прием почты и встреча курьера – это официально.

Независимо от объема деятельности организации операции по приему документов обычно проводятся централизованно. В структуре службы ДП крупных организаций предусматривается создание специализированного участка по приему и отправке документов экспедиция. В других случаях в других службах выделяется должностное лицо. Доставка документов в организацию может осуществляться несколькими способами (почтой, курьером, телеграф). В современных условиях на ряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через электронную почту и факс. Первое, что нужно сделать – проверить правильность доставки. В случае неправильности доставки отложить документы и передать их почтальону. Второе – проверить целостность. Если обнаружим недовложения, проводится процедура… составляется комиссия из 3 должностных лиц и составляется Акт, затем уведомить отправителя по телефону. Если всё цело, то вскрыть. Сохранять конверты нужно, когда в документе отсутствует обратный адрес, кроме того если стоит дата доставки. Для учета соответствующим маркером проставляется дата поступления.

Обработка исходящих документов.

1. Составление проекта документа

2. Согласование с руководителем

3. Проверка правильности оформления проекта документа

4. Визирование документа

5. Подписание документа руководителем

6. Регистрация документа: простановка индекса на документе, проверка правильности адресования документа.

7. Отправка документа адресату

8. Подшивка 2 экземпляра документа в дело (копии)

9. Использование документа в справочно-информационных целях.

Процедура подготовки внутренних документов аналогична исходящим, но с момента регистрации – движение внутренних документов самостоятельно.

Следует помнить, при работе с исходящими документами:

1. При рассылке документов более, чем в 4 адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документов.

2. Экспедиционная обработка исходящих документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу этого почтового отправления в отделение связи.

3. Если документ, отправляемый в другую организацию должен быть возвращен, то есть пометка «подлежит возврату» в журнале регистрации отметка повторяется