Функции службы делопроизводства можно определить также исходя из видов работ, которые выполняет служба доу

Таблица 2

- технологический вид работ, функции: 1) осуществление первоначальной обработки входящих документов 2) регистрация входящих, исходящих и внутренних документов 3) ведение информационно-справочной работы по документам 4) машинописное изготовление документов; копирование, тиражирование, оперативное размножение документов 5) разработка и проектирование бланков документов 6) подготовка документов к отправке

- организационный вид работ, функции: 1) подготовка к докладу руководству поступающих документов 2) организация своевременного рассмотрения документов руководством организации 3) регулирование хода рассмотрения и исполнения документов, прохождение и исполнение документов в установленый срок 4) организация хранения документов в структурных подразделениях 5) организация работы архива в соответствии с установлениями Рос архива 6) повыышение квалификации работников ДП службы и архива 7) организация рабочих мест работников ДП службы, в том числе АРМ (автоматизированых раб. мест); работа над улучшением условий труда сотрудников ДП службы 8) организация ДП по обращениям граждан 9) разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

- контрольные виды работ, функции: 1) контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю 2) контроль за сроками исполнения документов 3) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив 4) организация контроля за работой с документами в подразделениях 5) обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководителей по этим вопросам 6) обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

- методические виды работ, функции: 1) разработка номенклатуры дел организации, инструкций по ДП, табеля и альбома форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему ДП организации 2) проведение экспертизы научной и практической ценности документа 3) проведение совещаний и консультирование по вопрсам, относящимся к компетенции ДП службы.

Таблица 3

Функции структурных подразделений службы ДОУ

- серитариат функции: информационное и организационно-техническое обслуживание организации; планирование рабочего дня; предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов; составление и оформление документов по заданию руководителя; аналитическая работа по документам по заданию руководителя; организация телефонных переговоров руководителя; организация сопровождения заседаний, деловых встреч руководителя; организация коммандировок руководителя.

- экспедиция функции: приём корреспонденции в адрес поступающей организации; распределение документов по структурным подразделениям, их доставка; обработка отправляемых из организации документов.

- подразделение по регистрации и учёту документов: регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам; подготовка документов для представления на рассмотрение руководством; контроль за правильностью оформления документов; формирование дел; подготовка дел к передаче на хранение в архив;

- подразделение по контролю исполнения документов, функции: организация контроля за сроками исполнения документов; постановка документов на контроль; проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

- подразделение по работе с обращениями граждан, функции: регистрация и учет обращений граждан; подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством; направление обращений граждан на исполнение; контроль за сроками исполнения обращений; отправка писем ответов гражданам; обобщение результатов работы по обращениям к гражданам; формирование дел с документами по обращениям; подготовка предложений к руководству по совершенствованию организацию работы обращений.

- подразделение по изготовлению документов, функции: перепечатка документов по заявкам подразделений и работников и считывание документов; копирование и тиражирование документов организации; разработка планов работы коллегиальных органов; оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании; ведение и оформление стенограм заседаний; рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам; оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов; контроль за исполнением решений коллегиальных органов;

- редакционная группа функции: редактирование документов, создаваемых в организации; корректорская правка; подготовка проектов документов

- приемная, функции (может быть частью подразделения по обращениям граждан и секритариата); организация приема посетителей; составление плана работы приемной; ведение учетной документации по личноми приему граждан; организация исполнения документов, полученых на личном приеме; обобщение результатов приема посетителей; подготовка предложения руководства по совершенствованию данного вида работы; проведение экспертизы ценности документов; проверка правильности формирования дел в структурных подразделениях; организация совместно со службой ДОУ работы по составлению номенклатурных дел

- отдел совершенствования ДП, функции: разработка инструктивных и методических документов по ДП; разработка и корректировка номенклатуры дел организации; консультирование работников по вопросам ДП; методическое руководство и контроль за постановкой ДП; проведение работ по унификации документов; организация повышения квалификации работников в сфере ДП; разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в ДП в данной организации.

Форма работы с документами в организации: создание службы ДОУ сопровождается выбором организационной формы работы с документами, практикой выработано 3 формы: 1) централизованная 2) децентрализованная 3) смешанная

1 - чаще всего используется в небольших организациях, она предполагает полную централизацию работы с документами с момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с наибольшим эффектом механизировать и автомотизировать выполнение всех операций.

2 - предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу ДОУ и самостоятельно видёт все виды работ с документами

3 - устанавливается чаще всего. Часть операций проводится 1, а часть в структурных подразделениях. Выбранная форма ДП обслуживания закрепляется в положении о службе ДОУ и в инструкции по ДП.

Вывод: таким образом в любой организации существует служба ДП, которая может включать несколько структурных подразделений, или вместо структурных подразделений выполнение всех видов работ закрепляется за отдельными сотрудниками, в маленькой организации работы выполняет одно должностное лицо.

12.03.12