Методы учета и сокращения документооборота.

Документооборот, как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, созданных в организации и поступивших в неё за определённый период.

Объем документации, создаваемой в организациях любого государства, имеет тенденцию к постоянному увеличению. Следовательно, происходит рост объема документооборота. Для этого существуют объективные и субъективные причины.

500 млн. в 2002 г.

Объективные – влияние научно-технического прогресса; развитие экономики вообще; расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции; освоение новых районов; строительство новых объектов; усложнение процессов управления.

Субъективные – человеческий фактор:

-бюрократизация аппарата управления, с которой связано количество проверяющих инстанций. Приводит к созданию документов «для подстраховки».

- не знание и не соблюдение работниками управленческих структур законодательства.

- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности.

- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков исполнения и т.д.

- отсутствие прав у подведомственных организаций.

- низкая квалификация управленческого персонала, которая приводит к принятию нецелесообразных документов.

- халатное отношение к своим обязанностям.

Низкая квалификация в сфере делопроизводства: отсутствие в аппарате управления регламентации документообразования; широкое распространение копировальной техники и её безконтрольное использование; процесс создания документов с помощью компьютера приводит к большому количеству копий;

Учет объема документооборота. Объем документооборота – количество вход. Исх, и внутренних документов организации за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Объем документооборота подсчитывают на основе: 1) данных учета документов в экспедиции или канцелярии (на участках первоначальной обработки и отправки); 2) по регистрационным формам в службе ДП и в структурных подразделениях;

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью (Числитель – количество подлеников; знаменатель – количество копий, однако при этом полученный результат будет некорректен, т.к. многие документы многостраничные и при таком подходе это не отразится на общем результате, поэтому необходимо ежеквартально организовать в службе ДОУ учет документооборота по структурным подразделениям по всем необходимым параметрам, начиная с общего количества документов, созданных в структурном подразделении, количество страниц общее в созданных документах, и количество копий этих документов). Помимо общего документооборота служба ДОУ может проводить учет документооборота не только в количественном, но и в качественном отображении.

Учет документооборота позволяет:

1. Выявить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его закономерностей.

2. Определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей.

3. Определить соответствие маршрута движения тех или иных документов, задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц.

4. Разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций.

5. Установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления.

6. Рассчитать численность сотрудников службы ДОУ.

Необходимо завести журнал и альбом регистрации документов. Использовать унифицированные формы документов. Поискать более квалифицированных специалистов, чтобы избежать брака, либо направить их на повышение квалификации.