Должностной состав службы доу, их функциональные обязанности

Для эффективной организации работы службы ДП большое значение имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объема выполняемых этих подразделением работ и принятой ими технологией (уровень автоматизации и механизации работы с документами).

В начале 70-х 20вв была предложена методика расчета численности ДП персонала, исходя из объема документооборота и общей численности работников организации. Н_д = 0,00016 * Д^0,98 * Р^0,1

Н_д – численность персонала, Д – объем документооборота, Р – общая численность работников организации. 0,00016 – коэффициент для министерств, НИИ труда.

В настоящее время расчет численности численности ДП персонала производится через определение затрат труда и времени на выполнение ДП работ. Для проведения данного расчета в сфере ДП в настоящее время необходимо применять нормативные документы по труду, содержащиеся в «информационно-справочной системе архивной отрасли» (ИССАО): 1) методика расчета штатной численности гос. Архивов на основе нормативов по труду.- рос. Архив ВНИИДАД 2004 г. 2) нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные министерством труда и соц. Развития РФ 2002 г. 3) Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утверждены постановлением мин. Труда РФ 1994г. 4) Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологий и ДО органов управления 1993г. 5) нормы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств предприятий и организаций 1992г. 6) Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов 1985г.

Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться нормы:

- норма времени – величина затрат времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников, соответствующей квалификации при определённых организационно-технических условиях.

- норма выработки – установленный объем работы, который 1 работник или группа работников соответствующей квалификации обязана выполнить в единицу времени при определённых организационно-технических условиях.

- норма управляемости – численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.

Помимо этого при организации службы делопроизводства могут использоваться дополнительные нормативы: а) норма обслуживания, б) норма времени обслуживания. Через указанные выше нормативы рассчитывается трудоёмкость нормируемых работ Т_о = Т_н + Т_нн , где Т – общая трудоемкость всех работ; (н) – нормированные; (нн) – ненормированные.

Должностной состав работников службы ДОУ

В службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда: Руководитель, специалисты, технический персонал.

- Руководители: руководитель службы ДОУ, управляющий делами, заведующие отделами, бюро, секторами. Организовывают труд подчинённых, распределяют обязанности, решают вопросы в соответствии со своей компетенцией. Не более 20% руководителей.

- Специалисты: категория сотрудников, реализующая функции управления документацией: документоведы; рефернты; редакторы; инспекторы; секретари коллегии и т.п. В настоящее время присваивают специалистам соответствующие категории.

- Технические исполнители: выполнение операций по передаче фиксации, учёту, доставке и хранению информации: архивариусы, делопроизводители, машинистки, курьеры, экспедиторы и т.п.