20.02.2012

Управление - целенаправленное и осознаная деятельность человека, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды. Т-е управление - процесс воздействия субъекта на объект в целях изменения характеристики его состояния и движения. Таким образом предметом человеческой деятельности выступает управленческий процесс.

Управленческий процесс базируется на информации. Она является специфическим объектом труда, руководителя и инструментом управления. Управленческая информация, чтобы быть объективной должна отвечать определённым требованиям: полнота, оперативность, достоверность и адресность. Материальным носителем управленческой информации является управленческий документ. ГОСТ 98г. есть определение служебный и официальный документ, но нет понятия управленческий документ.

Документ в управлении создается с целью зафиксеровать управленческую информацию, обеспечить её сохранность и накопление, возможность передачи и многократного использования, даже спустя много лет после создания документа. Документ создается в управленческой деятельности для реализации той или иной функции управления. Типовыми функциями управления являются: организационная, распорядительная, планирование и прогназирования, управление трудовыми рессурсами и т.д. соответственно этим функциям создаются функциональные комплексы документов в делопроизводстве называются системами документации. Совокупность документов, взаимосвязаных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Основанием для издания управленческих документов являются:

1) потребность правового регулирования аппарата управления.

2) необходимость выполнения решения и поручения вышестоящих органов

3) осуществление исполнительной и распорядительной деятельности конкретной организации в соответствии с возложеными на неё задачами, т.о. управленческое воздействие должно документироваться, т.е. фиксироваться на печатном или электронном носителе по установленным правилам. Соблюдение этих правил придаёт юридическую силу создаваемым документам, следовательно, ДОУ является важнейшей составной частью управления, т.к. документы любой организации являются информационными источниками и средствами юридического доказательства.

27.02.2012

Организационная структура управления ДОУ

ИНСТИТУТ ТЕХНИКИ УПРАВЛЕНИЯ!!!! И ОРГСТРОЙ!!!!

Система управления в российской документации складывалась веками. Этапы:

1) Регламент Петра 1

2) Общее учреждение министерств

3) ИТУ и оргстрой

4) создание единого научно-методического центра ВНИИДАД

5) Создание ЕС КК ТС (единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации) УСД, ОКТС, АСУ; ЕГСД; ЕГСДОУ; ЕСДОУ

В начале 20 вв неоднократно вставал вопрос о принятии ФЗ о документации, но по объективным причинам его принятие не состоялось, поэтому система управления документацией в РФ, сложившаяся исторически имеет один существенный недостаток (отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юр. ответственность за созданную и используемую обществом документацию.

Федеральная Архивная служба России. Создаёт законодательные акты по архивному фонду РФ.

РОСАРХИВ РФ на него возложена задача координации деятельности федеральных органов власти в области ДП и создании УСД. На ФАР возложена ответственность за разработку ОРД, а именно разработку конкретных форм документов, контроля за их применением в различных сферах деятельности. Например, РОСАРХИВ координирует все сферы и отрасли деятельности по использованию форм документов по учету труда.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии, который отвечает за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации и общую коордтнацию, проводимых в стране работ по унификации. Для реализации этой цели разрабатываются госты: на отдельные докуметы, на группы родственных документов, на методы работы с документами, кроме того есть ГОСТЫ по носителям инф, по формату бумаги (на обложки дел) и другие. Данные виды работ комитет осуществляет совместно со структурными подразделениями ВНИИДАД. Это касается выработки единых требований к формам документов и показателям в них. После этого органы стандартизации осуществляют:

- экспертизу подготовленных проектов

- их взаимоувязку и утверждение

- регистрацию тиражирование и распространение

- контроль за их соблюдением.

Т.О. условно СУД в современной РФ можно представить в виде 3 уровней:

1)Архивная служба и комитет по стандартизации. («ФГУП стандарт информ!!!»)

2)Министерства и ведомства, отвечающие за определённую сферу деятельности и её ДО.

3)Конкретная организация, в которой регулируется документация своего учреждения.

Однако отсутствие единого координационного центра по управлению документацией приводит к следующим недостаткам:

1) к информационной несостыкованости документационных систем

2) к дублированию показателей

3) параллельности документопотоков

4) Различие подходов пониманию качества документов

Следовательно есть необходимость принятия ФЗ о документации.

05.03.2012

"Организация службы доу"

Организационная структура службы ДОУ

Весь процесс управления пронизан информацией и базируется на оперативной работе с документами, в которых эта информация фиксируется, поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой организации рассматривается сегодня как важнейшая функция управления. От её рациональной организации зависит:

1) быстрота и оптимальность выбора решения

2) доведение его до исполнителя

3) своевременный контроль за исполнением

4) достижение экономического эффекта в деятельности организации

Поскольку документационное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной организационной службой.

Рассматривая вопрос о структуре службы ДОУ мы исходим из того положения, что структура службы ДОУ и количество должностных лиц, работающих в ней зависит от объема документооборота. В соответствии с объемом документооборота все организации можно подразделить на 4 категории: 1) документооборот свыше 100 т. в год 2) 25-100 тыс. в год 3) от 10 тыс - 25 тыс 4) до 10 тыс. в год

таблица: организационная система службы ДОУ в зависимости от документооборота

до 10 тыс. - обычно 1-2 должностных лица

10-25 тыс. - служба оформляется организационно, причём выделяется группа работников, ответственных за участки работы (специализация)

25-50 тыс. - структурное подразделение, включающее несколько участков работы (бюро, сектор, отдел)

50-100 тыс. - более развитая структура службы в рамках которой выделяются все основные участки по организации документооборота, то есть повышается степень специализации работников.

свыше 100 тыс. - сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации (департамент дел края).

Служба ДОУ может включать в себя след. подразделения: секретариат, экспедиция (отправление и получение), курьерский отдел, регистрация учёта документов, по контролю исполнения документов, по работе с обращениями граждан, подразделение по подготовке документов, копировально-множительное бюро, протокольная группа, редакционная группа, архив, отдел по совершенствованию делопроизводства.

Примерные структуры служб ДОУ:

1) Федеральные министерства и ведомства - как правило создаются: департамент дел; служба ДОУ, включают: секретариат (приёмной, министра, зам министра), секретариат коллегий (протокольная группа), канцелярия (переписка).

2) Региональные органы власти и управления - создаются: департаменты дел администрации; общие отделы;

3) промышленые предприятия - отделы ДП;

4) Должностные лица;

2.2 ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

задачи:

1) Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации

2) Обеспечение единого порядка организации работы с документами в соответствии с действующим законодательством

3) Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе с учетом автоматизации документационных процессов.

функции:

1) Функции, связаные с документированием управленческой деятельности - 1) разработка бланков документов и обеспечение их изготовления 2) обеспечение изготовления документов, стенографирование, копирование и тиражирование документов 3) контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также соблюдением установленой процедуры согласования и удостоверения документов.

2) Функции, связаные с организацией работы с документами - 1) установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации), 2) обработка поступающих и отправляемых документов, 3) регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов, 4) разработка и ведение ИПС организация информационно-справочной работы по документам, 5) предварительное рассмотрение документов, 6) контроль за исполнением документов, 7) систематизация документов 8) подготовка номенклатуры дел; обеспечение хранения и использования документов 9) подготовка и передача дел в архив организации; организация работы архива организации; обеспечение защиты документной информации, 10) организация работы по обращениям граждан.

3) Функции, связаные с совершенствованием форм и методов работы с документами - 1) разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству 2) проведение работ п унификации документов; разработка и внедрение табеля и альбома форм документов 3) методическое руководство и контроль за соблюдением установленых правил работы с документами в структурных подразделениях 4) повышение квалификации работников, их консультирование по вопросам ДОУ 5)Разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота путем внедрения автоматизированных технологий в ДОУ организации.