26. Субд access, общая характеристика.

Система управления базами данных СУБД – это совокупность программ и языковых средств, предназначенных для управления данными, введения базы данных и обеспечение взаимодействия с прикладными программами. Существует три принципиальных отличия между СУБД и табличными процессами: -Все СУБД разрабатываются с целью обеспечения обработки больших объемов информации, чем тем, с которыми справляется электронная таблица.

-Базы данных могут легко связать несколько таблиц, так что для пользования они буду представляться единой таблицей.

-Базы данных минимизируют общий объем самой базы данных.

Основные функции СУБД:

Создание базы данных в виде файлов на внешнем носителе.

Загрузка и редактирование базы данных.

Сохранение базы данных при изменении структуры и содержимого базой данных.

Поиск информации в базе данных по запросу.

Формирование отчетов позволяющих, представить информацию в упорядоченном виде.

Обеспечение целостности данных.

Обеспечение безопасности за счет шифрования данных, защиты паролем, разграничение уровней доступа.

Основные характеристики СУБД Access:

Обладает всеми достоинствами Windows технологий.

В Access таблицы формы запросы и отчеты хранятся в общем файле базы данных.

В состав Access включен ряд специальных программ, таких как конструкторы и мастера.

В Access имеется аппарат, который называется «построитель выражений».

В Access имеется язык программирования ВБА.

Имеется одновременный доступ нескольких пользователей к общей базе данных.

В Access имеются средства, необходимые для работы с другими базами данных различных форматов.

СУБД Access содержит следующие объекты:

1. Таблицы.

2. Запросы

3. Формы.

4. Отчеты

5. Макросы

6. Модули

Таблица – это основная структура, предназначенная для хранения информации. Строки этой таблицы называются записями, а столбцы – полями базы данных. Каждое поле имеет определенный тип данных: длину и уникальное имя, которое идентифицирует хранящуюся в этом поле информацию. Максимальное количество полей 255, записей 2000.

Запросы. Запрос позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц, т.е. запрос – это средства отбора данных, удовлетворяющих определенным условием. Можно создать запросы на выборку обновления, удаления или добавления данных.

Формы. Они предназначены для ввода, просмотра и редактирования данных в удобном для пользователя виде.

Отчеты. Он используется для отображения на экране или бумажном носителе информации из базы данных в виде удобном для её восприятия и анализа пользователем.

Макрос – это последовательность команд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования.

Модуль – это программа для обработки данных, написанная на языке ВБА.

27. Субд access, создание таблиц, межтабличные связи

Таблицы - основные объекты базы данных. Без запросов, форм, отчетов и прочего можно обойтись, но если нет таблиц, то данные некуда записывать, а значит, нет и базы. Создание базы начинается с создания первой таблицы.

Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Оно начинается с щелчка на кнопке Создать в окне База данных.

1. Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.

2. .Самый "автоматичный" способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например в свойства полей) вносят вручную.

3. В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом Связь с таблицами. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных.

4. Опытные разработчики пользуются Мастером таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Несмотря на то что этот режим служит для упрощения работы, начинающим пользо-ваться им не рекомендуется, поскольку, не владея всей термино-логией, легко запутаться в вопросах и ответах. Первые таблицы стоит попробовать создать вручную.

5. Пункт Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2... и т. д. и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.

6. Наиболее универсальный ручной метод предоставляет пункт Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

Для изменения свойств полей надо перейти в режим Конструктор щелчком на кнопке Вид. Чтобы вставить новое поле, надо установить указатель мыши на маркер поля и нажать клавишу INSERT. Чтобы удалить поле, его надо выделить и нажать клавишу DELETE. Закончив создание структуры, можно щелкнуть на кнопке Вид и перейти в Режим таблицы для заполнения ее данными.

Создание межтабличных связей

Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля.

СОЗДАНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами СУБД Access имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.

1. Окно Схема данных открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис > Схема данных.

2. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

3. Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

4. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.

5. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

6. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.

7. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип.

8. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если клиент Соколова выйдет замуж и изменит фамилию на Воронову, то придется внести изменение только в поле Фамилия таблицы Клиенты. В прочих таблицах изменения произойдут автоматически.

Существует три типа межтабличных связей.

Отношение «один-ко-многим»

Рассмотрим базу данных, в которой учитываются заказы, включающую таблицы «Клиенты» и «Заказы». Клиент может разместить любое количество заказов. Следовательно, у любого клиента, представленного в таблице «Клиенты», может быть много заказов, представленных в таблице «Заказы». Поэтому связь между таблицами «Клиенты» и «Заказы» — это отношение «один-ко-многим».

Чтобы создать отношение «один-ко многим» в структуре базы данных, добавьте первичный ключ на стороне «один» в таблицу на стороне «многие» в виде дополнительного поля. В данном примере необходимо добавить новое поле — поле «Код» из таблицы «Клиенты» — в таблицу «Заказы» и назвать его «Код клиента». После этого Access сможет использовать номер «Код клиента» из таблицы «Заказы» для поиска клиента каждого заказа.

Отношение «многие-ко-многим»

Рассмотрим связь между таблицей «Продукты» и таблицей «Заказы». Один заказ может включать несколько продуктов. С другой стороны, отдельный продукт может содержаться в нескольких заказах. Следовательно, для каждой записи таблицы «Заказы» может существовать несколько записей в таблице «Продукты» и наоборот. Такой тип связи называется отношением «многие-ко-многим», поскольку для каждого продукта может быть много заказов и наоборот. Обратите внимание, что для обнаружения существующего отношения между таблицами важно рассмотреть обе его стороны.

Чтобы представить отношение «многие-ко-многим», нужно создать третью (связующую) таблицу, в которой отношение «многие-ко-многим» разбивается на два отношения «один-ко-многим». Первичные ключи двух таблиц вставляются в третью таблицу. В результате в третьей таблице сохраняются все экземпляры отношения. Например, таблицы «Заказы» и «Продукты» имеют отношение «многие-ко-многим», определяемое созданием двух отношений «один-ко-многим» в таблице «Заказано». В одном заказе может быть много продуктов, и каждый продукт может появляться во многих заказах.

Отношение «один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» каждая запись в первой таблице может иметь не более одной связанной записи во второй таблице и наоборот. Отношения этого типа используются нечасто, поскольку обычно сведения, связанные таким образом, хранятся в одной таблице. Отношение «один-к-одному» используется для разделения таблицы, содержащей много полей, с целью отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также с целью сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. После определения такого отношения у обеих таблиц должно быть общее поле.