ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Российская академия правосудия

Кафедра

информационного права,

информатики и математики

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

А) Методы и средства информационных технологий для оформления юридических документов

EXCEL

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

К ЭКЗАМЕНУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

ДЛЯ СТУДЕНТОВ БАКАЛАВРИАТА

Москва

2012

Разработано проф. Королевым В.Т.

Лицо освобождается от уголовной ответственности, если со дня совершения преступления истекли следующие сроки:

а) два года после совершения преступления небольшой тяжести;

б) шесть лет после совершения преступления средней тяжести;

в) десять лет после совершения тяжкого преступления;

г) пятнадцать лет после совершения особо тяжкого преступления.

(УК РФ, Ст. 78, ч. 1)

Практическое оформление юридического документа в среде табличного процессора excel

1. Excel. Общая характеристика

Удобной формой представления данных являются таблицы. Компьютер позволяет создавать таблицы в электронном виде и, главное, обрабатывать находящиеся в них данные. Программные комплексы, которые используются для этих целей, называют табличными процессорами, или просто электронными таблицами. Excel – один из самых популярных и мощных табличных процессоров.

Запуск. Запускается Excel обычным образом:

ПускВсе программыMS OfficeMS Excel.

На экране (рис. Excl) – типовое окно Windows-приложения, а именно, окно Excel. Здесь:

строка заголовка (1), строка меню (2), панель инструментов (3), панель форматирования (4) – типовые элементы для окна любого из Windows-приложений.

Собственно от Excel здесь – строка (5!). В этой строке: окно Имя (6) с координатами ячейки (у нас – это координаты С4), окно Строка формул (7), в котором отображается содержимое выбранной ячейки (в частности и Excel-формула).

Основное поле (8) – сама таблица. Она состоит из ячеек, которые образуют столбцы и строки. В таблице 2⁸256 столбцов. Столбцы отмечаются прописными латинскими буквами на горизонтальной серой полосе под строкой формул. Первый столбец отмечен буквой A, а последний – комбинацией латинских букв IV. Строк в таблице 2¹⁶65536, и они пронумерованы числами на серой вертикальной полосе слева. Такого количества ячеек (2⁸2¹⁶2²⁴1677721616 М) более чем достаточно. И это только один (!) лист. Всего же в данном сеансе работы с Excel доступны три листа (см. рис. Excl – ярлычки внизу слева: Лист 1, Лист 2, Лист 3). Эти три листа образуют Книгу. Если кликнуть по ярлычку, то происходит переход к заданному листу. Мы будем работать на одном листе, а именно на Листе 1.

Координаты той или иной ячейки задают именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится. Например, на пересечении столбца с именем C и строки с номером 4 находится ячейка C4 (рис. Excl).

Первый Excel-документ по умолчанию получает имя Книга 1 (см. в строке заголовка), второй документ – имя Книга 2. Поэтому здесь, как и в Word, не следует соглашаться с этой навязываемой услугой Excel, а задать файлу имя, отражающее содержимое документа, и сразу сохранить его в своей папке. А в процессе работы периодически повторять сохранение щелчками по кнопке Сохранить на панели инструментов.

Перемещают содержимое листа в окне точно так, как и в окне Word-документа, с помощью клавиш со стрелками, полос прокрутки, колесика мыши.

Как минимум, одна ячейка в основном поле выбрана (выделена черным прямоугольником с квадратиком в правом нижнем углу). Выбирается ячейка кликом внутри нее. Указатель мыши в поле ячеек имеет форму светлого объемного креста . Координаты выделенной ячейки тоже отличаются от других: прямоугольники выделены цветом и подчеркиванием (см. имя столбца С и номер строки 4 для выделенной ячейки C4 на рис. Excl).

Настройка панелей

Настроить панель инструментов (3):

• щелкнуть по кнопке Параметры панелей инструментов на правом конце панели инструментов,

• в открывшемся меню перейти в строку Добавить или удалить кнопки , а из нее – в строку Стандартная ,

• переместить указатель мыши в открывшийся список кнопок панели инструментов,

• щелчками мыши убрать флажки в строках Разрешение (Неограниченный доступ), Справочные материалы, Гиперссылка.

• щелкнуть в стороне.

Настроить панель форматирования (4):

• щелкнуть по кнопке Параметры панелей инструментов на правом конце панели форматирования,

• в открывшемся меню перейти в строку Добавить или удалить кнопки , а из нее – в строку Форматирование ,

• переместить указатель мыши в открывшийся список кнопок панели форматирования,

• щелчками мыши убрать флажки в строках Денежный формат, Процентный формат, Формат с разделителями, Увеличить разрядность, Уменьшить разрядность, Уменьшить отступ, Увеличить отступ.

Предварительная настройка Excel

В отличие от Word, Excel не требует громоздкой предварительной настройки.

Первое, что нужно сделать, закрыть область задач Приступая к работе щелчком по кнопке Закрыть в ее заголовке.

По умолчанию в Excel установлен шрифт Arial Cyr, 10. Нам остается изменить размер этого шрифта на 12. Для этого путем СервисПараметры… открыть окно Параметры, а в нем выбрать вкладку Общие. Здесь в строке Стандартный шрифт: открыть список в окне Размер:, кликнуть в строке 12 и .<OK>.

Путем СервисПараметры… открыть окно Параметры, а в нем выбрать вкладку Вид. Здесь в разделе Параметры окна установить флажок в строке Авторазбиение на страницы.

Действия в основном поле Excel

• Вводят данные (числа или записи) в ячейку так:

• выбрать ячейку;

• набрать фрагмент данных;

• <Enter>.

Выделяется следующая нижняя ячейка.

А можно после набора в ячейке данных выйти из нее вправо путем <Tab> или же в нужном направлении путем нажатия клавиши со стрелкой (вправо , влево , вверх , вниз ).

Упражнение 1. Ввод данных

Выделить ячейку B3, <I>, <Enter>, <9>, <Enter>, <8>,<Enter>, <7>, <Enter>, <6>, <Enter>, <5>, <Enter>.

Выделить ячейку C2, <J>, <Tab>, <5>, <Tab>, <4>, <Tab>, <3>, <Tab>, <2>, <Tab> <1>, <Enter>.

Выделить ячейку F7, <100>, <>, <200>, <>, <300>,<>, <400>,<>, <500>,<>, <600>,<>, <700>,<>, <800>,<>, <900>.

В ячейку H4 записать Ввод, , <Enter>.

В ячейку H6 записать Редактирование , <Enter>.

В ячейку H8 записать Выделение , <Enter>.

• Заменяют содержимое выделенной ячейки прямым вводом в нее нового содержимого.

Упражнение 2. Замены

Выделить ячейку B3, <M>, <Enter>, <-5>, <Enter>, <-6>,<Enter>, <-7>, <Enter>, <-8>, <Enter>, <-9>, <Enter>.

Выделить ячейку C2, <N>, <Tab>, <-1>, <Tab>, <-2>, <Tab>, <-3>, <Tab>, <-4>, <Tab>, <-5>, <Tab> <-6>, <Enter>.

Выделить ячейку F7, <807>, <>, <-913>, <>, <321>,<>, <690>,<>, <777>,<>, <460>,<>, <-987>,<>, <619>,<>, <-1000>. Щелкнуть в свободной ячейке.

• Форматируют содержимое ячейки обычным образом. Например, содержимое ячейки после ввода можно будет выровнять по горизонтали по своему усмотрению с помощью той или иной из кнопок на панели форматирования. Можно копировать формат из одной ячейки в другую (метлою Формат по образцу).

Упражнение 3. Форматирование

Выделить ячейку B3, щелкнуть по кнопке По правому краю, а потом по кнопке Полужирный на панели форматирования.

Скопировать формат из ячейки B3 в ячейку C2:

• выделить ячейку B3,

• щелкнуть по кнопке Копировать формат на панели инструментов,

• переместить указатель мыши с метелкой в ячейку C2, нажать левую кнопку мыши.

Выделить ячейки B4..B8, щелкнуть по кнопке По центру, а потом по кнопке Курсив на панели форматирования.

Точно так отформатировать содержимое ячеек D2..H2:

• выделить ячейку B4,

• щелкнуть по кнопке Копировать формат на панели инструментов,

• переместить указатель мыши с метелкой на ячейку D2,

• нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть до ячейки H2.

• Для того чтобы отредактировать содержимое той или иной ячейки, по ней выполняют двойной клик. В ячейке появляется курсор (рис. РедЯч). Далее действуют точно так, как при редактировании Word-документа. Если к выделенной ячейке применить не <Delete>, а <Backspace>, то содержимое ячейки не просто удаляется, а в ней появляется курсор и можно вводить и редактировать данные.

Содержимое выделенной ячейки отображается в строке формул (7) и его можно редактировать прямо в этой строке. Для этого щелчком установить курсор в строку формул, в нужное место текста (рис. РедСтр) и внести в него требуемые исправления.

Упражнение 4. Редактирование

Дважды щелкнуть в ячейке E7. Щелчком мыши установить курсор после второй цифры, <Delete>, <Backspace>, <8>, <Enter>.

Выделить ячейку D5. Щелчком мыши в строке формул установить курсор перед первой семеркой, <Delete>, <Delete>, <->, <2>, <Enter>.

В Excel работают со многими типами данных. Мы будем иметь дело, в основном, с числами (с безразмерными величинами) и с текстом. Число после <Enter> прижимается к правой границе ячейки, текст – к левой. Это один из способов контролировать правильность вводимых данных.

• Выделение массива ячеек и действия с ним

• Небольшой массив ячеек выделяют протяжкой указателя мыши в виде белого креста из одного угла массива в другой.

• Большой массив ячеек выделяют так:

• сначала устанавливают крест на верхнюю левую ячейку массива, и щелчком выделяют ее;

• прокручивают лист так, чтобы стала видна самая правая нижняя ячейка массива;

• устанавливают на нее крест , нажимают клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкают в этой последней ячейке.

Точно так можно выделить массив ячеек в обратном порядке, от последней ячейки к первой.

Выделенный сплошной массив ячеек ограничен черным прямоугольником с квадратиком в правом нижнем углу, окрашен в светло-голубой цвет, и только самая первая ячейка массива (та, с которой начиналось выделение) остается светлой.

• Можно выделить не сплошной массив ячеек, а отдельные несмежные ячейки или их группы, разделенные невыделенными ячейками. Для этого выделяют первую группу ячеек, нажимают клавишу Ctrl и, не отпуская ее, по очереди выделяют остальные группы. (В группе – одна или больше ячеек.) Выделенные несмежные ячейки рамкой не окружены, а только окрашены в светло-голубой цвет. Первая ячейка в последней группе – светлая.

• Убирают выделение ячеек щелчком на свободном месте страницы.

Упражнение 5. Выделение

Протяжкой мыши выделить ячейки B2..H6.

Нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть в ячейке H9. Отпустить клавишу Shift.

Нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть в ячейке D5. Отпустить клавишу Shift. Щелкнуть в свободной ячейке.

Выделяем несмежные массивы ячеек D2..F2, D5..F5, D7..F7, B4..B8, H5, H7, H9.

• Щелкнуть в ячейке D2, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть в ячейке F2. Отпустить клавишу Shift.

• Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнуть в ячейке D5. Отпустить клавишу Ctrl. Нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть в ячейке F5. Отпустить клавишу Shift.

• Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнуть в ячейке D7. Отпустить клавишу Ctrl. Нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть в ячейке F7. Отпустить клавишу Shift.

• Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнуть в ячейке B4. Отпустить клавишу Ctrl. Нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть в ячейке B8. Отпустить клавишу Shift.

• Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнуть сначала в ячейке H4, потом в ячейке H6 и, наконец, в ячейке H8. Отпустить клавишу Ctrl.

• Для выделенных ячеек можно задать шрифт и его размер.

• Содержимое выделенных ячеек можно переместить в другое место листа, взявшись за рамку такой стрелкой .

• Содержимое выделенных ячеек удаляют путем <Delete>. Правда, параметры форматирования в ячейках остаются.

• Путем ПравкаОчиститьВсе из выделенных ячеек удаляют не только их содержимое, но и параметры их форматирования.

Упражнение 4. Действия с выделенными данными

• Выделить ячейки D5..F7. Щелкнуть по кнопке Полужирный на панели форматирования.

• Переместить содержимое выделенных ячеек на две строки вниз и на один столбец вправо.

• Выделить массив ячеек A1..J10, ПравкаОчиститьВсе.