25.Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота. (сэдо)

— автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота

1)Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. 2)Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

3)Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

4)Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

5)Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6)Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.

26. Система автоматизации деловых процессов (САДП)

- это класс программных продуктов, автоматизирующих описание и выполнение произвольных бизнес-процессов (полностью или частично), при этом документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами. Основным понятием САДП является поток работ (workflow).

Системы workflow – понятия и определения

Технология автоматизации деловых процессов (workflow) - это современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием (деловых процессов) в целом или какой-то их части. В определенном смысле она не является революционной, поскольку объединяет несколько сформировавшихся информационных технологий, таких как электронная почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование и CASE- технологии. Конкретные реализации технологии представляют собой программные системы автоматизации деловых процессов (системы workflow), каждая из которых основывается на некоторой комбинации перечисленных технологий. Система автоматизации деловых процессов (система класса workflow) - программное обеспечение, служащее для описания и обеспечения выполнения деловых процессов предприятия. Наиболее известны системы зарубежных производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) ит. п. Достойное место среди них занимает отечественная разработка - WorkRoute (ВЕСТЬ АО).

27. Программное обеспечение для рабочих групп.

Программное обеспечение для рабочих групп (group-ware) предназначено для организаций, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. В группу систем «group-ware» входят многие почтовые системы. Главное их назначение в обеспечении коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы класса «group-ware» позволяют автоматизировать деятельность, которая не вписывается в стандартные схемы реляционных баз данных, например, взаимодействие большого числа людей, выполняющих различные работы в физически удаленных друг от друга местах. Часто эти системы построены на базе LotusNotes в среде «клиент-сервер».

Такие приложения позволяют обрабатывать как структурированную, так и неструктурированную информацию. ПО для рабочих групп обеспечивает электронную почту, поддержку видеоконференций или совещаний, управление изображениями документов, совместное использование документов, маршрутизацию документов, календарное планирование.

Программное обеспечение типа «work-flow» ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании. В настоящее время получают большое распространение интегрированные системы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями через средства Интернета.