Вопрос 16. Ms Access: способы создания таблиц. Работа с таблицах

Таблицы – основные объект БД. К числу основных элементов таблиц Access относятся: поля, записи, первичный ключ (это уникальное значение для каждой записи в таблице. Связанным между собой таблицам требуется два ключа: первичный и так называемый внешний ключ – это первичный ключ другой таблицы, добавленный в основную таблицу.

Все изменения в таблицах БД сохраняются автоматически в режиме реального времени, т.е. пока мы работаем с таблицей происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск. И все изменения, которые вносятся в содержание таблицы имеют необратимый характер. Нельзя что-то изменить, удалить, а потом отказаться от сохранения и вернуться к исходному варианту.

На первой панели представлен список таблиц, уже имеющихся в составе базы, и приведены элементы управления для создания новой таблицы. Чтобы создать таблицу вручную следует использовать значок «Создание таблицы в режиме конструктора».

Появляется окно Конструктора таблиц , которое фактически является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц.

Конструктор таблиц содержит четыре информационных блока: Имя поля, Тип данных, Описание, Свойства поля.

В первом столбце вводят имена полей. При задании имени полю таблицы необходимо руководствоваться следующими рекомендациями:

- имя поля не должно начинаться с пробела;

- несмотря на то, что имя поля может содержать до 64 символов, его следует задавать минимальным с целью обеспечения минимизации объема памяти и времени поиска информации;

- желательно, чтобы имя поля представляло собой аббревиатуру названия признака объекта, который будет вводиться в ячейки поля;

- в имени поля не должно быть знаков препинания, скобок, восклицательных знаков

- не допускается повторения имен в таблице.

При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Ключевое поле должно однозначно определять каждую запись в таблице, а его значения не должны повторяться.

Заполнение таблицы данными производится в обычном порядке. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей TAB. Переход к очередной записи выполняется после заполнения последней ячейки. Каждая запись таблицы слева имеет кнопку (маркер записи), щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению. Щелчок правой кнопкой мыши по выделенной строке таблицы или по выделенному столбцу вызывает контекстное меню, (правила выделения такие же как и в Excel).

В нижней части таблицы расположена Панель кнопок перехода. На ней есть поле номера записи.

Ее элементами управления удобно пользоваться при навигации по таблице, имеющей большое число записей.

После наполнения таблицы данными сохранять их не надо – все сохраняется автоматически. Однако, если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета, СУБД попросит подтвердить сохранение этих изменений..

Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктора. Для этого ее следует выделить в окне База данных и щелкнуть на кнопке Конструктор.

Кроме конструктора для создания таблиц можно использовать специальный Мастер.