Вопрос 20. Ms Access: разработка отчетов.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора. Приемы редактирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выполняют функции элементов оформления, поскольку печатный отчет не интерактивный объект, в отличии от электронных форм и web-страниц.

Для создания отчета надо открыть объект «Отчеты» в окне БД и щелкнуть по кнопке «Создать».

Конструктор позволит самостоятельно создать отчет, но это не просто даже для опытного пользователя . Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц или запросов и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов наиболее удобен для начинающих. Автоотчет в столбец и автоотчет ленточный- самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Отчет может быть основан на таблице, запросе и даже на нескольких объектах одновременно.

Создание простых отчетов

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке «Создание отчета с помощью мастера» в окне «База данных». Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформлеия.

Создание автоотчета

Это самый простой способ создания отчета в Access. Этот Мастер по сути не задает пользователю никаких вопросов, пытаясь самостоятельно создать максимально подходящий для кокретной цели отчет. Для создания автоотчета необходимо:

1. В окне БД выбрать объект «таблицы»

2. Открыть нужную таблицу

3. Выполнить команду Вставка – Автоотчет

4. Выбрать команду Файл – сохранить и присвоить сохраняемому отчету имя.

При этом создается отчет отсортированный в том же порядке, что и сама таблица. Если же требуется другой порядок размещения записей необходимо сначала создать нужный запрос (отсортировав записи необходимым образом), а затем отчет должен быть основан на запросе.

Следует отметить, что ленточный автоотчет позволяет более эффективно использовать пространство листа, чем автоотчет в столбец.

Мастер отчетов

1. В окне БД выбрать вкладку «Отчеты»

2. Щелкнуть по кнопке «Создать» откроется диалоговое окно «Новый отчет»

3. В представленном списке выберете опцию «Мастер отчетов». Затем ниже в раскрывающемся списке выберете имена таблиц или запросов на основе которых будет создаваться отчет. ОК

4. В первом окне Мастера выберете имя поля, которые необходимо отразить в отчете.

5. Во втором окне Мастера производится настройка параметров для уровней группировки отчета.

6. Третье окно Мастера позволяет сортировать отчет с учетом содержимого нескольких (максимум четырех) полей.

7. В четвертом окне определяется вид макета для отчета (при этом можно воспользоваться окном предварительного просмотра).

8. Пятое окно Мастера позволяет выбрать стиль отчета. Стиль включает в себя различные шрифты и цвета.

9. В последнем окне отчету присваивается имя.

Мастер отчетов можно также использовать для создания отчета на основе запроса. Только вместо таблицы в первом окне выбирается запрос на основе которого вы будете создавать отчет. Отчет также можно создавать на основе нескольких таблиц.