2.2 Описание работы программы
2.2.1 Входные и выходные данные
Входными данными в программе представлен текст, вводимый в специальные поля. Эти данные заносятся в таблицы.
В базе данных представлено 6 таблиц:
пользователи;
получение денежных средств;
заявление на отпуск;
регистрация договоров и контрактов;
принятие на должность;
перенос отпуска;
перевод работников.
Таблица 2.2 – Структура таблицы Пользователи
Имя поля |
Тип данных |
id |
Счётчик |
Логин |
Текстовый |
Пароль |
Текстовый |
Доступ |
Логический |
В поле пароль применяется маска ввода: ****.
Таблица 2.3 – Структура таблицы Получение денежных средств
Имя поля |
Тип Данных |
Структура подразделения |
Текстовый |
Дата |
Дата/время |
Фамилия |
Текстовый |
Имя |
Текстовый |
Отчество |
Текстовый |
Имя поля |
Тип данных |
Статья БДДС |
Текстовый |
Назначение подотчётной суммы |
Денежный |
Сумма |
Денежный |
Руководитель |
Текстовый |
К полям сумма и назначение подотчётной суммы применялся денежный формат.
Таблица 2.4 – Структура таблицы заявление на отпуск.
Имя поля |
Тип данных |
Должность |
Текстовый |
Структура подразделения |
Текстовый |
Фамилия |
Текстовый |
Имя |
Текстовый |
Отчество |
Текстовый |
Вид отпуска |
Текстовый |
Количество людей |
Текстовый |
Дата начала отпуска |
Дата/время |
Дата окончания отпуска |
Дата/время |
Руководитель подразделением |
Текстовый |
Дата подписания |
Дата/время |
Размер поля количество дней является длинное целое.
Таблица 2.5 – Структура таблицы Регистрация договоров и контрактов.
Имя поля |
Тип данных |
Номер договора |
Счетчик |
Дата договора |
Дата/время |
Подписант со стороны организации |
Текстовый |
Наименование организации |
Текстовый |
Аннотация к договору |
Текстовый |
Вид договора |
Текстовый |
Текст договора |
Поле MEMO |
Поле номер договора используется последовательное новое значение
Таблица 2.6 – Структура таблицы Принятие на должность.
Имя поля |
Тип данных |
Фамилия |
Текстовый |
Имя |
Текстовый |
Отчество |
Текстовый |
Дата принятия |
Дата/время |
Должность |
Текстовый |
Дата |
Дата/время |
Размер текстовых полей таблиц составляет 255 символов.
Таблица 2.7 – Структура таблицы Перенос отпуска
Имя поля |
Тип данных |
Фамилия |
Текстовый |
Имя |
Текстовый |
Отчество |
Текстовый |
Имя поля |
Тип данных |
Запланированная дата |
Дата/время |
Дата заявления |
Дата/время |
Формат полей запланированная дата и дата заявления является кратким
Таблица 2.8 – Структура таблицы Перевод работников
Имя поля |
Тип данных |
Фамилия |
Текстовый |
Имя |
Текстовый |
Отчество |
Текстовый |
Занимаемая должность |
Текстовый |
Новая должность |
Текстовый |
Предполагаемая дата перевода |
Дата/время |
Дата подписания |
Дата/время |
Дата перевода |
Дата/время |
Руководитель подразделения |
Текстовый |
Структурное подразделение |
Текстовый |
Предполагаемая должность |
Текстовый |
Новое структурное подразделение |
Текстовый |
Данные, вводимые с клавиатуры, сохраняются в базу данных программы и отображаются в таблицах главной формы.
Выходными данными является вывод на печать сгенерированных документов с помощью MC Microsoft Word 2007. Сгенерированный документ заявление на перенос отпуска представлен на рисунке 2.1
Рисунок 2.1 – Заявление на перенос отпуска
2.2.2 Работа программы
Программа «Автоматизация делопроизводства и документооборота АСУП «ОАО ВХЗ» предназначена для работы с базой данных, хранящей документы предприятия. Приложение находится на магнитном носителе. Для его установки необходимо вставить магнитный носитель в дисковод компьютера, далее следует запустить Setup.exe и следовать дальнейшим инструкциям.
После завершения установки для запуска приложения необходимо запустить ярлык VHZ.
Для контроля над действиями пользователя в программе предусмотрен диалоговый интерфейс. Он представлен в виде диалоговых окон. Сообщение при пустой строке в критерии поиска представлено на рисунке 2.2 .
Рисунок 2.2 – Введите критерий поиска
Подобные сообщения показывают пользователю, что при попытки найти необходимый документ, поле ввода пустое.
При нажатии на кнопку УДАЛИТЬ появляется сообщение о подтверждении удаления записи. Пример сообщения показан на рисунке 2.3
Рисунок 2.3 – Проверка ввода
В программе программу существует защита от неправильных действий: выход из программы осуществляется только после подтверждения, изображенного на рисунке 14.
Рисунок 2.4 – Завершение работы программы
При неправильном пароле появляется соответствующее сообщение, представленное на рисунке 2.5.
Рисунок 2.5 – Неверный пароль
В программе предусмотрена справочная информация. При выбора пункта СПРАВКА, подпункта О РАЗРАБОТЧИКЕ открывается форма, содержащая сведения о разработчике, рисунок 16.
Рисунок 2.6 – О разработчике
При выбора пункта СПРАВКА, подпункта О ПРОГРАММЕ открывается форма, содержащая информацию о программе.
Рисунок 2.7 – Информация о программе
Во время дипломного проектирования, для наглядности работы программы и ее составных частей разработана схема работы системы. Схема работы системы представлена на чертеже ВАМК.230105.БДП -120 С3.
2.2.3 Инструкция по выполнению программы
Программа поставляется на CD-диске, который содержит установочный файл программы Setup.exe.
При запуске установочного файла появляется мастер установки программы, показанное на рисунке 2.8, в котором нужно нажать на кнопку ДАЛЕЕ.
Рисунок 2.8 – Мастер установки
Затем необходимо выбрать папку, рисунок 2.9, куда будет устанавливаться сама программа и нажать на кнопку ДАЛЕЕ.
Рисунок 2.9 – Путь сохранения
Затем подтверждаем свой выбор, нажатием на кнопку УСТАНОВИТЬ или на кнопку ОТМЕНА что бы вернуться к предыдущему окну и изменить путь установки программы, рисунок 2.10.
Рисунок 2.10 – Подтверждение установки
На рисунке 2.11 представлен сам процесс установки, при нажатии на кнопку ОТМЕНА установка прервётся
Рисунок 2.11 – Установка
Далее открывается окно с сообщением о том, что установка программного продукта успешно завершена. Нажмите ГОТОВО для выхода из программы установки, согласно рисунку 2.12.
Рисунок 2.12 – Завершение установки
Для загрузки программы дважды кликаем по VHZ.exe, после этого на экране отобразиться форма –заставка, показанная на рисунке 2.13.
Рисунок 2.13 – Заставка
После загрузки программы появится форма для ввода Логина и Пароля. При входе под логином Admin с соответствующем паролем, пользователю предоставляется полный доступ к программе. Пользователь, зашедший под логином User имеет ограниченные возможности на пример ему не предоставлена возможность добавлять новые документы, а пункт меню АДМИНИСТРИРОВАНИЕ для него скрыт
Рисунок 2.14 – Форма для ввода Логина и Пароля
После подтверждения о входе в программу кнопкой применить открывается главная форма, рисунок 2.15, где пользователю admin предоставлена возможность добавления, удаления, редактирования записей и генерация необходимого документа.
Рисунок 2.15 – Главная форма
Перемещение по записям таблицы осуществляется навигатором, который показан на рисунке 2.17. Предусмотрено перемещение к следующей записи, предыдущей, в конец таблицы и в начало.
Рисунок 2.17 - Навигатор
Для поиска данных необходимо выбрать по какому критерию будет осуществляться поиск и что бы найти данный документ, пользователь должен ввести его название. Нажатия на кнопку ПОИСК, рисунок 2.18, отображаются все найденные по данному критерию записи базы данных
Рисунок 2.18 – Поиск данных по фамилии
На рисунке 2.19 показан пример сгенерированного текстового документа.
Рисунок 2.19 – Окно сгенерированного документа
2.2.4 Контрольный пример
Рассмотрим работу программы на примере заполнения документа о переводе работника на другую специальность.
Установка программы и запуск представлен на рисунках 2.8-2.12.
После загрузки программы откроется форма для ввода пароля рисунок 2.14. Так как пример основан на добавлении новых записей, то необходимо зайти под логином Admin и пароль 1234.
После ввода логина и пароля откроется главная форма рисунок 2.15, на ней необходимо найти вкладку под названием «Перевод работников» и щёлкнуть левой кнопкой мыши. Для добавления новой записи необходимо нажать на соответствующую кнопку представленной на рисунок 2.20
Рисунок 2.20 – Вставить новую запись
Заполнение полей необходимыми данными представлено на рисунке 2.21
Рисунок 2.21 – Добавление нового документа
Для того что бы добавить данный документ в базу данных необходимо нажать на кнопку ДОБАВИТЬ рисунок 2.22
Рисунок 2.22 – Кнопка добавить
Документ внесён в базу данных и будет отображаться в таблице.
2.2.4 Текст программы
Программа была создана в среде разработки программных продуктов Delphi. Листинг программного кода программы представлен в Приложении А. Созданный программный продукт представляет собой совокупность подпрограмм, функционирующих как единое целое. Модульная структура подпрограмм обеспечивает доступность чтения программного кода. Модульная структура предполагает разделение программы на отдельные части, называемые модулями. Каждый модуль программы несет свое функциональное назначение и отвечает за выполнение программного кода, представленного в нем. При переводе программного кода на машинный язык модули объединяются в один исполняемый файл или отдельно от него подгружаются в процессе работы программы.