Порядок передачи дел в архив.
Экспертиза ценности доков постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор доков пост. срока хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром дел:
подлежать изъятию постоянно дублирующие доки, черновики, не оформленные копии, и доки с временным сроком хранения.
Одновременно проводится и отбор доков и дел временного (до 10 лет) хранения и истекшими сроками хранения.
По документам, сроки которых не перечислены перечнем, ЭК выносит самостоятельное решение (заключение) о продолжительности их хранения. Устанавливать сроки хранения дел только по заголовкам нельзя. По рез-там ценности доков составляются описи Дел постоянного, временного хранения, доков по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и актов унифицированы. Дела вкл-ся в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 янв. того года, в котором составлен акт. Описи дел постоянного, временного сроков хранения, документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК и согласовываются в ведомственным архивом. Предархивная подготовка дел вкл-ет 2 процедуры:
оформление дел;
описание дел.
Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения.
Полное оформление предусматривает:
перегруппировка документов дел в прямой хронологической последовательности с янв. по дек.;
должна быть нумерация листов в деле в верхнем правом углу арабскими цифрами (черный карандаш, тушь);
составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов;
составление заверительной надписи дела;
подшивка дела в твердую темную обложку на 4 прокола или переплет в дело;
внесение необходимых уточнений в реквизиты, обложки дела:
уточнение названия структурного подразделения (если оно менялось), делопроизводственного индекса, даты.
Описи явл-ся учетным доком и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Описи составляются на дела постоянного и временного срока хранения в трех экземплярах. Первый экз. передается вместе с делами в архив, второй экз. прилагается в качестве основании к протоколу ЭК. Третий остается в качестве контроля в аппарате фирмы.
Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным графиком. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы организации.
Принимая дела сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью и проверяет оформление каждого дела. Заведующая расписывается во всех экземплярах описи. Один возвращается, другой остается в архиве. При передаче дел на гос. хранение организация представляет отношение на имя руководства гос. архива с указанием названия организации, общего кол-ва дел и дату документа. Описи в трех экз-ах, которые в свою очередь утвержден ЭПК архивного отдела.
3)если организация сдает впервые, должна предоставить инф-ия о предприятии;
4)если дела утрачены…
Затем дела шифруются.
Сверенные описи и сдача дел оформляется актом.
В задачи архива входит:
прием, учет и хранение документов законченных делопроизводств;
информационно справочная работа по архивному документу организации;
организационно-методическая помощь по ведении делопроизводства.
25.05.12