Федорова Наталья Александровна.

Документирование Управленческой Деятельности.

Контроль - одна из функций менеджмента.

ДУД заключается в фиксации на бумаге или др. носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Чтобы документы в полной объеме выполняли свои ф-ии в организации должны быть созданы единые правила:

1. Создания док-ов (документирование);

2. Правила, касающиеся организации документооборота (движение документа);

3. Единые правила использования и оперативного хранения документов.

Информация. Качество инф-ции. Полнота, достоверность, актуальность.

Одна из важных задач, которая должна быть решена в системе управления организацией - создание высокоэффективного механизма сбора, обработки, передачи, использования и хранения информации.

Информация - (лат.) ФЗ от 27 июля 2006 г. №149 ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" - сведения (сообщения), данные, независимо от формы представления. Управленческая инф-ия - совокупность сведений, сообщений о процессах, протекающих внутри организации и ее окружении.

Процедура принятия управленческого решения состоит из опр.этапов. Каждый этап сопровождается созданием, получением или исполнением док-ов, которые содержат упрвл-ую инф-ию.

Этап подготовки док-ов. Анализ и сбор инф-ции. При необходимости обсуждают при комиссии.1. На этапе принятия упр. решения создается документ, который формирует содержание упр.воздействия. 2. На этапе подготовки возможны конкретизация, внесение изменений. 3. После регистрации довести до сведения исполнителя.

В док-е обяз-но указывается лицо, которое несет отвественность за исполнением.

Документ возникает в рез-те записи информации, т.е. документирования инф-ии.

Документирование - запись инф-ции на разл. носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Движение вкл. след. этапы:

1. Создание либо получение док-та.

2. Первичная обработка и регистрация.

3. Исполнение док-та.

4. Оперативное хранение ( в деле)

5. Архивное хранение или уничтожение.

Вывод. Эффективность упр. деят-сти зависит от того, как организована работа с документами, на сколько быстро и качественно обр-ся док-ты, как контролируется исполнение, обеспечивается сохранность док-та, как уничтожаются доки, выполнившие свои функции.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования док-ов текущей деят-сти предприятия.

Сущ-ют службы Документационное Обеспечение Управления. Регистрация доу, контроль за сроками, ведет учет за исполнением.

ДОУ ( делопроизводство) - отрасль деятельности, обеспечивающее документирование и организацию работы с офиц-ыми док-ами.

1. Обеспечение своевременного и правильного создания док-та (докуменитирование);

2. Организация работы с док-ами;

3. Выполнение опр. операций с документами ( получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);

4. Хранение, систематизация, подготовка док-та для сдачи в архив, уничтожение док-ов и истекшими сроками хранения.

Вывод. Таким образом, Служда ДОУ выполняет комплекс технических операций с доками и формирует системы инф-ого обеспечения управления.

В международной практике для обозначения деят-сти в сфере работы с док-ой инф-ей используют термин Управление док-ами.

Управление док-ами - обл. управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора док-ов, включая процессы ввода в систему и сохранения в ней в форме документов доказательств и инф-ции о деловой активности организации и отд-ых упраленческих операций.

Вывод. Таким образом, Делопроизводство выполняет технические ф-ии в работе с доками, а ДОУ - вспомогательную ф-ию , то управление документами - одна из ф-ий управления организации, доки содержат инф-ию, которая явл-ся ценным ресурсом и важным деловым активом.

Документ (лат. documentum-доказательство)- понятие информационное, которое в отдельных случаях дополняется понятием юридическим. Это любая инф-ия, выраженная на любом языке и зафиксирована любым способом на любом носителе с целью ее постоянного обращения в динамической информационной системе.

Обращение док-та - есть послед. смена информационных процессов, таких как передача, поиск, обмен, изготовление копий и т.д. Обращение дока - это особенность, отличающая документ от недокументированной информации.

Петр 1 впервые ввел этот термин.

Документ (на сегодняшний момент) - (документированная информация) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ:

1. Информация.

2. Материальный носитель.

3. Фиксация информации с возможностью ее идентифицировать посредством реквизитов. Именно эта возможность коренным образом отличает документ от других носителей информации.

Лекция №2. 22.02.12.

Реквизит - обязательные элементы оформления официального документа. Для установления подлинности документа (идентификации информации) в нем необходим определенный набор реквизитов. В международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация – управление документами». Документ – это информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или отдельным лицом в качестве доказательства и сведений о выполнении юрид. обязательств или в интересах их деятельности.

Вывод: Любой документ явл-ся записью, т.е. информационным материалом, но не всякая запись явл-ся документом. Главная особенность документа – неизменность и способность служить доказательством деятельности лиц и организаций.

Документальные формы:

1. Трехмерные документы 2. Двухмерные 3. Одномерные

Музейные экспонаты, Диаграммы, схемы, А4 с зафиксир-ой

Информация м.б. исторической, чертежи. на ней инф-ии

Эстетической, функциональной

По способу документирования доки делят:

1. Текстовые;

2. Технические.

Классификация доков:

1. По качеству управленческой информации:

а) входящие - письма

б) исходящие – отчет,

в) внутренние – приказы, распоряжения.

2. По структуре документа:

А) произвольные – автобиография;

Б) структурированные – план работы, отчет о выполнении работы, должностная инструкция.

3. По средствам фиксации информации:

А) электронные;

Б) аудио, видео документы.

4. По видам деятельности:

А) по общим и админ. вопросам;

Б) по финансово-расчетным операциям;

В) по снабжению и сбыту – некоторые виды коммерческих актов;

Г) по персоналу – приказы по личному составу.

5. По содержанию:

а) простые;

б) сложные.

6) По месту составления:

А) внутренние;

Б) внешние.

7) по назначению:

а) подлинники;

б) копии;

в) выписки;

Г) дубликаты.

8. По форме представления инф-ии:

А) индивидуальные;

Б) трафаретные – справки;

В) типовые – статич.формы.

9. По происхождению:

А) служебные;

Б) личные – резюме, личная доверенность, расписка.

10. По юрид.силе:

А) подлинные: действительные и недействительные

Б) подложные: материальный и интеллектуальный.

11. По срокам исполнения:

а) срочные - срок исполнения;

б) несрочные.

12. По функционированию в сфере управления:

а) организационные – важные доки, устав организации, положение об организации. Структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка,;

б) распорядительные – приказ по основной деятельности, распоряжения, указания, протоколы;

в) инфор­мационно-справочные – справки, объяснительные и докладные записки, некоторые факты актов, деловая переписка;

г) документы по личному составу – труд. договоры, приказы по личному составу, Дела, личные карточки. труд.книжки;

д) финансово-бухгалтерские – главная книга бух.отчета, счета прибыли , смета.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих ф-ий и задач.

Унификация доков проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их фором, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки более эффективного использования ком-ых технологий.

Стандартизация доков есть форма юрид. закрепления, проведенной унификации и уровня ее обязательности. След. категории стандартов:

1. Гост. (Гос. Стандарт)

2. РСТ (республиканский стандарт)

3. ОСТ (отраслевой)

Семинар №1: Тема: Роль и функция доков в управл-ой деят-сти.

1. Ф-ии доков (главная ф-ия, общие, специальные

2. Роль деловой документации в формировании организационной культуры и имиджа

3. Организация службы ДОУ на предприятии.

4. КОНСПЕКТ: Нормативно-методические доки по делопроизводству и организации архивного хранения документа. Перечислить сами документа в соответствии с которыми организуется работа.