Общая структура документа 29.02.12.

Общая структура документа оформляется согласно ГОСТУ Р630-2003. Этот ГОСТ наз-ся Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению:

1. Состав реквизитов (30);

2. Требования к их оформлению – в каком месте должен быть реквизит и т.д.;

3. Требования к бланкам документов.

В любом документе выделяют три блока реквизитов:

1. Заголовочный блок (1/3) реквизиты с 01 -19.

2. Информационный блок. Реквизит №20 – текст документа.

3. Оформляющий блок. Реквизиты с 21 по 30.

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документа, такие графические модели или схемы построения образцов документов получили названия формуляр-образец. Это совокупность, расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документа и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

01 – Государственный герб Рос. Федерации. Помещают на бланках документов соответствии с Фед. Конституц. Законом «О Гос. гербе Рос. Федерации».

02 – Герб субъекта Рос.Федерации. Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами Рос.Федерации.

03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак о знак обслуживания это обозначения, с помощью которых товары и услуги одних юрид. или физич. лиц отличаются от однородных товаров и услуг др. юрид. или физич. лиц. Заявка на регистрацию товарного знака подается юрид. или физич. лицом в Государственное патентное ведомство Рос. Федерации. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом. Размер эмблемы не должны превышать размер площади, занимаемой на бланке реквизитом 02 – Наименование. Изображение эмблемы не заменяет реквизит 08.

04. Код организации. Указывается в соответствии с ОКПО (общерос. классификатор предприятий и организаций). ОКПО 19360200.

05. Основной госуд. регистрац. номер юрид или физич. лица. Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика ИНН, ИНН/КПП (код причины постановки на учет),проставляется с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа. Указывает на юрид. признание право на существование документа. ОКУД. Указывается в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации

08. Наименование организации. Наим. орг-ии, являющейся автором документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНООБРАЗОВАНИУ.

РОССИЙСКИЙ Государственный торгово-экономический университет»

КАЗАНСКИЙ ИНСТИТУТ ( ФИЛИАЛ)

Наименование организации сб. РФ, имеющих нац. язык печатают на двух языках (русском, нац.) – ниже или справа. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в актах, располгают ниже наименования либо за ним (наименование филиала, территориального представительства, структурного подазделения организации указывают в том случае если они явл-ся владельцами документа и располагают ниже наименования организации.

Приказ

Справка

Акт

09. Справочные данные об организации. Почтовый адрес, реквизиты для связи, телефон. факс, банковские реквизиты.

10. Наименование вида документа. Наим. должно быть на каждом, определяется составителем дока исходя из его занесения и содержания. В зависимости от названия опредл-ся форма, характер и степень обязательности реализации его содержания. Кроме писем,

 Сопроводительное письмо,

 Гарантийное письмо. Назв. дока служит целям удобства классификации в контроле и хранении документов. Исходя из названия дока устанавливается перечень необходимых для его оформления др. реквизитов. Название дока должно соответствовать компетенции орг и содержанию документируемого действия.

11. Дата документа. Датирование документа обязательно для придания ему юрид. силы. Для разных доков дата будет разной. Датой явл-ся:

1. Дата его подписания – приказ, письма, факсы, справки.

2. Дата утверждения – планы, отчеты, инструкции.

3. Дата события – акты, протоколы.

1. дата вступления распорядительных док. в силу считается доведение доков до адресата, если в самом доке не указан иной срок.

2. все служебные отметки на доке связаны с его исполнением, созданием, прохождением, исполнением датируются (соглас. доки, резолюция, визирование). Поиск. признак указыв. при оформлении юрид. точных и полных ссылок на документ.

Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в след. последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2000 г., а также оформление даты в след. последовательности: 2000.01.05. Финансово-бухгалтерских документах – словесно-цифровой способ.

12. Регист. номер документа состоит из порядкового номера. может быть дополнен символами, обозн. инф. об исполнит.; индекс дела.

Присв. док-ту в момент регистрации для его идентификации. Особенно придает доку юр. силу, подтвержд. факт состав. и отправки дока предн. для учета и контроля за исполнением дока Исп. для организации системы поиска поступления, создания или хранения дока.

Вар. 1.

№148 / 12 – 15

поряд номер доп. информ.

индекс дела, где хранится док.

№45/МФ 45 – порядковый номер дока, МФ – инициалы сотрудника

Вар. 2.

№ 46 / 1 – 5

стр. подр. номер дела в этом подразделении

Вар. 3.

№ 45/ МФ иниц. сотрудника

№17/35 17 – рег.номер орган.

Регист. номер дока состав. 2-мя или более орг. состоит из Рег. Номера дока каждый орг., проставленных через косую черту в порядке указания авторов в док. № 17/35

13. Ссылка на РН и дату дока вкл. их, на котором дается ответ.

На №____________________ от «число»

14. Место состав./издан. док. указывают, если затруднено его опр. по рекв. 08 и 09.

15. Адресат может быть организац., их структ. подраз. долж. или физич. лица. Максимю набор состоит из:

1. Наим. организации в имен.падеже.

2. Наим. стр-ого подразделения в ИП.

3. Должность, инициалы, фамилия лица в дат. падеже.

4. Почт. адрес.

Вар. 1. Док. отправляется в правит. учрежд. или пост. адресату почтовый адрес не указ-ся.

Минюст РФ

Управление систематизации законодат.

Вар. 2 ОАО «Меркурий»

Финансовый отдел

Начальнику отдела В.П.Редькину

Вар. 3 Коммерческому директору

Комбинат «Здоровье»

г-жа Л.Д.Звонаревой

почт. адрес

В состав реквизита №15 может входить почт. адрес., эл. которого указ. в последствии, утанов. правилами оказания услуг почтовой связи.

Вар.4. Физ. лицу. Лукину Л.В.

ул. Ордынка д. 32 кв. 17 Москва

119215

Док не должен содержат более 4 адресатов, при больше кол-ве составляют лист рассылки док-та.

16 – гриф утверждения документа. Это способ доп. удостоверения дока после его подписания. Санкционирует распространение дока на опр. круг организации, должностных лиц и граждан. Документ, надлежащий утверждению приобретает юрид. силу только с момента его утверждения. Доки утверждаются соответствующими органами либо должностными лицами, в компетенцию которых входит реш-е вопросов, изложенных в этих доках.

Напр.: утверждения: акты ( аудит-о харакеристики), инструкции, правила (по технике безопасности), отчеты ( о командировке), описи, положения перечни, планы и программы. Структура и штатная численность, расписание. Каждая организация с учетом своей специфики должна разрабатывать индив. перечень доков, подлежащих утверждению. Утвер. проводится посредством проставления грифа или издания соответствующего распорядительного дока. Оба способа имеют одинак. юрид. силу.

1). Утверждение производятся конкрет. юрид. лицом.

УТВЕРЖДАЮ

Директор

________ И.О. Фамилия

05 марта 2012 г.

2) Док. утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом.

УТВЕРЖДЕН

решением общего

собрания акционеров

от 15.09.2011 №.__

3) Издание распорядительного дока утверждающего другой док необходимо в тех случаях, когда в нем указывают срок ведения в действие утверждаемого дока, должностное лица за выполнение опр. ф-ий и др. связанные с утверждением документа в поручение. Если утверждающий документ изд. вместе то он оформляется как приложение.

УТВЕРЖДЕНО

приказом ректора РГТЭУ

от 25 сентября 2012 г.

№ 345.

(фирменный блок организации 3, 4, 5, 6, 8-13)

17. Резолюция. Оформляется на доке соответствующим должностным лицом и включает: 1)фамилии, инициалы исполнителей; 2) содержание поручений; 3) срок исполнения; 4) подпись; 5) дата.

Орлову В.П.

Миронову Т.Н.

Прошу подготовить текст

договора на оказание

консультационных услуг

с фирмой «Зенит» к 30 мая 2011 г.

__________

19.02.2011

Особенности:

1. допускается оформление на отдельном листе;

2. обязат. адресность

3. четкое определение содержания управленческих действий;

4. исчерпывающее содержание поручения.

18. Заголовок к тексту документа. Заголовок – это краткое содержание дока, позволяющее:

1. экономить время при рассмотрении дока;

2. облегчает послед. поиск и прохождение дока.

Особенности:

1. Если в тексте указано действие, то о чем. Пример: «Об обжаловании решения….»

2. Если в тексте указан предмет регулирования, то заголовок также отвечает на вопрос О чем. «О наличии и движении кадров».

3. Если в тексте регламентируется деятельность должностного лица, структурного подразделения или организации, то в заголовке должны быть указаны это должностное лицо, подразделение, организация. Пример:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Юрисконсульту

Устав

АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА.

Если документ содержит перечисление каких-либо сведений и указание признака, по которому они выделены, то в заголовке должны содержаться обобщенные наименования этих сведений и указание признаков, по которому они выделены.

Пример.

ПЕРЕЧЕНЬ

Предприятий и организаций клиентов банка

Заголовки к докам, созданным для учета, анализа, регистрации др. подобных действий, которые хотя они и не указываются в тексте, но влияют на подбор и расположение сведений, должны содержать указания действия и его объекта.

КНИГА

Регистрации актов инвентаризации имущества.

ПРИКАЗ

О поощрении

Правила, устав, список, реестр и др. доки требуют след. заголовков:

ПРАВИЛА

Оформления документа

ИНСТРУКЦИЯ

По эксплуатации

Если содержание текста включает ряд вопросов, заголовок должен быть обобщенным, например «О мерах….»

Заголовки не составляются на телеграммах, телефонограммах, извещениях и на доках, текст который печатается форма А5.

Отметка о контроле за исполнением документов обозначается либо большой буквой, либо пишется слово «Контроль», либо штамп, это означает, что док взят на контроль.

20. Текст дока. Это выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий для ускорения документооборота, т.е. рассмотрения, исполнения, контроля. Док целесообразно составлять по одному вопросу.

Содержание текста во многом опр-ся видом дока. Однако в практике сложились общие требования, которые применимы текстам большинства документов.

1. Краткость изложения, тексты писем, факсов не должны быть более 1 стр. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений на простые, исключением повторений и излишних подробностей.

2. Формулировки служ.доков должны быть точными, безупречными в юрид. отношении, не допускающих двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении.

3. Тон служебных доков должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным, рекомендуется избегать категоричных предложений в письмах, факсах.

4. Следует смысловые части текста делить на абзацы.

Тексты большинства доков управления состоят из 2 частей:

1. Вводная. Содержатся основания или мотивы составления дока.

2. Основная. Выводы, предложения, просьбы, решения.

Пример: В приказе по личному составу текст содержит только основную часть без вводной.

Докладные записки содержат выводы.

Если основанием составления дока явл-ся др. док в тексте создаваемого дока на него делается ссылка с указанием названия дока, даты и номера. Например: в соответствии с распоряжением администрации Вахитовского района г. Казани от 14 марта 2011 г. №121-Р «Об изменении арендной платы…» необходимо произвести перерасчет за последний месяц. Текст дока может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста, либо путем комбинации этих форм.

1. Текст в виде анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.

2. Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы очень часто используются в плановых, отчетных доках.

3. Связный текст может быть составлен произвольно, либо на основе трафарета.

28.03.2012

В распределит. доках исп-ся след. формы изложения текста:

1. А приказах, распоряжениях, заявлениях, Приказываю, предлагаю,

доклад. и объясн. мы пишем 1 лицо, ед число: обязываю, прошу

2. Решения, протоколы Решило, постановило

3. Решили, постановили, предлагаем

4. Контроль за исполнением возложить… Утвердить предложенную смету

В приказах, распоряжениях, заявлениях, Приказываю, предлагаю, обязываю, доклад. и объясн. мы пишем 1 лицо, ед число:	Приказываю, предлагаю, обязываю, прошу
Решения, протоколы

В текстах доков допускается применение отглагольных сущ-ых. Пример: После установления…, Согласно договоренности, по окончании работ, в связи с расширением производства. (УСОРД – в помощь). Широкое распространение в доках получило использование сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем дока и ускоряет процесс принятия информации. 2012 г. и г. или г-ну, г-же. Посмотреть в учебнике сокращения.

Язык деловой переписки должен обладать след. чертами: нейтральность, надличностный характер изложения, унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов. Сужение диапозона использования речевых средств, повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках доков.

21. Реквизит - Отметка о наличии приложения. Доки приложения могут быть трех видов:

1. утверждаемые или вводимые в действие соответ-им доком (приложение к прав. актам)

2. поясняющее содержание др. дока

3. направляемые с адресатом

1 вариант. В нормативных актах и доках, в содержании которых дополняется или поясняется приложениями сведения о наличия приложений указываются в тексте. Пример. Утвердить инструкцию по учету и хранению доков (Приложение 1).На самом доке приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным доком и придающая ему юрид. силу. А также включающая наименование нормативного акта, его номер.

2 вариант. Если документ – приложение направляется адресату с сопроводительным письмом, то сведения о приложении указывают после текста по след. форме.

Приложение: Проект инструкции по ДОУ на 48 листах в одном экземпляре.

3 вариант. Если доки-приложения перечислены в тексте, то их названия второй раз не указывают.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

В сброшюрованном приложении не указывают число листов.

4 вариант. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, кол-во листов. При наличии нескольких приложений – нумеруют.

Приложение:

1. Положение об управлении регионального кредитованиия на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления доков управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

5 вар. В приложении к распределит доку в правом верхнем углу делают отметку, соединяющую ее с основным доком.

Приложение

к приказу директора

6 вариант. Если к доку прилагают др. док, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют след. образом.

Приложение: письмо Росархива от 14.11.11 №02-5/234 к приказу к нему, всего на 30 л.

7 вариант. Если приложение направляют не во все указанные адреса

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

22 реквизит – подпись. Подпись – реквизит, удост-ий реквизит и подтверждающий ответственность подписавшего должностного лица за все, что там изложено.

Особенности подписи.

1. Документ подписывают руководящие работники организации или др. должностные лица в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодат-ым или иными правовыми актами.

2. На всех уровнях управления, во всех организациях и их подразделениях действующих на основе единоначалия документы как правило имеют одну подпись руководителя организации или руководителя структурного подразделения в соответствии с приказом о распределении обязанностей.

3. Документы информационного справочного или аналитического характера (доклады, докл. записки, справки) могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

4. Две подписи проставляются на доках, принятыми коллегиальными органами.

5. Две подписи или более проставляют на доках, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц:

 финансовые доки;

доки проверок и ревизий;

доки, составленные несколькими организациями

6. Подписывается как правило первый экз. дока. В состав подписи входит: 1. Обозначение должностного лица, подписавшего документ

а) полное, если документ оформлен не на бланке

б) сокращенное, на доках, оформленных на бланках организации.

2. подпись

3. расшифровка подписи ____________ Л.Р. Гатауллина

Гл. бухгалтер

__________________

Л.Р. Гатауллина

Если доки должны подписывать несколько лиц, имеющих равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Начальник юрид. отдела, управляющий делами.

Начальник юрид. отдела Управляющий делами

___________________ _________________

Р.А. Соколов Р.Д. Кузнецов

В доках, составленных комиссией, указывают не должности лиц составивших документ, В комиссии есть председатель, члены комиссии.

Председатель комиссии _______ И.Р. Онегин

Члены комиссии _______ О.Д. Федоров

_______ Е.Л. Кузнецов

Запрещается подписание дока др. должностным лицом вместо лица, указанного в доке. Док может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При оформлении дока на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указ-ся. Если док исходит от нескольких организация, то он печатается не на бланке и имеет соответ. число подписей, которые располагаются на одном уровне. В наименовании должностей включаются и наименования организаций авторов этих доков.

23– гриф согласования дока. Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта дока с точки зрения: 1. Оптимальности намеченных решений. 2. действующего законодательства, 3. в соответствии с прав. актом

Согласование может быть внутр. и внешним. Внутреннее согласование проводится с разл. подразделениями, службами, долж. лицами. Внешнее - с подведомственными и неподведомственными органами.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

правления страховой

компании «Поле чудес»

от 29.03.2011 №12.

Согласование проводится должностным лицом.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического

отдела

_______ Л.Р Павлов

02.01.2011

Согласование проводится соответствующим доком.

СОГЛАСОВАНО

Письмо Роспожарнадзора

06..7.2012 14-7/215.

При оформлении листа согласования на доке должна быть сделана отметка: лист согласования прилагается. И в этом случае мы его прикладываем. Гриф согл-я проставляется на первом экземпляре проекта дока ниже подписи слева направо.

24 – визы согласования дока. Визирование – это внутр. согласование проекта дока, которое проводится в след. последовательности.

1.Исполнитель в подтверждении его качества.

2.Представители общ-ых организаций (при необходимости)

3.Ответственные лица финансовых и экономических служб.

4.Заместитель руководителя фирмы курирующий данный вопрос.

5.Гл.Бухгалтер (при необходимости)

6.Юристы.

7.Служба ДО.

1 вариант. (сокращенный)

Личная подпись визирующего, дата визирования.

____________ 03.05.2011

2 вариант.

Начальник отдела маркетинга

_______ М.А. Каюмов

10.09.2011

Отказ долж. лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается пред визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме.

Замечания прилагаются

Начальник отдела маркетинга

_______ М.А. Каюмов

10.09.2011

Для дока, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника дока.

Для дока, подлинник которого отправляется из организации, виза проставляется в нижней части лицевой стороны копии отправляемого дока.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

25 – печать. На документах, требующих дополнительного удостоверения подписи, ставится оттиск к печати.

Госуд. организации Негосуд. организации

1)гербовая печать печать организации

2)простая

Гербовая печать ставится на доках, удостоверяющих юрид. права организаций и отд. лиц, т.е. там, где воспроизведение гербовой печати спец-но предусматривается нормативным актом.

1.Акты сдачи приемки, списания.

2.Балансы и др. формы отчетности.

3.Банковские платежные поручения (чековая книжка)

4.Гарантийные письма и доверенности.

5.Договоры ( контракты)

6.Труд.книжки, удостоверения, уставы (положения об организации)

Простая печать ставится на:

1.Выписке из доков фирмы и их копии направляемые в др. организации.

2.Справки, подтверждающие труд. деятельность граждан, пропуски.

Каждая организация на основании действующего законодательства и др. нормативных доков разрабатывает собственный перечень доков, на которой ставится печать. Этот перечень включается в инструкцию по ДОУ.

Оттиск к печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписывающего документ или его подписи и позволял прочитать их и надписи на оттиске к печати. Место печати и лицо, ответственное за его хранение опр-ся руководством организации и оформляется приказом. Во всех случаях ответственность за надлежащее хранение и использование печати нечет руководитель организации.

26 реквизит – отметка о заверении копии документа. Организация выдает по заявлению граждан, по запросам др. организаций и по другим причинам копии разл. доков, которые первоначально были составлены в данной орг-ии в отд. случаях орг-ии, также выдают копии имеющихся у них доков др. организаций. Если по месту создания документа получить их затруднительно или невозможно орг-ии обязаны также заверить верность копии доков, необхожимых для предоставления гражданами разл. орг-ий. Копии доков дб заверены подписью руководителя орг-ии либо уполномоченного долж. лица.

Верно.

Инспектор отдела кадров _______________ С.Т. Крылов

04.05.2012

При выдаче копии за пределы орг-ии на ней проставляется печать и делается отметка о нахождении подлинника документа (номер дела и номера листов). Допускается заверять копию документа печптью, определяемой по усмотрению орг-ии.

27 реквизит – отметка об исполнителе. Вкл-ет инициалы и фамидию исполнителя документа и номер его телефона. Например:

П.Л. Лавров

27 -78-09

28 – отметка об исполнении документа и напрвления его в дело. Этот реквизит свид-ет о том, что все поставленные в доке вопросы решены. Вкл-ет:

1.Ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении.

2.Если документа нет, то дб указаны краткие исполнения

3.Дб слова «В Дело», номер дела, в котором будут храниться доки.

Пример:

№1. Если направлен ответ, то документу копия ответа.

В дело 10-07 07.09.201________

Исполнитель оформивший отметку несет ответственност за ее достоверность Этот реквизит завершает прохождение документа.

№2. О других формах исполнения на доке исполнитель делает отметку, которая имеет юридическое значение.

Вопрос решен по телефону с начальником планового отдела Никифоровым Т.Л. 09.03.2012 __________

Дано устное разъяснение зав. канцелярией Марковой С.В. 09.06.2012 _________

№3. Включено в отчет «наименование» 07.04.2012 __________

29 – отметка о поступлении документа в орг-ию.

Содержит поряд. номер и дату поступления документа при необходимости могут показаны часы и минуты. Допускается проставлять в виде штампа.

30 – идентификатор электронной копии документа. Является отметка (колонтикул) проставляемое на каждой строке документа и содержащее наименование файла на машинном носителе.

12.04.2012