Основные документы управления. Правила составления и оформления.

Чтобы док отвечал своему назначению, он дб составлен в соотв-ей форме, принятой для данной категории доков. От полноты и качества оформления зависит доказательная (юрид) или доказательств.

Схемы оформления для большинства организационно-распорядительных доков достаточно типичны и строятся по формуляру-образцу.

Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличия лишь в заголовочных частях во внешних и внутренних документах. Во внешних обяз-но указ-ся юридический адрес, во внутр. – не указ-ся.

Различия касаются в большей части формы изложения и структуры текста.

Организационные доки:

1.Нормативно-распорядительные доки: Законы, указы, постановления и др. прав. акты, которые регулируют вопросы собственности развития трудовых отношений и прочее. Эти доки играют огромную роль в хоз-ой деятельности орг-ии, т.к. без их учета нельзя правильно сформулировать и принять уставные и др. внутренние доки.

2. Организационные доки самого пред-ия.

Внутренняя деятельность пред-ия регулируется его Уставом или положением структурой и штатной численностью, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, контрактами, хоз-ыми договорами, соглашениями.

Большинство перечисленных доков оформляется в соот-ии с требованиями Унифицированной системы орган-распоряд. доков (УСОРД).

Примерное содержание Устава или Положения б орг-ии

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ – правовой статус, подчиненность, порядок назначения и освобождения руководителя, его квалификац. требования и нормативные дкои, которые рег-ют деятельность пред-ия.

2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ – целевые установки и направления их реализации с помощью главных и доп. направлений деятельности.

3.ФУНКЦИИ – конкретные виды фин-хоз-ой деятельности с учетом особенности орг-ии.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ – указывают права, связанные с выполнением обязанностей по отн-ию к главному пред-ию,др. организациям, структурным подразделениям.

5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ – указ-ся виды и формы ответственности за невыполнение или не подлежащее выполнению обязанностей за упущенную коммерческую выгоду и не использование имеющихся прав.

6.ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ – приписывает служебные и хозяйственные взаимоотношения, особенности установления договорных связей с др. организациями

7.ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВО – виды и характер используемых средств и имущества, их принадлежность, особенности эксплуатации, распределения прибыли

8.ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ – особенности организации и оплаты труда.

9.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ – порядок деятельности, орг-ия контроля, проверок, ревизий, реорганизация и ликвидация.

2.Распорядительные документы – это нормативный док, издаваемый директором пред-ия для решения каких-либо задач. Приказы по финансированию и др. произ-м вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности выполняют ф-ию офиц-но письменного свидетельства распорядительной деятельности организации и подлежит постоянному хранению. Для составления приказа необходимо:

1.Основания для его издания (акт, докл. записка, личное заявление, организ-распоряд. док вышестоящих лиц);

2.Краткая, но правильная формулировка;

3.Ссылки на действующее законодательство (при необх-сти);

Подготовка приказа вкл-ет след. стадии:

1.Изучение существа вопроса и сбор необх. сведений;

2.Подготовка проекта приказа;

3.Согласование проекта либо визирование;

4.Подписание руководителя.

Проекты приказов готовятся спец. предприятиями по поручению руководителя.

Текст приказа состоит из 2 частей:

1. Констатирующей – основание для издания приказа;

2. Распорядительной – начинается словами

ПРИКАЗЫВАЮ

кому – указ-ют конкретного исполнителя, стр-ое подразделение

«что сделать?»

«срок исполнения» - до какого числа

Если поручения постоянные, то срок исполнения в доке может отсутствовать. Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько и в последнем пункте указ-ют ответственное лицо или структурное подразделение.

Должностная инструкция – организационно-правовой документ, в котором отр-ся права обязанности сотрудника при осуществлении им опр. деятельности. Состоит из:

1.Общие положения.

2.Основные задачи и ф-ии.

3.Обязанности.

4.Ответственность.

5.Права.

6.Взаимосвязь.

ДИ разрабатывается:

1.Руководитель структурного подразделения;

2.Кадровая служба;

3.Специалист по работе с персоналом.

ДИ дб утверждена поставлена печать, подпись руководителя.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях. Протоколы документируют д-сть постоянно действующих, а также временных коллегиальных органов управления.

Коллегиальные органы управления:

1. Постоянно действующие - коллегии, советы, собрания акционеров, советы директоров.

2. Временные - семинары, конференции, совещания.

Предшествует подготов. работа. Для участников готовится и раздается информационный материал по вопросам повестки дня. Протокол ведет во время заседания секретарь. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Протокол составляется на внутреннем бланке (общем). Указ-ся реквизиты:

10, 11,

Вводная часть - указывают кто явл-ся председателем и секретарем.

Председатель - П.Л. Юсупова

Секретарь - О.Д. Гараев

Присутствовали: в алфавитном порядке до 10 чел.

Повестка дня:

1.

2.

3.

Основная часть протоколов состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

По след схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ФИО -

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1

1.2

2. СЛУШАЛИ:

ФИО -

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1

2.2

Председатель _______________ И.Д. Гараев

Секретарь _______________ Л.П. Сабитова

Если в ходе выступления или обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. ( в "ВЫСТУПИЛИ"). Записи делаются в краткой лаконичной форме. Постановление указ-ся в протоколе полностью, т.к. явл-ся наиболее важной его частью. К протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты.

В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, ФИО тех, кто участвовал в обсуждении и принятые коллективные решения. Однако по усмотрению председателя особое мнение или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.

Протокол относится к числу важных доков предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Информационно - справочные доки:

Передача от одн. адресата др. или фиксация инфор. сведений

Инф.-спрв. доки служат средством связи:

1. Внутр. коммуникац. связи: докладные, служебные, объяснительные записки, акты, внутр. информационный корпоративный портал;

2. Внеш. ком связь со сторонними организациями: письма, телеграмма, телефонограмма.

Акт - это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий какие-либо акты или события. Составляются комиссией. Пост. действующие и временные. Если акт это внутр. док фирмы, то он составляется на общем бланке, если акт явл-ся внешним доком - должен содержать юридический адрес (фирменный бланк). Во вводной части акта указ-ся основание его составления: ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, действия, события. Указ-ся состав комиссии, могут быть приглашены присутствующие. Может иметь заголовок.

В осн. части излагают цели, задачи, и существо проведенной работы, ее результаты, т.е. выводы, предложения, заключения. В кц текста могут быть указаны сведения о кол-ве экземпляров и о месте их нахождения. Подписывает акт председатель и члены комиссии. Для ряда актов по финанс. вопросам необх-о утверждение руководителя и заверение печатью, после чего они приобретают юрид. силу.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия (реже вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Док. записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность. Д. каких-либо фактах, событиях, которые содержат предложение составления по излагаемому вопросу. Реквизиты 08, 11, 14, 15, 18, 17,20

В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом для написания докл. записки.

Вторая или основная часть д.з. содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Подписывает тот, кто составил (22).

Во внешние докл. записки добав. 09, 12, подписывает руководитель, датой является дата подписания. Докл. записки касаются основной деятельности организации, хранятся более 5 лет.

Д/з может побудить руководителя к принятию опр. управленческого решения. Д/з могут носить и информационный характер. Такие записки содержат инф-ию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные д/з сообщают о выполнении работ, указаний.

Таким образом, д/з обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.

Служебные записки. В отличие от докладных, обеспечивают связь на гориз. уровне, т.е. составляются работником или структурным подразделением на другое подразделение, составляется руководителем подразделения на имя специалиста или руководителя другого подразделения. Они составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения, т.е. с/з – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Обычно они содержат просьбу или предложение.

реквизит 08, 15, 17,18, 20. В первой части докладной записки излагаются факты или события, сослужившие поводом к написания докладной записки. Вторая часть - должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Подписывает докладную записку составитель.

К внешним добавляем 09 и 12, подписывает руководитель. Датой докладной записки явл-ся дата ее подписания. Докладные записки по основной д-сти организации хранятся 5 лет. Докл.записка может побудить руководство к принятию определенного управленческого решения. Может носить информ. характер. Такие записки содержат о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, работ, планов.

Вывод, таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.

Служебные записки, в отличие от докладных, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения. Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного организационного и хозяйственного обеспечения, т.е. служебные записки это переписка между структурными подразделениями. Обычно они содержат просьбу или предложение.

Деловая переписка - это неотъемлемое средство связи с другими внешними предприятиями и организациями. В переписке выделяют два вида документов - письма, факсы. Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. По содержанию и названию письма могут быть:

1) инструкционные,

2)гарантийные,

3)информационные,

4) рекламные,

5)коммерческие,

6) рекламационные,

7) письма-запросы,

8) письма-извещения,

9) ответы.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным. Факты и события должны представляться объективно. Все стороны излагаемых вопросов должны освещаться достаточной полнотой, кратко и ясно. Во вводной части указываются причины вызвавшие составления письма, сопровождаемые ссылками на факты и даты, документы.

Пример: В связи с тем, что при получении груза на станции Лагерная 26 января 2012 года по накладной №238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытия ящиков и проверки содержимого с участием представителя…… была установлена недостача: 10 шт. изделий на сумму 35000 рублей (коммерческий акт от 26.01.12 №247).

Во второй части письма формулируется его основная цель. (Предложение, отказ, просьба, гарантия)

На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.

Д/з 1. характеристика писем. 2. Правила составления делового письма. 3.Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами. 4.Коммерческий акт.

26.04.12

Письма

1. Коммерческие – оферта, письмо-запрос, рекламация;

2. Некоммерческие – благодарственное письмо, гарантийное, инф-ое, напоминание, подтверждение, поздравление, приглашение, просьба, соболезнование, сопроводительное письма.

По функциональному признаку письма делятся:

1. Письма-ответы;

2. Обычные письма.

По композиционному признаку:

1. Одноаспектные;

2. Многоаспектные.

По структуре выделяют:

1. Регламентированные;

2. нерегламентированные.

По форме отправления:

1. Конвертные;

2. Электронные;

3. Факсовые.

Американский: February 15^th, 2012

Британский: 15 Feb,2012

4.Составляется:

1. Несоответствие наименования, массы, багажа, в указанном в перевозочном доке.

2. Повреждение груза, багажа;

3. Обнаружение груза без документа;

4. возвращение перевозку похищенного груза;

5. Передача перевозчикам груза на ж/д путь необщего пользования в течение 24 часов после оформления доков о выдаче груза составляется в трех экз-ах.

Справки – док, содержащий события. Может быть 2 видов:

1. Справки с инф-ей о фактах и событиях служебного характера – составляются по запросу и представления в опр. установл. сроки. Может быть внешними и внутренними.

Внутр. – обычный бланк. Внешние – офиц. бланк.

2. Справки, которые выдают заинтересованным лицам.

Справки должны объективно отражать положение дел, поэтому ее сост-е требует тщательно проверки, анализа данных. Сост-ся в 2 экз-ах: Если в справке содержатся сведения финансового характера, то там должна быть подпись руков., гл. бухг. и печать.

Телефонограмма – док по оперативным вопросам, передаваемый по тел. и записываемый получателем. Реквизиты:

1. Назв. орг-ии (08);

2. назв. вида документа (10);

3. Дата и время приема (передачи) инф-ии;

4. Адресат (15);

5. Текст;

6. Подпись;

7. указание должностей и ФИО лиц, принявших, передававших телефонограмму.

8. номера тел., которые передали и получили.

ООО «Возрождение» Директору ОАО «Логос

ТЕЛФОНОГРАММА г-ну П.Л. Сминому

06.09.2012 т. 345-66-55

Совещания переносятся в гостиницу «Славянская» (конференц-зал), время проведения – 15 сентября 2012 года. Регистрация участников в 10:00.

Генеральный директор

_________ Л.Р. Гатауллина

Передала Приняла

референт Л.О. Гатауллина секретарь

05.09.2012 Т.Л. Тимошенко

В случае необходимости персонального обращения с просьбами, руководителю орг-ии или гос. учреждениях сост-ся доки оисного характера.

Текст определяется автором, но название, подпись, дата, адрес должны быть в любом случае.

Заявление - это документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованной должностному лицу или организации.

Должны быть: название документа, дата, 15 - адресат, текст - 20, подпись.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характер, а также трудовой д-сти, предоставляемый при трудоустройстве.

Реквизиты: название, дата, почтовый адрес, инициалы полностью, текст, подпись. Указываем персональные данные, цель трудоустройства, образование - перечисление в обратной хронологической последовательности, опыт работы - характер работы, доп. информация ( владение иностр. языками, навыки, имеющие отношение к работе), рекомендации с фамилиями и телефонами. Дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. Название документа, текст, подпись, дата.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-ибо материальных ценностей. 10, 11, 20, 22.

Текст включает:

1. Должности, ФИО лиц получивших/выдавших что-либо.

2. Перечень полученного с указанием полученного и стоимости (цифрами, в скобках - прописью и большой буквой).

3. Подпись давшего расписку.

Доверенность - документ, предоставляющий право доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. По своему назначению доверенность явл-ся документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.

2 разновидности:

официальные - выдается предприятием представителю организации на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации

личные - выданная физич. лицом другому физ.лицу.

Реквизиты: 08 - название организации, 09 - справочные данные, 10, 11, 12, 20, 22, печать.

Текст:

1. Должность и паспортные данные доверенного лица.

2. Организация, в которой проводится действие.

3. Вид действий.

4. Образец подписи лица, получившего доверенность.

5. Срок действия доверенности.

Личная доверенность выдается от лица доверителя на получение з/п и других выплат связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, корреспонденций.

Реквизиты: 10, 11, 20 - текст - с указанием доверителя, доверенного лица и вида действия по доверенности, паспортные данные, подпись и расшифровка подписи доверителя, подпись должностного лица, доверившего доверенность, печать организации (работают, учатся). Если срок действия не указан - сохраняет силу в течение года, считается недействительной, если нет даты. Доверенности хранятся три года.

Документы по личному составу