Основи конструювання запиту

Основні принципи конструювання запиту закладені в техніці конструювання запиту на вибірку. Запит на вибірку дозволяє досить просто вибрати дані з однієї або декількох взаємозалежних таблиць. Результати виконання запиту відображаються у вигляді таблиці, що існувала до її закриття. Записи цієї таблиці формуються на основі поширених і запиті умов відбору записів у вихідних таблицях і зв'язків між цими таблицями, наявними в схемі даних запиту. Поля, що включаються до запису результату, вказуються користувачем у бланку запиту.  Таблиця з результатами запиту може застосовуватися при подальшій обробці даних. У запиті на вибірку можуть використовуватися не тільки таблиці бази даних, але й раніше створені запити (таблиці, є результатом їх виконання). При цьому немає необхідності зберігати таблиці, одержувані в результаті виконання раніше створених запитів.  Безпосереднє використання у запиті іншого запиту неможливо. У цьому випадку включається запит треба перетворити в запит на створення таблиці. Цей запит відрізняється від запиту на вибірку тільки збереженням результату запиту як нової таблиці бази даних. Ця таблиця далі може використовуватися в іншому запиті.  Результати виконання запиту виводяться в режимі таблиці. Вікно запиту в режимі таблиці аналогічно вікна перегляду таблиці бази даних.  Розробка запиту проводиться в режимі Конструктора запитів. 

Вікно запиту

Для створення запиту у вікні бази даних треба відкрити вкладку Запит і натиснути кнопку Створити. У діалоговому вікні Новий запит вибрати Конструктор.  У вікні Додавання таблиці вибрати використовувані в запиті таблиці та натиснути кнопку Додати. Потім кнопкою Закрити вийти з вікна Додавання таблиці.  У результаті з'явиться вікно Конструктора запитів - <ім'я запиту>: запит на вибірку.  Вікно Конструктора запитів розділене на дві панелі:  Верхня панель містить схему даних запиту, яка включає вибрані для даного запиту таблиці. Таблиці представлені списками полів. Схема даних відображає зв'язки між таблицями, наявні в схемі даних бази, і зв'язки об'єднання, які встановлює Access, якщо таблиці мають поля з однаковими іменами і типами даних. Крім того, користувач сам може встановити потрібні зв'язки (об'єднання), перетягнувши задіяні у зв'язку поля з одного списку полів в іншій.  Нижня панель є бланком запиту за зразком, який потрібно заповнити. Кожен стовпець бланка відноситься до одного поля, з яким потрібно працювати в запиті. Поля можуть використовуватися для включення їх в результат виконання запиту, для завдання сортування за ним і для завдання умов відбору записів.  При заповненні бланка запиту необхідно: в рядок Поле включити імена полів, використовуваних у запиті, у рядку Вивід на екран відзначити поля, які повинні бути включені в результуючу таблицю, у рядку Умова відбору задати умови відбору записів, у рядку Сортування вибрати порядок сортування записів результату .  Кожен стовпець бланка запиту відповідає одному з полів таблиць. Крім того, тут може розміщуватися обчислюване поле, значення якого обчислюється на основі значень інших полів, або підсумкове поле, яке використовує одну із вбудованих групових функцій Access. Для включення потрібних полів з таблиць у відповідні стовпці запиту досить перетягнути потрібне поле зі списку полів таблиці в схемі даних запиту в перший рядок бланка запиту.