Безпосередній введення даних у таблицю

Безпосередній введення даних у таблицю здійснюється в режимі таблиці. Для переходу в цей режим з вікна бази даних треба вибрати таблицю і натиснути кнопку Відкрити. У відкриту таблицю можна вводити нові записи, заповнюючи значеннями поля.  При заповненні таблиць, для зв'язків між якими не визначені параметри цілісності, лише від користувача залежить забезпечення коректності введеної інформації. При одно-багатозначних відносинах таблиць та введення записів у підпорядковану таблицю необхідно відслідковувати наявність записів з вводяться значеннями ключових полів в головній таблиці. При зміні (видаленні) ключових полів в записах головної таблиці необхідно змінювати (видаляти) пов'язані з ними записи в підлеглих таблицях.  Після введення значення в клітинку поля і спробі перейти до іншої клітинки Access перевіряє, чи є введені дані допустимими для цього поля. Якщо введено значення, не відповідає типу даних поля, Access намагається перетворити його в правильний тип даних.  Для зручності роботи з таблицею можна змінити її уявлення на екрані - макет. При цьому можна змінювати ширину стовпця, висоту рядка, шрифт даних таблиці, колір тексту, ліній сітки і фону, оформлення. 

Використання даних типу «Поле об'єкту ole»

У таблиці КАФЕДРА розглянутої бази даних передбачено поле ФОТО, яке повинно містити фотографію завідувача, що зберігається у форматі графічного редактора Paint в файлі з розширенням BMP. Тип даних такого поля повинен бути заданий при визначенні структури таблиці як Поле об'єкта OLE. Розміщення цього об'єкта в поле відбувається на етапі заповнення полів таблиці. Для відображення об'єкта OLE необхідно створити у формі або звіті елемент управління - пов'язану рамку об'єкта.  Впроваджений об'єкт зберігається у файлі бази даних і завжди є доступним. Зв'язаний об'єкт зберігається у файлі об'єкта. Файл об'єкта можна оновлювати незалежно від бази даних.  Для розміщення об'єкта OLE в поле необхідно в режимі таблиці встановити курсор на цьому полі і виконати команду Вставка | Об'єкт. У вікні Вставка об'єкта треба виконати дії з пошуку і вибору файлу з фотографією. 

Схема даних в Access

Схема даних є не тільки графічним чином бази даних, але використовується Access в процесі роботи з базою даних. Створення схеми даних дозволяє спростити конструювання багатотабличних форм, запитів і звітів, а також забезпечити підтримку цілісності взаємозв'язаних даних при коригуванні таблиць.  Взаємозв'язки таблиць. Схема даних задає структуру бази даних. У ній визначаються і запам'ятовуються зв'язку між таблицями. Схема даних бази графічно відображається в своєму вікні, де таблиці представлені списками полів, а зв'язки - лініями між полями різних таблиць. Схема даних орієнтована на роботу з таблицями, що відповідають вимогам нормалізації, між якими можуть бути встановлені одне-багатозначні (1: М) або одна-однозначні (1:1) зв'язку із забезпеченням цілісності бази даних. Тому схема даних будується відповідно до інформаційно-логічною моделлю.  При побудові схеми даних Access автоматично визначає по вибраному полю зв'язку тип зв'язку між таблицями. Якщо поле, по якому потрібно встановити зв'язок, є унікальним ключем як в головній таблиці, так і в підпорядкованій, Access встановлює зв'язок один-до-одного. Якщо поле зв'язку є унікальним ключем в головній таблиці, а у підпорядкованій таблиці є не ключовим або входить у складений ключ, Access встановлює зв'язок один-до-багатьох від головної таблиці до підлеглої.  Зв'язки-об'єднання. При виборі в якості поля зв'язку в головній таблиці не ключового поля Access повідомляє, що тип ставлення не може бути визначений.  У цьому випадку між таблицями можливе встановлення тільки зв'язки-об'єднання. Зв'язок-об'єднання забезпечує об'єднання записів двох таблиць, що мають однакові значення в полі зв'язку. Причому проводиться об'єднання кожного запису з однієї таблиці з кожним записом з іншої таблиці за умови рівності значень у полі зв'язку. Результатом об'єднання записів, який визначається вибором одного з трьох способів, може бути:  • об'єднання тільки тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються;  • об'єднання тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються, а також об'єднання всіх записів з першої таблиці (для яких немає пов'язаних в другій) з порожньою записом другої таблиці;  • об'єднання тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються, а також об'єднання всіх записів із другої таблиці, для яких немає пов'язаних в першій, з порожньою записом першої таблиці.  Забезпечення цілісності даних. Для зв'язків типу 1:1 та 1: М можна задати параметр забезпечення цілісності даних. Забезпечення цілісності даних означає виконання для взаємозалежних таблиць перерахованих нижче умов коригування бази даних:  • у підпорядковану таблицю не може бути додано запис з неіснуючим в головній таблиці значенням ключа зв'язку;  • в головній таблиці можна видалити запис, якщо не видалені пов'язані з нею записи в підлеглій таблиці;  • зміна значень ключа зв'язку головної таблиці повинно приводити до зміни відповідних значень в записах підпорядкованої таблиці.  При спробі користувача порушити ці умови в операціях оновлення або видалення даних у зв'язаних таблицях Access не допускає виконання операції.  Встановлення між двома таблицями зв'язку типу 1: М або 1:1 і завдання для неї параметрів цілісності даних можливо тільки за таких умов:  • зв'язуються поля мають однаковий тип даних, причому імена полів можуть бути різними;  • обидві таблиці зберігаються в одній базі даних Access;  • головна таблиця зв'язується з підлеглою по первинному простим або складеним ключа (або унікальному індексом) головної таблиці.  Примітка. Access не дозволяє створювати зв'язків з параметрами цілісності в схемі даних, якщо раніше введені в таблиці дані не відповідають вимогам цілісності.  Якщо для вибраної зв'язку забезпечується підтримку цілісності, можна задати режим каскадного оновлення та видалення пов'язаних записів. У режимі каскадного оновлення пов'язаних записів при зміні значення в полі зв'язку головної таблиці Access автоматично змінить значення у відповідному полі у підпорядкованих записах. У режимі каскадного видалення пов'язаних записів при видаленні запису з головної таблиці Access виконує каскадне видалення підлеглих записів на всіх рівнях. 

Створення схеми даних починається у вікні бази даних з виконання команди Сервіс | Схема даних або натискання відповідної кнопки. Після цього можна вибрати таблиці, що включаються в схему даних, і приступити до визначення зв'язків між ними. Встановлюючи зв'язку між парою таблиць в схемі даних, треба виділити в головній таблиці унікальне ключове поле, по якому встановлюється зв'язок, і протягнути курсор миші у відповідне поле підпорядкованої таблиці.  Оскільки схема будується для нормалізованої бази даних, у відчиненому вікні Зв'язки автоматично встановиться тип ставлення один-до-багатьох. Для такого зв'язку можна задати параметр Забезпечення цілісності даних, а потім встановити прапорці Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних записів.  3.3 Завантаження, перегляд і корегування БД  Access надає широкі можливості по конструюванню графічного інтерфейсу користувача для роботи з базою даних. Одним з найважливіших інструментів роботи є форми вводу / виводу, які дозволяють здійснювати початкову завантаження записів у таблиці бази даних, виконувати їх перегляд, а також проводити коректування даних - додавати і видаляти записи, змінювати значення в полях.  Технологія створення цілісної бази, у якій між таблицями встановлені зв'язки, передбачає впорядкування завантаження взаємозалежних таблиць при забезпеченні користувача зручним інтерфейсом. За наявності схеми даних Access, що складається з пов'язаних одно-багатозначними відносинами нормалізованих таблиць, можуть бути створені екранні форми, які забезпечують коректний введення взаємопов'язаних даних. Такі форми, як правило, в значній мірі відповідають формам первинних документів - джерел даних для завантаження довідкової інформації та оперативних облікових даних. При цьому забезпечується одноразовий введення даних.  Перш ніж відображати, вводити або коригувати дані таблиць через екранну форму, треба сконструювати її.  Завантаження з використанням форм  Перед конструюванням форм в Access доцільно визначити послідовність завантаження бази даних. Незалежно можуть завантажуватися таблиці, які не підпорядковані яким-небудь іншим таблиць в одно-багатозначних зв'язках.  Таблиці, підлеглі яких-небудь іншим таблиць, можуть завантажуватися або одночасно з ними, або після завантаження головних таблиць. У базу даних спочатку завантажуються довідкові дані, а потім - облікові дані з відповідних документів.