2. Аналіз таблиць баз даних

2.1 Сортування

Для впорядкування таблиці розподілу потрібно скопіювати її на аркуш «Впорядкування» та виконати команду Данные → Сортировка і встановити задані параметри впорядкування.

Дані в таблиці можна упорядковувати за різними критеріями.

Поле «Кількість відпрацьованого часу» складається з текстових (символьних) даних. Їх впорядковують за їх кодами в таблиці символів в алфавіті відповідної мови (табл. 2.1).

Використовуючи списки полів «Сортировать по» та «Затем по» вибираємо поля по яким буде здійснюватися сортування. Потім встановлюється для кожного поля сортування необхідний перемикач «по возрастанию» або «по убыванию», перевіряємо правильність установки перемикача у розділі «Идентифицировать поля по» і натискаємо «ОК»

2.2 Автофільтр

Для застосування автофільтра копіюємо таблицю з аркушу «Сортування» на аркуш Автофільтр і виконуємо Данные → Фильтр → Автофильтр. Після цього встановлюємо задані умови фільтрації:

а) поле «Вік» відфільтроване з умовою «менше и равно 48» и «більше и равно 29» - відображає тільки ті записи, де вік менше 48 та більше 29.

б) поле «Розряд» відфільтроване за значенням «5» у списку значень у даному стовпці.

в) поле «Членство у профспілці» відфільтроване за значенням «ні» у списку значень у даному стовпця (табл. 2.2).

2.3. Розширений фільтр

Фільтрування даних за допомогою розширеного фільтра виконується у два етапи:

а) створення області критеріїв:

- Перший рядок: Стать – чол.; вік – >31;

- Другий рядок: розряд – 4-го; Соц. страх – >19

б) фільтрування даних:

Після створення області критеріїв виконуємо команди Данные→ Фильтр → Расширенный фильтр, які викликають вікно Расширенный

фильтр. У ньому вказуємо таблицю, з якої виконується відбір даних $A$7:$Q$33, визначається область критеріїв $A$2:$Q$4, діапазон у якому потрібно розмістити результати відбору $А$7:$О$33.

За допомогою фільтра в Excel можна вибирати значення, які відповідають заданим умовам, серед інформації, що збігаються у таблицях (табл. 2.3).

2.4 Проміжні підсумки

Проміжні підсумки розраховуються для полів, які мають значення, що повторюються. Копіюємо таблицю розподілу на аркуш «Підсумки» впорядковуємо за полем «Професія», виконуємо команду Данные → Итоги, встановлюємо необхідні параметри:

• у вікні діалогу Промежуточные итоги зі списку При каждом изменении вибираємо поле «Професія», по якому список розбитий на групи записів.

• у вікні Операция вибираємо функцію СУММ, яка використовується при визначенні проміжних підсумків.

• у полі Добавить итоги по вказуємо поле, за яким повинні бути визначені проміжні підсумки. Це поле «Відпрацьовано» (табл. 2.4).

64. Типи та властивості полів. Маски введення даних, списки підстановки.

Тип поля	Тип даних
1. Текстовий	текстові дані не більше за 255 символів
2. Числовий	числові дані
3. Дата/час	дати, час
4. Логічний	дані, що набувають значень "так" чи "ні"
5. Грошовий	грошові суми
6. Поле об’єкту OLE	зв’язані або впроваджені об’єкти (фотокартки, відео, звук і т.і.)
7. МЕМО	текстові дані не більше за 65535 символів
8. Лічильник	автоматично привласнює наступний порядковий номер запису

В Access використовують такі типи полів:

Текстове поле. В текстовому полі можуть записуватись літери, цифри та інші символи.

Числове поле. В числове поле можуть записуватися цілі числа та числа в нормальному вигляді, тобто з плаваючою крапкою. Числові поля мають властивості, що схожі до властивостей текстових полів.

Поле Дата/час (Дата/время). Це поле використовують для запису дат та часу. Багато із властивостей цього поля такі самі, як і текстового поля.

Логічне поле. В логічному полі може записуватися одне з таких двох значень: “так” або “ні”, “хибне” чи “істинне” - “ввімкнено” чи “вимкнено”. Логічні поля можуть використовуватися з різною метою. Але найчастіше їх використовують в анкетних даних, де є тільки дві можливі відповіді.

Поле типу лічильник (счетчик). Виконують як лічильник записів, його також часто використовують як ключове поле.

Поле типу Memo. В цьому полі може вміщуватися текст або комбінація тексту та чисел, що містить значну за обсягом інформацію.

Поле об’єкту ОLE. Це поле вміщує безпосередньо не інформацію про об’єкт, а посилання на ім’я об’єкту. Як ім’я об’єкту може бути ім’я додатку, наприклад, електронна таблиця Excel, редактор Word, засобами яких можуть бути створені об’єкти для впровадження їх у таблицю Access. Крім того, об’єктами можуть бути малюнки, звукозаписи.

Властивості полів залежать від їхніх типів. Деякі властивості задаються програмою за замовчанням.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретного завдання. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.

. Маски введення використовуються, коли дані, що вводяться в поля, мають наперед визначену структуру. Прикладами можуть бути такі дані, як дата, номери телефонів і факсів, табельний номер тощо. Маска введення виконує дві функції. По-перше, обмежує введення за рахунок установленої фіксованої довжини і типу символу. По-друге, може автоматично під час введення вставляти фіксовані символи. У цьому відношенні добрим прикладом є номер телефону. Маска введення складається з буквених символів — дефісів і дужок — і символу #, замість якого повинна ставитися цифра чи пробіл: (###)-###-##-##. Якщо вводимо число 0444412070, то воно з’явиться в полі у вигляді (044)-441-20-70. Існують різноманітні засоби керування запровадженням даних за допомогою масок.

Вправа 4. Список підстановки

Прийшов час наповнити таблицю Список конкретної ін4юрмацией. Для цього виконаєте наступні кроки.

1. У вікні бази даних відкрийте список таблиць і двічі клацніть на значку Список. Вибрана таблиця відкриється в режимі проглядання даних.

2.  Додайте декілька записів відповідно до мал. 16.7.

Мал. 16.7. Список контактів, що відбулися

Примітка

Щоб розширити стовпець Опис, що містить довгі текстові рядки, помістите покажчик миші на його праву межу і, коли значок зміниться на двонаправлену стрілку, перетягнете межу управо.

Не забувайте, що числа в стовпці Код_контакти повинні відповідати номерам записів таблиці Контакти, що описують людей, з якими ви контактували. Погодитеся, що шукати відповідні номери дуже незручно. Access дозволяє автоматизувати цю операцію за допомогою списку підстановки, який настроюється таким чином.

3.  Клацніть на кнопці Вигляд (View) панелі інструментів. Відкриється вікно конструктора таблиці.

4.  У списку типу даних для поля Код_контакти виберіть пункт Майстер підстановок (Lookup Wizard).

5.  У першому вікні майстра залиште вибраним положення перемикача Об'єкт «стовпець підстановки» використовуватиме значення з таблиці або запиту (I Want The Lookup Column To Look Up The Values In The Table Or Query) і клацніть на кнопці Далі. Три положення перемикача другого вікна майстра виводять на екран список таблиць, запитів або об'єднують ці два списки. Тут потрібно вибрати таблицю або запит на роль джерела підстановки. У нашому випадку база даних окрім таблиці Список містить тільки один об'єкт — таблицю Контакти, яка і виявиться вибраною у вікні майстра.

6.  Клацніть на кнопці Далі. Третє вікно майстра, показане на мал. 16.8, пропонує вибрати з таблиці Контакти поля, що беруть участь в підстановці. Цей список зобов'язаний містити те поле, значення якого повинні поміщатися в поле Код_контакти, тобто однойменне поле таблиці Контакти.

7.  Клацніть на пункті Код_контакти.

Мал. 16.8. Майстер підстановок

Мал. 16.9. Параметри підстановки

8.  Клацніть на кнопці із стрілкою управо. У список джерела підстановки слід також додати ті поля, вміст яких повинен відображатися замість чисельного значення, що поміщається з поля Код_контакти таблиці Контакти в полі Код_контакти таблиці Список. Я думаю, що зручно вибиратиме людей по їх іменах і прізвищах.

9.  Додайте в список Вибрані поля (Selected Fields) пункти Прізвище і Ім'я.

10.  Потім клацніть на кнопці Далі.

11.  У наступному вікні майстер продемонструє два стовпці таблиці-джерела, приховавши стовпець Код_контакти, що містить ідентифікатор запису. Клацніть на кнопці Далі.

12.  У полі останнього стовпця введіть назву Контакт, яка замінить ім'я стовпця Код_контакти, і клацніть на кнопці Готово.

13.  У вікні діалогу, що з'явилося, клацанням на кнопці Та підтвердите необхідність збереження побудованої структури.

Примітка

Параметри списку підстановки з'являться на вкладці Підстановка (Lookup), показаною на мал. 16.9. Якщо ви знайомі з мовою структурованих запитів SQL, то зможете знатися на запиті Джерело рядків (Row Source), яке формує таблицю підстановки.

14. Клацніть на кнопці Вигляд, щоб знову перемкнутися в режим введення даних.

Тепер в третьому стовпці таблиці замість чисел видно прізвища, відповідні цим числам, хоча само значення поля Код_контакти не змінилося. Access автоматично шукає відповідний запис таблиці Контакти по числу, що міститься в полі Код_контакти, і виводить в осередок текст поля Прізвище — другого поля таблиці Контакти з вибраних у вікні майстра підстановки. Давайте спробуємо додати в таблицю Список ще один запис.

Мал. 16.10. Список підстановки

15.  Клацніть на нижньому осередку стовпця Дата і введіть дату 10.10.97.

16.  Натисніть клавішу Tab і надрукуйте текст Лист з пропозиціями про співпрацю.

17.  Знову натисніть клавішу Tab і клацніть на кнопці списку, що розкривається, що з'явилася, як показано на мал. 16.10. Тепер ви можете вибирати людей із списку підстановки, сформованого на базі полів Прізвище і Ім'я таблиці Контакти.

18.  Клацніть на другому пункті списку.

Access автоматично відшукає в таблиці Контакти значення поля Код_контакти для запису, що містить інформацію про Петре Петрові, і введе знайдене число в поле Код_контакти таблиці Список. Це значення залишиться прихованим. Замість нього в елементі таблиці Список з'явиться відповідне прізвище, узяте з таблиці Контакти.