56. Слияние документов. Пригласительный билет

Многие документы, создаваемые в MS Word, должны удовлетворять каким-либо стандартам расположения содержания (бланки, почтовые наклейки, конверты каталоги). Эти документы содержат некоторые одинаковые слова или фразы, к которым в каждом экземпляре приписывается специфическое содержание. Для создания таких документов в MS Word существует специальный метод, называемый слияние документов. Слияние можно использовать для создания не только почтовых наклеек и каталогов, но и любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным.

Подготовка стандартных документов нескольким адресатам состоит из следующих основных шагов:

Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа.

Создание или выбор существующего источника данных. Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источник данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация.

Вставка полей слияния. Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния.

Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

Слияние (образец создания пригласительного билета).

Этапы выполнения работы:

1. Сервис Þ Письма и рассылки - Слияние …- Выбираете основной документ

(Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейки, Каталог). Нажмите на кнопку Далее.

Открытие документа

2. Выбор документа - Текущий документ

3. Напечатаете текст пригласительного билета. Нажмите на кнопку Далее.

Выбор получателя.

4. Выбор получателей - Создание списка - Создать

5. Новый список адресов - Настройка… В окне Настройка списка адресов можно

добавить новые поля, изменить порядок, удалить ненужные поля. Для нашего примера нужны поля:

Имя, Фамилия, Пол, Индекс, Город, Адрес, Телефон.

6. В окне Новый список адресатов введите данные о гостях и нажмите кнопку Создать

запись. Создайте список из 5 человек. Закрыть. Сохраните этот документ в своей папке под именем

Мои гости.

7. Нажмите на кнопку Далее. Создание письма.

8. Вставка имен полей в основной документ. Установите курсор в левом углу приглашения

после слов Пригласительный билет. Чтобы добавить сведения о получателях в письмо, выделите

место в документе, а затем щелкните одну из следующих ссылок: Блок адреса…, Строка

приветствия…, Почтовая марка…, Другие элементы… Вы выбираете Другие элементы.

Откроется окно Добавление поля слияния. Выделить нужное поле и щелкнуть по нему.

Вставить, Закрыть. Поставьте знаки препинания или пробелы между полями. Операцию повторить

для всех полей.

9. Вставка поля приветствия. Установите курсор в том месте, где изменяется обращение

(например, Уважаемый – ая). Затем в окне Создания письма выберите опцию Строка

приветствия… - Откроется окно Формат строки приветствия. Можете выбрать приемлемый для

вас формат приветствия. Нажмите ОК.

10. Нажмите на Далее Просмотр писем. Увидите одно письмо. Для просмотра другого письма

нажмите одну из следующих кнопок .

11.Нажмите на Далее Завершение слияния

12.На следующем шаге можно Изменить часть письма или Напечатать.