Создание документа на основе готового шаблона.

Требуется создать документ на основе готового шаблона.

Оформление документов в Word осуществляется с использованием стилей форматирования и шаблонов документа. Стиль форматирования определяет внешний вид отдельных абзацев и символов, а шаблон документа вид документа в целом.

Любой создаваемый в Word документ должен базироваться на определенном шаблоне. Основу шаблона Word составляют текст и графика. Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. В шаблоне документа устанавливаются поля, страницы, колонтитулы и другие параметры документа, хранятся стили форматирования. Кроме стилей, которые являются обязательным элементом шаблона, каждый шаблон Word может содержать макрокоманды, элементы автотекста, установки, выполненные при адаптации команд, пиктографических меню и клавиатуры. Любые элементы шаблона доступны для изменения.

Если после запуска Word пользователь начал набирать текст в пустом окне документа, документ будет базироваться на шаблоне Обычный, который представляет собой чистый лист бумаги формата А4 и содержит все стандартные стили форматирования. Шаблон Обычный активен по умолчанию.

Оформление новых документов можно существенно ускорить, если использовать при их создании один из стандартных шаблонов, поставляемых в комплекте Word. С помощью шаблонов можно быстро создать наиболее распространенные документы. Кроме стандартного шаблона Обычный, в Word есть шаблоны для создания служебных записок, отчетов, деловых писем, манускриптов, диссертаций и т.п. Существуют несколько мастеров, которые могут помочь красиво оформить документ.

По умолчанию все шаблоны хранятся в папке Шаблоны папки программы Word. Эти шаблоны можно использовать в первоначальном виде, модифицировать или брать за основу при создании новых.

Создание нового шаблона документа

Ни один из стандартных шаблонов Word не удовлетворяет требованиям пользователя, следует разработать новый шаблон.

Для создания нового шаблона необходимо выполнить следующие действия:

- выбрать команду Создать из меню Файл;

• в диалоговом окне Создание документа, в поле Новый документ выполнить щелчок на селекторной кнопке Шаблон и нажать кнопку ОК

После создания (изменения) шаблона документа его следует сохранить, воспользовавшись командой Сохранить или Сохранить как в меню Файл.

В открывшемся окне необходимо открыть папку, в которую надлежит поместить новый шаблон. В. поле Имя файла следует ввести имя шаблона и нажать кнопку Сохранить.

Создание шаблона общего бланка

Необходимо создать электронный бланк, содержащий постоянную информацию и место для ввода переменной текстовой и списковой информации.

При создании шаблонов документов рекомендуется устанавливать режим просмотра разметки страницы. В этом режиме создаваемый документ будет отображаться на экране в том виде, в каком он будет напечатан.

Как правило, рабочее поле бланка состоит из нескольких частей – заголовка, реквизитов организации и т.п.- абзацев. Текст каждой части необходимо определенным образом выравнивать (по центру, по правому или левому краю ).

Наиболее часто используемые шаблоны можно сделать универсальными, включив в шаблон документа поля формы. Создание документа на базе такого шаблона сводится к заполнению полей формы нужным текстом.

Поля формы представляют собой поля ввода, которые пользователи могут оперативно заполнять. Ввести информацию в форму можно с клавиатуры непосредственно в окне Word. Можно также распечатать шаблон, а затем заполнить поля формы вручную. В Word существуют поля формы трех типов: текстовые поля, переключатели и поля с раскрывающимся списком.

С помощью полей формы пользователь может обозначить в шаблоне документа области для ввода данных определенного типа. Поля формы можно заранее сформатировать как обычный текст.

Для создания любого поля формы, предназначенного для ввода текста или числового материала, необходимо вызвать панель инструментов Формы. Для вызова названной панели существуют две возможности. Первая – воспользоваться пунктом Панели инструментов меню Вид и активизировать команду Формы. Второй путь – установить курсор мыши на любой панели инструментов и щелкнуть правой клавишей мыши.

При формировании поля для ввода текста следует

курсор установить на место ввода будущего текста и в окне Формы нажать кнопку Текстовое поле. Поле будет выделено цветом. Установите указатель мыши на выделенной области и вызовите контекстное меню. В появившемся меню следует выбрать пункт Свойства. В окне Параметры текстового поля выберите тип Обычный текст.

При создании поля ввода числовой информации следует проделать операции, аналогичные описанным выше, но в диалоговом окне Параметры текстового поля следует выбрать тип Число, указать формат вводимых чисел и щелкнуть на кнопке ОК.

При создании остальных полей для ввода числовой информации такого же типа, можно воспользоваться операцией копирования созданного поля.

Установите курсор на место предполагаемого ввода текста, вызовите панель инструментов Формы, если она закрыта. Щелкните на кнопке Поле со списком, активизируйте кнопку Параметры поля формы , введите элемент списка и щелкните на кнопке Добавить. Закончив ввод списка, щелкните на ОК. Word по умолчанию вставит в поле первый добавленный элемент списка.

Щелкните на текстовом поле, в которое позже будет вводиться текст, чтобы выделить его, затем щелкните на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы.

В окне диалога Параметры текстового поля щелкните на кнопке Текст справки, чтобы вывести на экран окно диалога. Выберите параметр Текст справки. Теперь Вы можете набрать текст, всплывающей справки. Справки, которая будет появляться только тогда, когда подведете курсор к этому месту. Затем дважды щелкните на кнопке ОК.

Замечание: Вы не увидите текст справки в строке состояния, пока не установите защиту документа.

Как правило, поля формы вставляются и форматируются при создании шаблона документа. Для вставки поля формы необходимо установить курсор в том месте шаблона, в которое при заполнении формы пользователь будет вводить информацию, в меню Вставка вызвать команду Поле формы.

В диалоговом окне Поле формы можно определить тип поля формы и задать опции для каждого поля формы. В шаблон документа можно вставлять поля формы для текста, переключателей и списков.

Поля формы для текста представляют собой области, в которые затем пользователь может вводить обычный текст. В полях формы для переключателей пользователь дает положительный или отрицательный ответ. Поля формы со списком содержат элементы для выбора.

В группе Тип поля следует выбрать тип вставляемого поля, при необходимости нажать кнопку Параметры и установить опции для выбранного типа поля. Устанавливаемые опции и опции, используемые по умолчанию, зависят от типа поля формы. После нажатия кнопки Параметры открывается диалоговое окно установки опций, вид которого зависит от типа поля.

Чтобы активизировать поля формы и защитить шаблон от изменений, перед сохранением шаблона следует защитить его с помощью команды Установить защиту меню Сервис. Если шаблон защищен, для заполнения доступны только поля формы.