11. Преобразование текстового документа в таблицу. Обрамление и заливка выделенных ячеек таблицы. Сохранение таблицы как элемента автотекста. Управление расположением таблицы на странице документа. Сортировка содержимого одного или нескольких столбцов.

Word 2002 предусматривает два способа создания таблицы: преобразование в таблицу существующего текста; создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек.

Для того чтобы преобразовать текст в таблицу, выполните следующие действия:

1. Наберите текст построчно и в конце каждой строки нажимайте клавишу Enter (по количеству символов, посылаемых клавишей Enter, Word 2002 определит число строк будущей таблицы). При наборе конкретной строки отделяйте текст одной ячейки от текста другой клавишей Tab, посланных при наборе одной строки, Word 2002 определит число столбцов таблицы).

2. Выделите текст, который необходимо преобразовать в таблицу.

3. Включите отображение сетки таблицы с помощью команды Отображать сетку в меню Таблица.

4. Выберите команду Преобразовать в таблицу… в меню Таблица подменю Вставить.

5. В появившемся диалоговом окне в группе полей Разделитель выберите поле знак табуляции.

6. Нажмите кнопку ОК.

Для создания пустой таблицы разместите курсор в позиции, где должна быть расположена таблица и вызовите команду Добавить и Таблица из меню Таблица. В результате на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы. В полях ввода Число столбцов: и Число строк: можно задать, используя клавиатуру или расположенные справа кнопки со стрелками, количество столбцов и строк таблицы. Для вставки таблицы в документ необходимо нажать кнопку ОК.

Для построения таблицы можно также использовать специальную пиктограмму из стандартной панели инструментов. Для этого следует установить курсор ввода в позиции Добавить таблицу и выполнить щелчок на этой пиктограмме. На экране появится окно с прототипом таблицы. Перемещая по нему мышь, можно определить размер таблицы (количество столбцов и строк). Соответствующие значения будут отображены в нижней строке окна прототипа. Как только кнопка мыши будет отпущена, размер таблицы зафиксируется и она отобразиться на экране.

Для перемещения курсора по ячейкам таблицы используется клавиша Tab. Отдельные столбцы, строки и ячейки таблицы можно маркировать с помощью подменю Выделить из меню Таблица или с помощью мыши.

Команды редактирования таблиц находятся в меню Таблица. С помощью этого меню можно добавлять, удалять, разбивать и объединять ячейки, а также создавать таблицы с различным оформлением.

Для вставки столбцов в таблицу следует маркировать столько столбцов, сколько необходимо вставить, вызвать из меню Таблица подменю Добавить команду Столбцы слева или Столбцы справа. Новые столбцы будут вставлены в таблицу слева или справа от маркированных, в соответствии с выбранной командой. После вставки новые столбцы маркируются.

Для вставки строк следует маркировать столько строк, сколько необходимо вставить и вызвать из меню Таблица подменю Добавить, а затем, по необходимости, либо команду Строки ниже, либо команду Строки выше. Word 2002 вставит новые строки и маркирует их. Для вставки строк за последней строкой таблицы надлежит установить курсор в начало абзаца, следующего за таблицей, и вызвать команду Строки выше из подменю Вставить меню Таблица. Тогда откроется диалоговое окно Добавление строк, в котором в поле ввода Число строк: можно задать число вставляемых строк. Если, находясь в последней ячейке таблицы, Вы нажмете клавишу Tab, Word 2002 автоматически добавит в конец таблицы новую строку.

Для того чтобы удалить всю таблицу, столбцы, строки или ячейки таблицы, необходимо их маркировать и выбрать из меню Таблица подменю Удалить и, соответственно, команду Таблица, Столбцы, Строки или Ячейки.

Вы можете регулировать ширину столбцов (высоту строк), перемещая мышью бегунок на управляющей горизонтальной (вертикальной) линейке. Размеры всей таблицы или отдельных ее ячеек Вы можете изменять с помощью команды Свойства таблицы… из меню Таблица. Эту команду Вы можете выбрать только в том случае, если курсор находится внутри таблицы.

Инструменты панели "Размер ячейки" позволяют произвести точные настройки размеров для любой ячейки таблицы.

Инструменты панели "Выравнивание" предназначены для выравнивания текста в ячейках, задания его направления и установки полей в ячейках.

Иногда таблица может не умещаться целиком на одну страницу. В этом случае принято на каждой новой странице повторять "шапку" таблицы. Для этого надо выделить строку (строки) таблицы, которые будут выступать в качестве заголовка. Затем нажать кнопку "Повторить строки заголовков" на панели "Данные".

Сортировка таблицы

Сортировку применяют для упорядочивания данных таблицы.

Установите курсор в том столбце, по которому будет производиться сортировка и нажмите кнопку "Сортировка" на панели "Данные".

В появившемся окне "Сортировка" при необходимости необходимо ввести дополнительные параметры сортировки.

Кнопка "Преобразовать в текст" на панели "Данные" преобразует данные таблицы в обыкновенный текст документа, при этом надо указать символы-разделители.

Для проведения элементарных вычислений вполне можно воспользоваться кнопкой "Формула", которая будет вычислять значение ячейки по заданной формуле.

ПОМНИТЕ! Наиболее часто применяемые команды при работами с ячейками таблицы доступны в контекстном меню ячейки, которое вызывается правым щелчком мыши.

12. Арифметические операции над числовыми данными таблиц, использование формул. Построение диаграмм. Выбор типа диаграммы. Обрамление диаграммы рамкой. Изменение формата оси категорий и оси значений, формата оси сетки. Изменение названия диаграммы, оси значений, оси категорий.

Основные принципы работы с полем Формула

•  В раскрывающемся списке Формат числа (Number format) укажите числовой формат результата вычислений. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0%.

•  Если над курсором расположены ячейки с числами, то в поле Формула (Formula) Word предложит формулу =SUM(ABOVE), по которой производится суммирование чисел, расположенных выше в ячейках этого столбца. Если ячейки с числами расположены левее ячейки с курсором, то Word предложит формулу =SUM(LEFT). Отметим, что суммирование производится до первой пустой ячейки. Чтобы просуммировать всю строку или весь столбец, вставьте в пустые ячейки нули.

•  Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула (Formula) и из списка Вставить функцию (Paste function) выберите формулу, по которой будут проводиться вычисления. Сведения о доступных функциях приведены в таблице.

•  Для вставки закладки выберите помеченный закладкой диапазон ячеек, который следует использовать в вычислениях, или введите его самостоятельно в поле Формула.

Стандартные функции, которые можно ввести в поле Формула

Функция	Возвращаемое значение
ABS(x)	Абсолютное значение числа или формулы (без знака).
AND(x;y)	1 (истина), если оба логические выражения х и у истинны, или 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно.
AVERAGE( )	Среднее значений, включенных в список.
COUNT( )	Число элементов в списке.
DEFINED(x)	1 (истина), если выражение х допустимо, или 0 (ложь), если оно не может быть вычислено.
FALSE	0 (нуль).
IF(x;y;z)	у, если условие х истинно, или z, если оно ложно.
INT(x)	Целая часть числа или значения формулы х.
MIN( )	Наименьшее значение в списке.
MAX()	Наибольшее значение в списке.
MOD(x;y)	Остаток от деления х на у.
NOT(x)	0 (ложь), если логическое выражение х истинно, или 1 (истина), если оно ложно.
OR(x;y)	1 (истина), если хотя бы одно из двух логических выражений х и у истинно, или 0 (ложь), если оба они ложны.
PRODUCT( )	Произведение значений, включенных в список. Например, функция { = PRODUCT (1;3;7;9) } возвращает значение 189.
ROUND(x;y)	Значение х, округленное до указанного десятичного разряда (у), х может быть числом или значением формулы.
SIGN(x)	Знак числа: 1 (если х > 0) или —1 (если х < 0).
SUM()	Сумма значений или формул, включенных в список.
TRUE	1

Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). В скобки могут вводиться ссылки на ячейки таблицы, в которых находятся данные, вставляемые в формулу. Аргументами также могут быть числа и формулы. Для обновления поля выделите его и нажмите клавишу F9. Для обновления всех полей таблицы выделите всю таблицу и нажмите клавишу F9.