2.6. Контроль за ходом реализации проекта

После того, как проведен анализ, нужно подготовить соответствующие отчеты и здесь возникает, особенно для крупных проектов, довольно распространенная проблема перенасыщенности информацией, цифрами, когда менеджеры проектов оперируют сотнями показателей, а компьютеры выдают сотни листов отчетов ежемесячно.

В этом случае нужно построить эффективную систему контроля. Принципы построения эффективной системы контроля применяются для эффективного управления в рамках оперативного цикла проекта, который требует проектирования, разработки и внедрения хорошо организованной системы контроля, необходимого для достижения непосредственной обратной связи. Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроля:

1 - Наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательные, четко структурированы и фиксированные, для того, чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются очень часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.

2. - Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отражать состояние проекта относительно первоначальных планов на основе единых подходов и критериев. Для обеспечения этого должны быть четко определены и достаточно простые процедуры подготовки и отчетов, а также установленные для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

3. - Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. Определение базовой траектории, нормативов, стандартов для сравнения с ними текущих значений элементов, которые контролируются. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями для анализа есть время и стоимость. Для анализа тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта необходимо использовать специальные отчеты.

4 - Регулярное наблюдение за ходом работ и сопоставление текущего состояния проекта с базовой траектории и стандартами с целью раннего выявления проблем, возникающих и применение четких мер для их решения.

5 - Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия руководства и направлены на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на устранение выявленных недостатков и преодоления негативных тенденций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланировка требует проведения анализа "что если ...", который обеспечивает прогноз и расчет последствий от действий, которые планируются. От менеджера зависит также убеждение убеждения и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий.

Мониторинг - контроль, наблюдение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проекта по сравнению с планом.

Первый шаг в процессе контроля - сбор и обработка данных о фактическом состоянии работ. Руководство обязано непрерывно следить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенности работ и, исходя из текущего состояния, оценивать параметры выполнения предстоящих работ. Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, которые дают информацию о достигнутых результатах и ​​расходы.

Информация отражающий состояние и ход работ по проекту поступает от членов проектной команды, организаций-исполнителей, независимых контролеров или плановых и отчетных документов.

Формальные источники информации необходимы для контроля включают: формы учета времени эксплуатации машин и оборудования, отчеты о выполнении заданных объемов работ, табели использования рабочей силы, наряды, различные виды сообщений о ходе работ и другие документы.

Можно составить специальные отчеты по различным формам:

а) непосредственно при личных контактах

б) в табличной форме

в) в графической форме предоставления

Информация о фактическом ходе работ и прогнозируемая информация, представляется в проектную команду ответственным исполнителем. Эта информация используется для расчета, перерасчета и анализа сетевой модели, а также корректировке нормативно-справочной базы. Пересчет модели включает в себя фиксацию на сетевом графике состояния текущих и завершенных работ, событий, которые осуществились, внесение новых работ и событий, исключения аннулированных, уточнения формулировок, описание работ. Разнообразные изменения, касающиеся предельных работ и событий, согласовывают с сопредельными ответственными исполнителями.

При разработке системы сбора информации менеджер проекта должен прежде всего определить состав данных, собираемых и периодичность сбора. Решения по этим вопросам зависят от задач анализа параметров проекта, периодичности проведения совещаний и выдачи заданий. Детализация анализа в каждом конкретном случае определяется исходя из целей и критериев контроля проекта.

Обязательные требования к системе сбора информации для системы контроля:

• точность

• своевременность

• полнота информации

• обеспечение единства информации для всех участников проекта.

Не мало важной проблемой контроля за проектом является контроль за изменениями в проекте. Изменения в объемах проекта - не одна из главных причин роста стоимости проекта и увеличение времени его выполнения. Очень часто эти изменения повышают расходы на 50% и более. Поэтому одной из важнейших и, к сожалению, не очень приятных функций менеджера проекта является контроль за изменениями в проекте.

Эти изменения влияют на выполнение проекта следующим образом:

• повышают затраты;

• причиной задержки выполнения проекта;

• снижают производительность труда исполнителей работ;

• ухудшают отношения между членами команды.

Может быть разрушена система контроля, если плановые показатели не будут скорректированы с учетом изменений.

Для контроля за изменениями и ослабление конфликтов внутри и между компаниями нужно добиваться того, чтобы:

1) высшее руководство поддерживало менеджеров проекта в запрете желательных, но необязательных изменений;

2) менеджеры проекта четко определяли начальную конструкцию и объемы работ по проекту;

3) на определенной стадии проекта прекращались любые изменения, то есть «замораживался» проект. Чем раньше это произойдет, то меньше будут затраты и временные последствия внесения изменений;

4) была внедрена система контроля за изменениями.

Система контроля за изменениями решает следующие задачи:

• определяет изменения относительно первоначального объема;

• прогнозирует расходы, время и влияние этих изменений на другие работы;

• фиксирует информацию об их внедрения;

• информирует о них высшее руководство;

• внедряет систему разрешения споров с минимальными конфликтами.

Для создания системы контроля за изменениями нужно выполнить следующие шаги:

1. Установить первоначальный объем, спецификацию, параметры, определить график выполнения проекта.

2. Определять изменения относительно первоначальных показателей, сообщать о них тех, кого это касается, и оценивать их последствия.

3. Анализировать, принимать или отклонять эти изменения.

4. Вводить эти изменения.

Осуществлять систему контроля помогает стандартизированный документ - требование изменения (рис.1). В этом документе:

• определяется изменение, описываются и указываются расходы, элементы работы, которых это касается;

• указываются причины изменений;

• приводится фамилия инициатора изменения, ставится его подпись;

• раскрываются примерные последствия и указываются сегменты, на которые повлияют эти изменения;

• дается оценка влияния указанной изменения в календарный план выполнения проекта и на расходы;

• приводится классификация причин изменений с целью послепроектного анализа.

Последнее, на чем нужно заострить внимание, - обязательная интеграция системы контроля за изменениями с системой контроля и информирования.

Проанализировав выше проект открытия предприятия «Ногтевого Сервиса», я выяснила, что проект проходил не четко по плану. В частности:

- Затраты связаные с поиском помещения были уменьшены на 10 %;

- Затраты связаные с поиском поставщиков были увеличены на 4%;

Таким образом, можно сказать, что проект сумел сэкономить денежные ресурсы. А именно, составил +15103 грн.

Заблаговременно проконтролировав проект можно перепланировать распределение бюджета и направить эти сэкономленные денежные средства на расширение возможностей предприятия, увеличение количества персонала или расширения спектра предлагаемых услуг, для привлечения дополнительной клиентной базы.