4.6. День открытых дверей

Цель проведения Дня открытых дверей — познакомить общественные группы с тем, как работает компания. День открытых дверей можно устраивать для местного населения, сотрудников, представителей правительственных структур, иностранных делегаций и т.д. Приглашая общественность к себе, компания показывает свою открытость, готовность вести диалог, закладывает основы доверительного отношения к себе и своей деятельности. Открытость предприятия или организации широкому кругу потребителей или клиентов всегда производит хорошее впечатление и создает ощущение полного погружения в специфическую рабочую атмосферу. Возможность проинформировать широкие круги населения, целевую аудиторию или потенциальных бизнес партнеров об особенностях производимой продукции и технологического процесса, товарах и услугах, удовлетворяет их любопытство и демонстрирует организационный и производственный процесс как бы «изнутри».

Качественно организованный и проведенный День открытых дверей в любой организации способен комплексно решать целый ряд задач и способствовать реализации стратегических целей. Именно поэтому к проведению открытого для публики мероприятия следует подготовиться очень тщательно и не упустить множество важных деталей.

Этапы организации Дня открытых дверей:

- разработка общей концептуальной идеи и формата проведения;

- узнать, какое количество людей предполагается привлечь в качестве гостей, планируется ли свободный доступ и перемещение гостей по предприятию или следование четкому сценарию, нужна ли тематическая привязка и сюжетная линия;

- анализ целевой аудитории, разработка пригласительных билетов;

- проведение рекламной кампании в СМИ;

- проработка таких форм ознакомления с предприятием, как выступление руководства с речью, проведение экскурсий по предприятию, организация дискуссий, круглых столов, мастер-классов и т.д.

- украшение зала для приема гостей в соответствии со спецификой организации;

- подготовка для гостей буклетов, газет, информирующих о деятельности заведения и служащих путеводителем в лабиринтах коридоров и зданий организации;

- организация свето- и звукового сопровождения мероприятия.

В зависимости от разработанного сценария День открытых дверей может включать этап подведения итогов мероприятия, которое плавно перетекает в праздничный банкет и концертно-развлекательную программу.

4.7. Конференция

Конференция — это довольно крупное специальное мероприятие, подготовка к которому требует много времени. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Ее цель — обсуждение и решение различных проблем. Иногда обсуждаемые на конференции темы имеют большую значимость, и тогда с докладами на ней выступают известные люди — руководители государственных структур, ученые, общественные деятели и т.д. Такие конференции широко освещаются в СМИ.

Важно тщательно подготовить программу конференции, где будут указаны докладчики, время их выступлений, начало отдельных мероприятий в рамках конференции, номера соответствующих залов, время кофе-брейков и т.д. Такую программу необходимо разослать зарегистрировавшимся участникам.

Обычно процесс организации конференции состоит из трех блоков:

° работа с участниками;

° работа со СМИ;

° административная часть (поиск помещения, его техническая подготовка, организация буфета, достаточного количества мест, установка указателей, табличек, выбор ведущего и т.д.).

Работа с участниками конференции начинается с рассылки анонсирующих приглашений потенциальным докладчикам, где указываются темы, цели, примерная программа, основные докладчики, место проведения, условия участия. Кроме того, следует приложить список тем для докладов, на случай если у потенциального участника возникнут трудности с выбором темы. Затем оргкомитет конференции отбирает заявки с участниками и темами их докладов и окончательно формирует программу с точностью до минуты. Во время работы конференции необходимо обеспечивать участников информационными материалами, например основными тезисами докладов или справками о докладчиках и т.п. Для этих целей можно выделить отдельное помещение.

Представителям СМИ также необходимо разослать анонсирующий пресс-релиз с указанием телефона для аккредитации. Важно обеспечить хорошие условия для работы журналистов, организовать пресс-центр, подготовить пресс-кит, содержащий всю необходимую информацию (тему, цели и задачи конференции, список докладчиков и участников, программу, тезисы докладов и т.п.). Пресс-центр должен быть хорошо оснащен технически, чтобы журналист мог оперативно освещать работу конференции и передавать материал в редакцию. Также следует подготовить персонал для работы с представителями СМИ, например для помощи в организации интервью с участником конференции.

В последнее время большое распространение получили конференции с использованием современных средств коммуникации. Например, теле- и видеоконференции, конференции с помощью сети Интернет. Такие конференции требуют меньше затрат, но их масштабы ограничены. Поэтому такие конференции проводят при необходимости оперативно обсудить и решить обозначенные вопросы.