4.5. Прием

Прием – одна из форм «внешне – и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Прием проводится:

а) по случаю торжественной даты – юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации;

б) по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера;

в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Существует несколько видов приемов:

° дневные (завтрак, бокал шампанского, бокал вина);

° вечерние (обед, ужин, обед-буфет, коктейль, фуршет).

Наиболее простой формой приема являются бокал шампанского и бокал вина. Приемы такого рода проводятся по случаю приезда делегации, знаменательной для компании даты, открытия нового офиса и т.п. Бокал шампанского и бокал вина проводят стоя, во время приема официанты разносят напитки и закуски. Определенного регламента проведения таких приемов нет. Например, гости мероприятия могут просто вести беседы на различные темы, знакомиться с новыми людьми.

В отличие от бокала шампанского, такая форма приема, как завтрак, имеет определенный сценарий. Соответственно, планируется тема завтрака, определяются выступающие и ведущий. Завтрак устраивается по случаю юбилейных дат, визита партнеров, гостей, подписания контрактов. Время проведения такого приема — с 8 до 12 часов, а продолжительность — 1-2 часа.

Вечерние приемы проводятся по более торжественным и официальным случаям. Наиболее официальной и торжественной формой вечернего приема является обед. Гостям приема заранее рассылаются приглашения, где обязательно указывается номер столика.

Обед длится 2-3 часа, во время торжественной части гости находятся за столиком, затем переходят в другое помещение, где ведут беседы в менее официальной обстановке. Туда же подается чай или кофе. Форма одежды на приеме — официальная. Как правило, обед проводят с 17 до 19 часов. Такая форма вечернего приема, как ужин, отличается от обеда лишь более поздним временем проведения.

Обед-буфет — это менее официальный прием. Во время обеда-буфета гости набирают закуски с одного большого стола и рассаживаются за свободные столики по несколько человек. Часто такие приемы организуют после концертов, церемоний награждения и т.д.

Коктейль и фуршет проводят стоя. Благодаря этому создается атмосфера для непринужденной беседы, свободного перемещения по залу и контактов. Во время коктейля напитки и закуски разносит официант, на фуршете гости сами подходят к столам, набирают закуски и выбирают напитки. Наиболее подходящее время для проведения таких приемов — с 17 до 18 часов.

Организационная работа по подготовке приема включает в себя:

° определение формы приема;

° написание сценария;

° составление списка гостей и рассылку приглашений;

° подготовку речей и определение выступающих;

° составление меню.