28.Документування господарських операцій.

1. Загальне поняття про документи і бухгалтерську документацію

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями та відображення їх в спеціальних бухгалтерських документах.

Порядок документального оформлення господарських операцій визначається Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України від 24.05.1995 року № 88.

Відображення господарських операцій в бухгалтерських документах називається документуванням, а сукупність бухгалтерських документів називається документацією.

2. Будова документів. Правовий і економічний зміст бухгалтерських документів

Документ вважається правильно оформленим, якщо він містить повну і достовірну інформацію про господарську операцію, яка в ньому відображається. Всі показники з яких складається документ називаються реквізитами. Кількість реквізитів і їх зміст визначається особливостями господарських операцій і призначенням документа. Але є реквізити, які повинен містити кожен документ, незалежно від характеру оформленої операції. Такі реквізити називаються обов’язковими.

До обов’язкових реквізитів відносяться: назва документа, його номер, код форми, назва підприємства, дата і зміст господарської операції, вимірники операції, підписи відповідальних осіб.

Первинні документи, якими оформляються господарські операції, необхідно складати в момент здійснення операції, або, якщо це неможливо, то безпосередньо після її закінчення.

Бухгалтерські документи мають велике правове (юридичне) значення. Правильно і своєчасно складені первинні документи виступають письмовим доказом здійснення господарських операцій. Вони використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів.

Економічне значення документів полягає в тому, що вони є джерелом контролю і аналізу.

Поряд з паперовими документами широко застосовуються машинні носії облікової інформації - це магнітні диски, магнітні стрічки, дискети та ін.

3.Класифікація документів.

Класифікація документів - це поділ їх на групи за певними ознаками.

За призначенням документи поділяють на:

розпорядчі,

виправдні (виконавчі),

бухгалтерського оформлення

комбіновані.

Розпорядчими називаються документи, що містять наказ або завдання на здійснення господарської операції, вони не є підставою для запису операцій в обліку (накази, доручення тощо).

Виправдні - це такі документи, які оформлюють вже після здійснення господарської операції. Таким чином вони представляють собою перший етап облікової реєстрації (Акт приймання - передачі основних засобів, Акт приймання грубих і соковитих кормів, Акт на оприбуткування приплоду тварин, та ін.)

Документи бухгалтерського оформлення - це такі, які складають працівники бухгалтерії для підготовки облікових записів, а також для полегшення, скорочення, спрощення облікових записів.

До них відносять розподільчі і групувальні відомості. Наприклад: відомість розподілу суми загальновиробничих і загальногосподарських витрат, бухгалтерська довідка.

Такі документи не мають самостійного значення. їх можна використовувати тільки разом з виправдними документами.

Комбіновані - це документи, які по своєму змісту і призначенню поєднують в собі функції кількох видів документів.

До них належать:

видатковий касовий ордер,

лімітно-забірні картки,

наряди на виконання робіт та ін.

За порядком складання документи поділяють на:

первинні

зведені.

Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (акти на приймання робіт, накладні на здачу продукції на склад та ін.).

Зведені документи складають на підставі даних однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення показників (звіти касира, авансові звіти, відомості розподілу нарахованої заробітної плати та ін.).

За способом охоплення операцій документи поділяють на:

разові

накопичувальні.

Разові документи використовуються для оформлення однієї або кількох однорідних операцій, які записують до документа одночасно. Особливість їх у тому, що відразу ж після складання вони можуть бути передані в бухгалтерію для опрацювання (прибуткові і видаткові касові ордери).

Накопичувальні документи служать для оформлення однорідних операцій, які здійснюються на підприємстві в різні періоди часу. їх складають з метою зменшення кількості однорідних документів за тими операціями, що виконуються багато разів за короткий проміжок часу. До них відносять авансові звіти, відомість руху молока, табель обліку робочого часу, реєстр відправки зерна та іншої продукції з поля.

На відміну від разових, накопичувальні документи відображаються в обліку тільки після внесення в них останньої операції і підрахунку суми всіх запасів.

За місцем складання документи поділяють на:

внутрішні (складаються на самому підприємстві)

зовнішні (складаються і надходять від інших підприємств).

За побудовою бувають документи:

однопозиційні

багатопозиційні.

Однопозиційними являються документи, в яких відображаються операції по надходженню або витрачанню одного виду матеріалів.

Багатопозиційні - це документи, які відображають рух кількох матеріалів.

За технікою складання і опрацювання документи поділяють на:

такі, що складені вручну

такі, що складені за допомогою ЕОМ.

4. Документообіг на підприємстві

Документообігом називається рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

На кожному підприємстві складається план (графік) документообігу, з яким повинні бути ознайомлені всі працівники. В ньому передбачається

послідовність проходження документів, вказуються конкретні виконавці, які відповідають за якість оформлення та строки здачі документів в бухгалтерію.

Кожному виконавцю робіт видається виписка із графіка, де наводиться перелік документів, за які відповідає працівник.

Первинні та зведені документи після їх опрацювання передаються до архіву.

Для цього первинні документи звітного періоду комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою до архіву. Звіти переплітаються окремо. Бланки суворої звітності зберігають в сейфах. Всі документи реєструють в архівній книзі.

В окремих випадках за письмовою вимогою судово-слідчих, ревізійних, податкових та інших органів, з дозволу керівника підприємства з архіву видають, тобто вилучають, окремі документи. Замість вилученого документу в папку обов'язково вкладають його копію і реєстр вилучених документів із зазначенням причини і дати вилучення, про що обов'язково роблять позначки в Архівній книзі.

Строки зберігання документів:

Для документів, що послужили підставою для облікових записів встановлено строк зберігання 3 роки. Акти ревізій, відомості про заробітну плату - 5 років.

Особові рахунки робітників, річні звіти, баланси - постійно, не менше 75 років.