4.3. Идентификация и передвижение записей гоу впо игхту

Идентификация записей ГОУ ВПО ИГХТУ осуществляется согласно предписывающим нормативным документам и документам СМК. Сотрудники, ответственные за ведение записей, выполняют все предписания нормативных документов и документов СМК. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на сотрудников, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

Единый документооборот записей ГОУ ВПО ИГХТУ обеспечивается четкой идентификацией записей: вид записи, название, форма, подписи ответственных лиц, дата составления.

Передвижение записей осуществляется сотрудниками подразделений, ответственных за вид деятельности, к которой относится данная форма. Внесение изменений без согласования с ОКО не допускается.

Контроль за ведением записей ГОУ ВПО ИГХТУ осуществляет ВР университета при участии ПРК ГОУ ВПО ИГХТУ и начальника ОКО. Руководители подразделений и сотрудники, ответственные в структурных подразделениях университета за делопроизводство, поддерживают записи в рабочем состоянии.

4.4. Изменение записей гоу впо игхту

Использование актуальных форм записей ГОУ ВПО ИГХТУ регулируется номенклатурой дел университета и структурных подразделений.

В документы, относящиеся к записям ГОУ ВПО ИГХТУ, могут вноситься изменения по мере необходимости. Содержание изменений должно идентифицироваться с указанием даты и подписи уполномоченного лица, производившего изменение, с обоснованием внесения изменений.

4.5. Хранение, восстановление, аннулирование и архивирование записей

Записи ГОУ ВПО ИГХТУ собираются, подшиваются, поддерживаются в актуализированном состоянии и хранятся сотрудниками, ответственными за делопроизводство, в местах пользования в течение сроков, соответствующих требованиям предписывающих документов, если в предписывающих документах и рекомендациях разработчика не

СТУ-З-4.2.4-2010

предусмотрено других правил. Записи, которые являются внутренней документацией ГОУ ВПО ИГХТУ, не подлежат передаче их третьим лицам.

Сроки и места хранения записей определены в НД ГОУ ВПО ИГХТУ и предписывающих документах СМК ГОУ ВПО ИГХТУ. По истечении срока оперативного хранения записи ГОУ ВПО ИГХТУ передаются в архив, где хранятся в соответствии с предписанными сроками хранения.

Записи, имеющие какую-либо конфиденциальную информацию, о неразглашении которой ГОУ ВПО ИГХТУ имеет документированные обязательства, уничтожаются физически.

При утрате или порче записей руководитель структурного подразделения - держателя этих сведений - при поступлении запроса дает указание ответственному за ведение этих документов восстановить запрашиваемый документ на основе данных, имеющихся в исходных носителях информации.

Разрешение на восстановление документов строгой отчетности выдается ректором ГОУ ВПО ИГХТУ.

4.6. Оценка результативности процесса

Начальник ОКО при подготовке сводного отчета о проведении внутреннего аудита проводит оценку результативности процесса управления записями по таким критериям, как: наличие необходимых записей; наличие идентификации записей; количество случаев неправильного ведения записей; соблюдение сроков хранения записей и архивирования.

Не определены средства и методы защиты записей от повреждения. Не определены методы управления записями в электронной форме, в том числе находящихся в общем доступе и интранет.