ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
	Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ивановский государственный химико-технологический университет»
	Система менеджмента качества. Управление документацией. Записи. Общие требования.
СТУ-З-4.2.4-2010	Стандарт Ивановского государственного химико-технологического университета по записям.

ПРИНЯТО УТВЕРЖДЕНО

Решением ученого совета Приказом Ректора ГОУ ВПО

от «_»______2010 г. № ИГХТУ

от «__»__________2010 г.

Система менеджмента качества

Управление документацией

ЗАПИСИ

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

СОГЛАСОВАНО

Ответственный представитель

руководства университета

по качеству,

проректор по учебной работе

_____________________

«__»________________2010 г.

Иваново

2010

		Должность	Ф.И.О./подпись	Дата
Разработал	Доцент кафедры стандартизации, метрологии и сертификации Старший преподаватель кафедры стандартизации, метрологии и сертификации Документовед учебно-методического управления Документовед учебно-методического управления
Проверил	Заместитель начальника учебно-методического управления
Согласовал	Начальник учебно-методического управления

СОДЕРЖАНИЕ

1. Цель 3

2. Область применения 3

3. Термины, сокращения и аббревиатуры 3

3.1. Термины 3

3.2. Сокращения 3

4. Описание процедуры 4

4.1. Записи ГОУ ВПО ИГХТУ 4

4.2. Разработка бланков записей ГОУ ВПО ИГХТУ 4

4.3. Идентификация и передвижение записей ГОУ ВПО ИГХТУ 5

4.4. Изменение записей ГОУ ВПО ИГХТУ 5

4.5. Хранение, восстановление, аннулирование и архивирование записей 5

5. Распределение ответственности и полномочий 6

7. Алгоритм управления записями 7

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 8

СТУ-З-4.2.4-2010

1. Цель

Настоящая документированная процедура разработана для обеспечения эффективной работы с документацией системы менеджмента качества в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Ивановский государственный химико-технологический университет» (далее ГОУ ВПО ИГХТУ, университет). Ее внедрение обеспечивает идентификацию, хранение, защиту, восстановление, определение сроков сохранения и изъятия из обращения записей.

2. Область применения

Настоящая документируемая процедура обязательна к выполнению во всех структурных подразделениях ГОУ ВПО ИГХТУ.

3. Термины, сокращения и аббревиатуры

3.1. Термины

Система менеджмента качества - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для разработки политики и целей и достижения этих целей для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Документ - информация и соответствующий носитель.

Документация - комплект документов.

Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществления деятельности.

Изменение - модификация, дополнение или исключение фрагментов документа.

3.2. Сокращения

зав. - заведующий;

подр. - подразделение;

нач. - начальник;

стр. - страница;

отв. - ответственный;

гл. - главный.

п. - пункт;

рук. - руководитель.

СТУ-З-4.2.4-2010

3.3. Аббревиатура

ВР	- высшее руководство ИГХТУ
ГОС ВПО	- государственный образовательный стандарт высшего
	профессионального образования
ДП	- документированная процедура
МС	- международные стандарты
НД	- номенклатура дел
ОКО	- отдел по качеству образования
ОП	- образовательная программа
ПРК	- представитель руководства по качеству
СМК	- система менеджмента качества
СФ	- совет факультета
УК	- уполномоченный по качеству подразделения
УКиДО	- управление кадров и документационного обеспечения
УМС	- учебно-методический совет
УР	- учебная работа
УС	- учёный совет ГОУ ВПО ИГХТУ

4. Описание процедуры

4.1. Записи гоу впо игхту

Записи ГОУ ВПО ИГХТУ содержат информацию, необходимую для управленческой деятельности университета, реализации образовательной и прочей деятельности вуза, контроля и анализа выполнения действий согласно требованиям предписывающей документации. Записи ГОУ ВПО ИГХТУ включают в себя записи, имеющиеся в документообороте и записи по качеству.

Записи по качеству ГОУ ВПО ИГХТУ определены в соответствии с видами деятельности ГОУ ВПО ИГХТУ и соответствуют перечню обязательных записей МС ИСО 9001:2000 (Приложение 1).

4.2. Разработка бланков записей гоу впо игхту

Планирование и разработка бланков записей ГОУ ВПО ИГХТУ осуществляется согласно номенклатуре дел структурных подразделений с учетом возможных изменений и расширения сфер деятельности.

Стандартные формы записей университета разрабатываются согласно нормативным требованиям Федерального агентства по образованию, либо регламентируются соответствующими инструкциями или приказами.

Необходимость введения в обращение новых форм записей по качеству обусловлена целесообразностью внедрения СМК, либо отсутствием аналогичных документов в общем перечне (НД ГОУ ВПО ИГХТУ). Необходимость введения в обращение оценивается сотрудниками ОКО,

СТУ-З-4.2.4-2010

согласуется и утверждается проректором по качеству образования и информационным технологиям /ПРК ГОУ ВПО ИГХТУ.

Информация о введении новых форм записей ГОУ ВПО ИГХТУ доводится высшим руководством университета до сведения руководителей структурных подразделений и всех пользователей. Вновь разработанные записи ГОУ ВПО ИГХТУ вносятся в номенклатуру дел.