4.Пошук записів бази даних 1, с. 416-418

В Excel процедура пошуку і селекції даних організо­вується за принципом збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність крите­рію значенню поля, що аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків. Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або чисел, наприклад:

ПП «Маяк»; ТШ-45; 27.10.02; 22,95

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомо­гою таких критеріїв, як відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

ПП*;ШТ-4?;ТШ*;ЗАТ*;

И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60);

ИЛИ (Дата замовлення<=20.10.02; Дата замовлення >=28.10.02),

де * — ознака будь-якої групи символів; ? — ознака того, що в цій позиції може міститися будь-який символ. Кри­терій ПП* ідентифікує всі записи бази «Замовлення» (рис. 2.104), що стосуються приватних підприємств; кри­терій ПІТ-4? — всі записи з шифрами товарів від ПІТ-40 до ІПТ-49; а критерій И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60) — всі записи з цінами товарів від 20 до 60 грн. Аналогічні функції виконують інші критерії.

На етапі створення бази даних, щоб розпочати ручне введення критеріїв, пошук записів, їх послідовне перегля­дання і редагування, слід активізувати команду Критерии, яка трохи видозмінює початкове вікно (рис. 2.105) й очищає всі його поля (рис. 2.106).

Як критерії пошуку використовують значення полів по­чаткової бази, що вводять до відповідних комірок нового вікна командою Добавить. Загалом керують критеріями так само, як і записами. Шукати дані можна за одним або кількома критеріями одночасно. У вікні на рис. 2.106 по­казано критерії пошуку та селекції замовників, які мають намір придбати товари з шифром ПІТ* ціною до 30 грн.

Рис. 2.106. Вікно команди Форма (режим уведення критеріїв)

Переходять до режиму пошуку клацанням мишею на кнопці Далее. Як результат, у початковому вікні (рис. 2.105) з'являється перший із записів бази даних, що задовольняє задані критерії. Запис переглядають і в разі потреби корегують. Після клацання мишею на кнопці Закрыть Excel записує відновлений запис у базу да­них. Усі подальші записи переглядають у вікні за допо­могою кнопок Назад і Далее.

Примітка

Якщо критерію пошуку не задовольняє жоден із записів бази даних, то клацання мишею на будь-якій із кнопок вікна су­проводжується звуковим сигналом.

Повернення до поточного запису й ігнорування резуль­татів пошуку за критерієм забезпечується кнопкою Прав­ка. Для введення чергового критерію потрібно заздале­гідь активізувати команду Очистить, після чого пошук від­новлюється. Повертаються до початкової бази даних через команду Данные—Фильтр—Отобразить все.

5.Формування підсумкових даних

Використання команди Дані/Підсумки допомагає впорядкувати спи­сок шляхом групування записів з виведенням проміжних результатів, се­редніх значень та іншої допоміжної інформації. Дана команда дозволяє виводити результуючу суму в верхній або нижній частині списку і полег­шує підсумовування числових стовпців. Список відображається у вигляді структури, що дозволяє згортати і розгортати окремі розділи.

Розглянемо роботу команди Підсумки на прикладі даних про продаж автомобілів (рис. 7.37).

Рис. 7.37. Дані про продаж автомобілів

Включення проміжних підсумків у список здійснюється так:

1. Список доцільно відсортувати за полем, що містить групи. Наприклад, за місяцем, прізвищем тощо.

2. Виконати команду Дані/Підсумки. Відкриється діалогове вікно Про­міжні підсумки (рис. 7.38).

Рис. 7.38. Діалогове вікно Проміжні підсумки

3. Вибрати зі списку При кожній зміні в групу, для якої визначаються проміжні підсумки.

4. Вибрати зі списку Використовувати функцію одну з функцій (Сума -додавання чисел у групі, Кількість - підрахунок кількості заповне­них клітинок у групі, Середнє — середнє арифметичне чисел у групі, Максимум - визначення найбільшого числа у групі, Мінімум - ви­значення найменшого числа у групі, Добуток - добуток чисел у гру­пі, Кількість чисел - кількість клітинок, котрі містять числові дані у групі, Зсунене відхилення - розрахунок стандартного відхилення за генеральною сукупністю, Незсунене відхилення - розрахунок стан­дартного відхилення за групою, Зсунена дисперсія - розрахунок дис­персії за генеральною сукупністю, Незсунена дисперсія - розрахунок дисперсії за групою).

5. Вибрати зі списку Додати підсумки до стовпці для розрахунку про­міжних підсумків. Для вибору стовпця необхідно поставити відмітку проти його назви.

Структура списку після виконання команди Підсумки (рис. 7.39) до­зволяє переглядати різні частини списку з допомогою кнопок, розміще­них в лівому полі аркуша.

Рис. 7.39. Дані про продаж автомобілів з проміжними та загальним підсумками

Кнопки у верхній частині поля визначають кількість рівнів даних, що відображаються і використовуються для виконання таких дій:

1. - Вивести тільки загальний підсумок;

2. - Вивести тільки загальний підсумок і проміжні підсумки;

3. - Вивести всі дані.

Кнопки з позначками (+) і (-) призначені для розгортання і згортання окремих груп.