Міністерство надзвичайних ситуацій україни

Академія пожежної безпекиім.Героїв Чорнобиля

Факультет пожежно-профілактичної діяльності

Кафедра вищої математики та інформаційних технологій

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник кафедри

ВМ та ІТ

к.ф-м.н., доц.,

полковник с.ц.з.

_______ І.П. Частоколенко

“___”______2011р.

Навчальна дисципліна: Інформатика та комп’ютерна техніка

1-й курс (стаціонар, курсанти).

ЛЕКЦІЯ

Тема № 4. Табличний процесор Microsoft Excel.

Час: 54, з них 10 години лекцій, 24 години практичних занять, 20 годин самостійної роботи

Тема лекції: № 4.5 Робота з базами даних в MS Excel.

Навчальна мета: Розглянути теоретичний матеріал у відповідності з темою лекції.

Виховна мета: Переконання в необхідності вивчення матеріалу лекції для майбутньої професійної діяльності, формування матеріалістичного світогляду, виховання культури та дисципліни мислення.

Матеріально-методичне забезпечення: Дошка, крейда.

Розробив:

старший викладач

кафедри ВМ та ІТ О.М. Слободянюк

Лекція обговорена та схвалена на засіданні кафедри

Протокол №____від “__”_____________2011р.

Лекція 4.5. Робота з базами даних в ms Excel

1. Загальні положення

Табличний процесор Excel забезпечує, поряд із власне обробленням електронних таблиць-аркушів, формування ділової графіки, створення, оброблення і підтримку несклад­них, але великих баз табличних даних.

База даних — певний набір даних, призначений для зберігання ін­формації з якоїсь предметної сфери.

У цьому плані Excel можна розглядати як нескладну СУБД реляційного типу. Реляційні бази даних подають­ся у формі звичайних двовимірних електронних таблиць-відношень (relation); в останніх версіях Excel їх назива­ють просто списками. База даних (список) в Excel — той самий робочий аркуш із його стовпцями і рядками, текс­том, числами й іншими елементами, але сформований за певними правилами.

Структурними компонентами будь-якої бази даних є записи, поля і заголовний рядок.

Запис — вичерпний опис конкретного об'єкта, що міс­тить низку різнотипних, логічно пов'язаних між собою по­лів, наприклад:

10 АлмазовО. М. 1968 Інженер Харків 86

Кожний запис — це рядок бази даних. Усі записи ма­ють однакову фіксовану довжину, їх кількість, у принципі, не обмежена.

Поле — певна характеристика об'єкта або окремий еле­мент даних у запису. Кожне поле має унікальне ім'я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного пошу­ку, селекції та сортування даних бази доцільно записи по­діляти по полях, що містять найдрібніші елементи даних. Так, замість одного поля «Прізвище, ім'я, по батькові» кра­ще задати три: «Прізвище», «Ім'я» і «По батькові». Єдину адресу клієнта можна розділити на поля «Поштовий ін­декс», «Місто», «Вулиця», «Номер будинку» і т. п.

Заголовний рядок розташовується на самому початку бази-списку і має імена полів, тобто заголовки стовпців робочої книги. Імена мають бути інформативними, лако­нічними та розміщуватися в одному рядку.

Загальний вигляд найпростішої бази даних Excel з ім'ям «Замовлення» зображено на рис. 2.104.

Рис. 2.104. Загальний вигляд бази даних «Замовлення»

Загальні правила формування бази даних:

• у базі даних, як правило, розміщуються тільки поля початкових даних. Поля, що обчислюються, шапку документа і підсумкові рядки до бази не включають, їх формують на етапі створення документа-звіту;

• заголовний рядок має відрізнятися від рядків-записів кольором, шрифтом або обрамленням. У разі моно­хромного друку його краще взяти в рамку;

• після заголовного рядка мають іти рядки записів; розділяти їх навіть порожніми рядками не рекомен­дується;

• в однойменних полях записів розміщують дані тіль­ки одного типу: числа, тексти або дати. Не треба розпочинати поля з пропусків;

• текстові дані краще розпочинати з великих літер, розширюючи таким чином можливості пошуку та сортування даних;

• фон сусідніх записів доцільно чергувати: при цьому поліпшується сприйняття даних користувачем;

• на одному аркуші бажано розміщувати тільки од­ну базу даних. Інші дані краще розташувати на ін­ших аркушах. Поєднання різнорідних баз даних мо­жливе, якщо відокремити їх порожніми рядками і стовпцями.

Формати файлів баз даних

Базу даних, створену засобами Excel, можна зберегти не тільки у стандартному форматі книги (.xls), а й у звичному для баз даних форматі, наприклад, dbf-файлі. У цьому випадку програма коректно визначає типи полів (текст, числове, дата) та їхні довжини (для тексту) на підставі на­явних даних. Для створення dbf-файлу достатньо вибрати значення DBF 4 (dBASE IV) (*.dbf) у полі Тип файлу діалогового вікна Збереження документа, яке викликається командою Файл/Зберегти як...

Excel дає змогу також працювати з dbf-файлами та файлами баз да­них системи керування базами даних (СКБД) Microsoft Office Access. Для відкриття таких файлів у полі Тип файлу діалогового вікна Відкрит­тя документа треба, відповідно, вибрати значення Файли dBase (*.dbf) або Бази даних Access (*.mdb; *.mdb). Іншим способом відкриття таких файлів є використання команди Дані/Імпорт зовнішніх даних/Імпорт даних....

Для побудови запитів до баз даних, створених спеціалізованими СКБД (наприклад, SQL Server, MS Access, Paradox, FoxPro), в Excel є спеціаль­ний засіб - програма MS Querry, яку активізують командою Дані/Імпорт зовнішніх даних/Створити запит.... Перевага використання запитів по­лягає в тому, що в Excel переноситься лише потрібна (відфільтрована) частина записів з бази даних.