3. Учет денежных средств и расчетов а) Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

Для ведения кассовых операций на предприятии ООО "1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ" предусмотрена должность бухгалтера-кассира, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело кассира.

Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.

Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель ООО "1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ" обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

Поступающие в кассу ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ» с расчетного счета, от клиентов и др. наличные деньги, оформляются приходными кассовыми ордерами (Приложение 2). Приходный кассовый ордер передается непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Клиентам также выдается кассовый чек. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления.

Оформление и выдача наличных денег из кассы происходит на основании расходных кассовых ордеров (Приложение 3) или платежных ведомостей. Все документы на выдачу денег подписываются руководителем ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ» и главным бухгалтером. На предприятии ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ» расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения.

На предприятии ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ» деньги из кассы выдаются только лицам, указанным в расходном кассовом ордере или ведомости. При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности“. Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости. Деньги в подотчет выдаются также на основании расходного ордера, при этом круг лиц, имеющих право получать денежные суммы в подотчет строго оговорен в приказе.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям. По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются печатью “Оплачено” - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка , то его оформляют заново.

После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (Приложение 4), которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ» и главного бухгалтера. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты ) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход . Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге

На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ».

Основным звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв.-15 (Приложение 5). В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ» и приходуют ( дебет счета 50, кредит субсчета 91), а недостачу относят на виновное лицо (дебет счета 94, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счетов 50, 70, кредит 73-2).

Банк контролирует предприятие в части соблюдения им установленных фондов заработной платы, лимитов на командировки и хозяйственные расходы.

За денежные средства, выданные в подотчет, сотрудники отчитываются заполняя авансовый отчет (Приложение 5) с приложением к нему всех оправдательных документов – чеков, квитанций, накладных, командировочных удостоверений и т.д. Отчет принимается бухгалтерией, проверяется, проводится и денежные средства списываются с подотчетного лица. Не допускается на предприятии выдача в подотчет сумм сотрудникам, которые не отчитались за ранее выданные денежные средства. В приказе о выдаче подотчетных сумм строго оговорено, что срок отчета за их использование установлен 15 дней. Если в сотрудника образовался перерасход, то деньги после проверки отчета ему возвращаются по расходно-кассовому ордеру, если осталась часть денег не израсходованной, то он обязан внести ее в кассу предприятия.

Таблица 1

Типовые проводки, используемые на предприятии, по кассовым и подотчетным операциям

Содержание операции	Дебет	Кредит
Получены деньги из банка	50	51
Поступило в кассу от клиентов	50	62,76
Поступило в кассу в счет недостачи от виновных лиц	50	73
Возврат неизрасходованной подотчетной суммы	50	71
Излишек денежных средств, обнаруженный при инвентаризации	50	91
Сдано на расчетный счет	51	50
Выдана заработная плата	70	50
Выдано в подотчет	71	50
Оплата поставщику и прочим кредиторам	60 (76) ...	50
Подотчетное лицо отчиталось за полученные денежные средства	10 (26, 44) и др. счета	71

Б) Операции по расчетному счету

В соответствии с законом РФ «О предпринимателях и предпринимательской деятельности» каждое предприятие вправе открывать в любом банке по своему усмотрению расчетный и другие счета для хранения денежных средств и осуществления через эти счета всех видов расчетных кредитных и кассовых операций. ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ» имеет один расчетный счет. На этом счете сосредотачиваются денежные средства, поступающие от клиентов-юридических лиц за оказанные услуги и проводятся платежи другим организациям и бюджету, а также выдача наличных денег в кассу ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ».

ООО «1АБ ЦЕНТР ПАВЕЛЕЦКАЯ» ведет в основном безналичный расчет платежными поручениями за поставленные материалы и оказанные услуги, в бюджет и во внебюджетные фонды (Таблица 2).

Таблица 2

Основные операции по расчетному счету организации

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступило от клиентов юр.лиц	51	62
Перечислено поставщику, франчайзеру	60	51
Перечислены платежи в бюджет, внебюджетные фонды	68/69	51
Сдано на расчетный счет	51	50
Получено в кассу на хоз.нужды, зарплату и т.д.	50	51

В) Расчеты с поставщиками, клиентами, франчайзером и с прочими дебиторами и кредиторами

Учет расчетов с поставщиками ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Количество поставщиков у предприятия достаточно не велико, учет ведется по каждому поставщику и каждому договору.

В основном с поставщиками имеются долгосрочные договора, по их условиям по заявке организации поставщик обязуется на условиях предоплаты поставить нужное количество материалов ( в основном канцелярские товары) согласно прайс-листа, в редких случаях оплата материала производится позже его фактической поставки. Организация оплачивает материал поставщику со своего расчетного счета, после этого забирает оплаченный товар со склада поставщика, или поставщик сам организует его доставку и приходует его на свой склад.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

• Д 60 –К51 –оплачен счет поставщика на поставку товара

• Д 10– К 60 – получены материалы у поставщика на основании накладной и счет-фактуры

• Д 19- К60 – выделен НДС

Все операции ежедневно заносятся в учетные регистры на основании первичных документов, далее, уже на основе этих регистров, формируются оборотно-сальдовые ведомости по счетам и главная книга.

Расчеты по арендной плате, коммунальным услугам, транспортным услугам, рекламным услугам учитываются по кредиту счетов 60 или 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» и по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в зависимости от их экономического содержания.

Расчеты с клиентами предприятие осуществляет согласно действующему законодательству.

Организация работает и с юридическими лицами- клиентами, выручка от данных сделок поступает на расчетный счет (Д 51 – К 62), при реализации бухгалтерские проводки выглядят следующим образом:

Д 62 –– К 90.1оказаны услуги или осуществлена продажа программ

Д 90.2 – К 44, 26 – определена себестоимость

Д 90.3. – К 68.2 – начислен НДС с вознаграждения

Для удобства учета выручки и формирование отчетных показателей на 90 счете используются специально открытые субсчета.

По безналичным расчетам формируются бухгалтерские регистры, например оборотно-сальдовая ведомость, реестры и т.д.

Ежегодно проводится инвентаризация кредиторской и дебиторской задолженности, существующая задолженность подтверждается актом сверки с контрагентом.

Г) Учет расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами

Организация находится на общем режиме налогообложения и уплачивает следующие налоги и сборы: Налог на имущество, налог на прибыль, Налог на добавленную стоимость, взносы на страхование от несчастных случаев, пенсионные взносы, взносы в медстрах и соцстрах на обязательное страхование, а также перечисляет Налог на доходы физических лиц, удержанный из заработной платы своих сотрудников.

Учет расчетов по налогам и сборам ведется на 68 «Расчеты по налогам и сборам» и 69 « Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» счете по субсчетам по каждому виду налога и сбора. То есть на счете 68 открыты следующие субсчета:

68.1 НДФЛ

68.2 НДС

68.4 Налог на прибыль

68.6 Налог на имущество

На счете 69 открыты следующие субсчета:

69.1 Обязательное страхование в ФСС

69.2 Расчеты по пенсионному страхованию

69.2.2. Страховая часть

69.2.3 Накопительная часть

69.3 Взносы в фонды медицинского страхования

69.3.1 ФФОМС

69.3.2 ТФОМС

69.11 Взносы на страхование от несчастных случаев

Начисление по данным налогам и сборам отражается по кредиту счетов, а по дебету отражается их оплата или зачет по ним, оплата происходит с расчетного счета.

Ежегодно для сверки по начисленным и оплаченным налогам и сборам главный бухгалтер заказывает акт сверки в налоговой инспекции и фондах.

Порядок расчета некоторых таких налогов и сборов будет представлен далее в работе.