Содержание дисциплины

Тема 1. Понятие о документах, способах документирования и о носителях информации

Управление как процесс получения, переработки и использования информации. Понятие «информация» и «документ». Роль информации в социально-экономических процессах. Документ как носитель информации.

Понятие о документировании. Законодательные акты, регламентирующие организацию работы с документированной информацией. Основные способы документирования. Виды носителей информации. Определение понятий «документ», «автор документа», «официальный документ», «личный документ» по ГОСТ Р51141-98. Понятие «электронный документ».

Унификация и стандартизация документальной информации - обязательное условие для широкого использования компьютерной обработки документов.

Организационно-распорядительные и специальные документы. Формуляр документа, реквизиты документа. ГОСТы на организационно-распорядительные документы. Нормативные документы по документационному обеспечению управления (по делопроизводству).

Технические требования к изготовлению документа. Форматы бумаг. Понятие о бланке документа. Продольное и угловое расположение реквизитов бланка. Общий бланк и бланк служебного письма, их отличительные особенности.

Раздел 1. Правила оформления документов

Тема 2. Оформление служебной переписки

Служебные письма, их разновидности по содержанию формуляр служебного письма, реквизиты письма. Особенности оформления писем по финансовым вопросам, а также гарантийных и сопроводительных писем.

Телеграммы, правила их оформления. Особенности адресования служебных телеграмм: сокращённый и условный адреса. Подписание телеграмм, их регистрация.

Телефонограмма - разновидность служебного письма. Требования к оформлению, учёту, передаче. Фиксация в журналах, трафаретных бланках и на компьютерах.

Тема 3. Докладные и объяснительные записки

Докладные и объяснительные записки, требования к оформлению. Внутренние и внешние докладные записки. Особенности регистрации внутренних докладных записок. Подписание докладных записок.

Тема 4. Справки

Справки информационные, их отличие от справок личного характера, требования к составлению и оформлению. Подписание справок, удостоверение печатью. Регистрация.

Тема 5. Протоколы и выписки из них. Акты, их особенности

Подготовка совещаний. Повестка дня. Рассылка приглашений. Доклады и тезисы выступлений.

Документирование хода собраний, совещаний. Протокол, его реквизиты, составные части. Протокол краткий, полный и дословный (особенности составления). Подписание протокола, его регистрация. Выписки из протоколов, их заверение и рассылка.

Документы, издаваемые на основе коллегиальности. Акты, их виды. Требования к составлению и оформлению. Составные части акта. Придание акту юридической силы. Регистрация и хранение актов.

Тема 6. Приказы по основной деятельности. Распоряжения

Распорядительные документы, издаваемые на основе единоначалия: приказы, указания, распоряжения. Понятие приказа. Виды приказов.

Приказ по основной деятельности, его составные части. Особенности составления, согласования, подписания. Регистрация приказов. Выписки из приказов, их заверение и рассылка.

Распоряжения, их отличительные особенности.

Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиальности: решения, постановления.

Раздел 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Тема 7. Оформление приема на работу.

Документы, необходимые для заключения трудового договора. Ознакомление работника с локальными нормативными актами Составление трудового договора. Оформление трудового договора. Оформление фактического допущения к работе. Издание приказа о приеме на работу.

Тема 8. Трудовая книжка и иные документы, связанные с оформлением трудовых правоотношений.

Трудовая книжка. Оформление трудовой книжки. Ведение трудовой книжки работника. Внесение изменений в трудовую книжку. Утрата трудовой книжки. Хранение и учёт трудовых книжек. Заполнение личной карточки работника Т-2. Оформление личного дела работника.

Тема 9. Правовое регулирование и оформление совмещения профессий и совместительства.

Совмещение профессий. Совместительство, его виды. Оформление совмещения профессий. Оформление совместительства Внесение записей о работе по совместительству в трудовую книжку.

Тема 10. Оформление изменения трудового договора.

Порядок изменения определенных сторонами условий трудового договора. Оформление изменения условий трудового договора. Оформление перевода на другую работу. Внесение записей о переводе в трудовую книжку. Оформление перевода на другую работу по медицинским показаниям. Оформление трудовых отношений при реорганизации организации Оформление отстранения работника от работы.

Тема 11. Правовое регулирование и оформление прекращения трудового договора

Общий порядок прекращения трудового договора. Порядок прекращения трудового договора по инициативе работника. Порядок прекращения трудового договора по инициативе работодателя. Порядок прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Документы-основания для прекращения трудового договора. Издание приказа о прекращении трудового договора. Внесение записей об увольнении в трудовую книжку и личную карточку Т-2. Выдача трудовой книжки работнику.

Тема 12. Оформление режима и учета рабочего времени

Оформление графиков сменности и установление режима гибкого рабочего времени. Оформление привлечения работников к сверхурочной работе. Оформление привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Ведение табеля учета рабочего времени.

Тема 13. Правовое регулирование и оформление предоставления отпусков

Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. Дополнительные отпуска. Составление и оформление графика отпусков. Оформление предоставления отпусков. Перенос отпуска. Отзыв из отпуска.

Тема 14. Правовое регулирование и оформление служебных командировок.

Служебная командировка. Суточные. Компенсация за проезд. Компенсация стоимости проживания. Служебное задание. Порядок направления в служебные командировки. Авансовый отчет. Оформление документов, связанных со служебной командировкой.

Раздел 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Тема 15. Прием, рассмотрение, регистрация и исполнение документов. Контроль исполнения документов. Номенклатура дел.

Способы поступления документов в организацию. Приём и первоначальная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение входящих документов руководством организации. Резолюция.

Регистрация документов (понятие). Формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы. Документы, не подлежащие регистрации. Регистрация специальных документов. Справочные корточки.

Передача документов исполнителям. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения.

Контроль - одна из функций управления. Цели и задачи контроля исполнения документов. Принципы организации контроля. Виды контроля: предупредительный, формально-сроковый. Понятия: «срок исполнения», «типовой срок», «индивидуальный срок». Технология ведения контроля. Основные этапы контроля исполнения документов: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.

1. Понятия» «дело», «формирование дел», «номенклатура дел». Значение номенклатуры дел для классификации документов организации. Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения номенклатуры. Определение сроков хранения дел. Особенности оформления, согласования, подписания и утверждения номенклатуры дел.

Заведение дел в соответствии с номенклатурой дел. Оформление обложки дела. Особенности формирования дел. Систематизация документов внутри дела.