Тема 6. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Нормативно-методические материалы Государственной архивной службы об оформлении дел.

Основные требования к оформлению дел. Полное или частичное оформление дел в зависимости от сроков хранения. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки для постоянного и временного хранения.

Понятие описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения.

Передача дел в ведомственный архив. Формирование в период оперативного хранения основы для последующего хранения и использования документов в научно-исторических и практических целях.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите состав комплекса работ, проводимых службой ДОУ при сдаче в архив документов организации.

2. Перечислите требования к оформлению дел при подготовке их к сдаче в архив.

3. Перечислите требования к оформлению документов в дела.

4. Каковы правила составления описей дел постоянного и временного хранения?

Тема 7. Направления совершенствования доу.

Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности. Создание новых информационных технологий. Комплексность автоматизации работы с документами.

ДОУ в условиях создания и развития экономических методов управления и новых методов хозяйствования. Изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правовое положение.

Правовые основы документирования. Упорядочение организационных форм и методов работы с документами.

Практические занятия.

ЗАНЯТИЕ 1.

Реквизиты управленческих документов и правила их оформления.

В соответствии с требованиями ГОСТ 6.38 – 90 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Рассмотрение основных реквизитов ОРД.

ЗАНЯТИЕ 2.

Подготовка и оформление основных видов документов.

1. Организационные документы.

К организационным документам относятся:

• учредительные документы (устав и договор);

• составляемые при создании предприятия;

• структура и штатная численность;

• штатное расписание;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положения о структурных подразделениях;

• должностные инструкции работникам.

2. Распорядительные документы.

Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида:

• по основной деятельности;

• по личному составу.

3. Финансово-бухгалтерские документы предприятия.

Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.).

4. Информационно-справочные документы.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи: телефаксы, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др.

ЗАНЯТИЕ 3.

Документирование трудовых правоотношений.

1. Издание приказов по личному составу.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

2. Ведение трудовых книжек работников.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.