Тема 2. Событийные связи с общественностью

1. Специальные мероприятия как практика осуществления со­ бытийных связей с общественностью. .;

38

2. Особенности подготовки и проведения специальных мероп­ риятий по различным поводам. * ?

Список литературы

1. Алешина, И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров / И.В. Алешина. - М., 2002.

2. Джефкинс, Ф. Паблик рилейшнз / Ф. Джефкинс, Д. Ядин. - М., 2003.

3. Игнатьев, Д. Настольная энциклопедия Public Relations / Д. Игнатьев, А. Бекетов, Ф. Сарокваша. - М., 2002.

4. Королъко, В.Г. Основы Паблик рилейшнз / В.Г. Корольке. - М.: Рефл-бук, К.: Ваклер, 2001.

В области связей с общественностью для информирования об­щества по актуальным вопросам используются специальные органи­зационные формы. При подготовке первого вопроса необходимо рассмотреть особенности событийной коммуникации, ее значения в установлении, поддержании и развитии отношений со значимыми для организации группами общественности. Важно также дать клас­сификацию специальных мероприятий.

Далее необходимо рассмотреть наиболее значимые виды спе­циальных мероприятий.

Следует сказать, что такое пресс-конференция, в каких случа­ях она проводится и какую цель преследует. Важно остановиться на анализе этапов пресс-конференции и выделить основные блоки. При этом особое внимание следует обратить на выбор даты и времени проведения конференции, на выбор подходящего помещения, на извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции и на подготовку текстов докладов.

Далее обрисовываются ситуации накануне пресс-конференции и в день ее проведения. Студенты должны овладеть знаниями о том, что в день проведения конференции, как правило, не проговаривается ее ход с основными участниками, не делаются телефонные звонки - напоми­нания представителям СМИ, чье присутствие предполагается, не со­ставляется и не тиражируется список участников конференции для разда­чи представителям прессы.

Рассказывая о ярмарках и выставках, важно определить при­чины участия в них, акцентируя внимание на необходимость для организации любого уровня поддерживать имидж, продвигать про­цесс продаж и расширять потенциальный рынок.

Следует разобраться в том, когда начинать подготовку к участию в выставке, решить, что экспонировать, как экспонаты можно размес­тить в пространстве, и знать, сколько стоит квадратный метр площади.

Затем следует обратить внимание на выбор и размещение стенда. Особое внимание требует изучение вопроса об обучении персонала работе на выставке, так как персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяснить его функции и преимущества.

Освещая этот вопрос, студенты должны представлять себе сущ­ность количественной оценки экспозиционирования, которая необ­ходима для конкретизации целей, выбора инструментов их достиже­ния, координации работ и оценки результативности экспозиционной деятельности.

Говоря о презентации, необходимо отметить назначение пре­зентации как самостоятельной акции с целью представления органи­зации, проекта, продукта, отдельной личности аудитории.

Для того, чтобы представить схему подготовки презентации, важно рассмотреть ее структуру: во-первых, выделить пресс-конференци-онную часть, которая может легко перейти в конференцию. Здесь следует заметить, что пресс-конференционный и презентационный блоки лучше проводить в разных помещениях, а приглашать нужно всех, учитывая что 80-90% из числа нежурналистов пресс-конферен-ционную часть проигнорируют, а на презентацию подтянутся при­глашенные из числа VIР.

Во-вторых, важно отметить в структуре презентации блок «неформальное общение». В-третьих, в специальный этап необходи­мо выделить «прощание» и объяснить, с какой целью это делается.

Затем нужно осветить этапы, которые включают процесс про­ведения презентации. На этапе «определение целей» следует выде­лить главные приоритеты, например, привлечение новых клиен­тов. В схеме презентации важная роль отводится определению ме­ста и сроков ее проведения, состава участников, примерного бюджета. Отдельным пунктом выделяется информация о составле-

40

нии приглашений, в которых указывается место, время (от и до) проведения презентации, программа, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения.

Далее отмечается этап «разработка сценария», схему которого студенты должны представлять. Акцент делается на представлении фирмы ее ведущим руководителем, показе видеофильма о новизне объекта презентации, важности кратких сообщений представителя­ми фирмы по интересующим вопросам и т.п.

В заключение можно выделить последний блок сценария пре­зентации - менее формальную часть, на которой приглашенным предоставляется возможность установить контакты с представителя­ми компании-хозяйки и друг с другом. Необходимо заметить, что презентация может проводиться в форме пресс-конференции и со­провождаться приемами.

Студенты должны овладеть знаниями правил делового этикета, соблюдаемых при проведении презентации. Ранее говорилось о при­глашениях и их структуре. Если приглашенный участвует в неофи­циальной части презентации, то помимо приглашений выдаются кар­точки со схемой стола и указанием занимаемого места. Такие кар­точки нужны в случаях, когда, располагая гостей во время деловых приемов, нужно учитывать их ранги,

Также следует знать, что если прием происходит с рассадкой, то нужно учитывать следующие правила:

1. места делятся на более и менее почетные. Самые почетные - рядом с хозяевами;

2. женщину не сажают рядом с женщиной, а сажают мужчину, чередуя места;

3. план рассадки выставляется при входе.

В правила делового этикета входит составление меню, серви­ровка стола и обслуживание.