Рекомендации по выполнению заданий

Представленные задачи имеют в качестве входной информации сравнительно небольшие массивы данных и могут быть без труда решены вручную. Главное требование – найти решение с помощью средств автоматизации вычислений и заполнения таблиц. Помимо входных данных все другие ячейки должны заполняться с помощью формул и функций. Даже, если для применения функций требуется провести подготовительную работу, например, задать в некоторых ячейках условия, то эти ячейки не нужно заполнять вручную, а переносить текст с помощью копирования, а лучше с помощью элементарной формулы, в которой просто указывается адрес нужной ячейки с исходными данными.

Другим важным требованием является необходимость копирования формул, чтобы избежать многократного написания однотипных формул или повторного вызова одной и той же функции. В противном случае эффективность работы в MS Excel может снизиться во много раз. Достаточно представить себе, что таблица имеет не 10, а несколько тысяч строк. В этом случае умение построить формулу, пригодную для копирования является критическим. Трудность обычно заключается в том, что часть адресов ячеек в формуле должна изменяться в каждой новой строке (если данные для вычислений в строке берутся из этой же строки), а часть адресов не должна изменяться при копировании (например, если в качестве входного параметра функции задаётся диапазон данных – колонка таблицы). По умолчанию адреса ячеек в формулах изменяются при копировании. При необходимости оставить часть адресов в формуле неизменными при копировании, нужно воспользоваться приёмом закрепления адресов – использовать абсолютные ссылки. Для этого необходимо в адресах ячеек в формуле поставить знак $ (Shift + 4 на английской раскладке клавиатуры) перед адресом колонки (буква) или перед адресом строки (цифра в адресе ячейки). Если Вы намереваетесь копировать формулу по столбцу, то закреплять нужно номер строки, а если копирование предполагается по строке – то закрепляется номер столбца. Если Вы поставите курсор на адрес ячейки в формуле и нажмёте клавишу F4, то знак $ появится дважды – перед адресом колонки и перед адресом строки, что в большинстве случаев является удовлетворительным для построения правильной формулы.

Много ошибок допускается при попытках написания адресов ячеек и диапазонов вручную. В частности при этом можно вместо английской раскладки клавиатуры воспользоваться русской. В таком случае, формула не воспринимает адрес ячейки и показывает ошибку, которую визуально в формуле нельзя увидеть (например, вместо C английской раскладки была использована буква С из русского алфавита). Поэтому, необходимо вырабатывать привычку задавать адреса ячеек и диапазонов, указывая соответствующие ячейки с помощью мыши.

Рис. 1. Построение формул с применением абсолютных ссылок на адреса ячеек

На Рис. 1. приведён пример построения формул, в которых наряду с относительными ссылками на адреса ячеек применяется абсолютная ссылка на адрес ячейки, в которую занесено значение ставки НДС.

Представленную на Рис. 1. технику визуализации хода решения задачи рекомендуется применять для описания решения задачи. Режим, при котором в ячейках, содержащих формулы вместо рассчитанных значений, видны сами формулы, включается командой Сервис - Параметры – Вид – Формулы. Для помещения изображения экрана в документ MS Word необходимо нажать кнопку на клавиатуре Print Screen (prt sc на клавиатуре ноутбука), затем поместить курсор в нужное место документа MS Word и задать команду Правка – Вставить. При необходимости обрезать часть изображения следует вызвать контекстное меню путём выделения изображения и нажатия правой кнопки мыши. В контекстном меню вызывается команда Формат рисунка – Рисунок – Обрезка, после чего задаются параметры обрезки в появившемся диалоговом окне.

В условиях задач указаны функции, которые рекомендуется применять при решении задач. Для задания функции необходимо вызвать мастер функций, нажав кнопку f_* в строке формул на экране. Поскольку название функции известно из условия задачи, её можно найти, задав в мастере функций категорию Полный алфавитный перечень и найдя функцию в общем списке функций, упорядоченном по алфавиту. После этого ставим курсор на название функции и нажимаем кнопку ОК. На Рис. 2. показан пример вызова функции ЕСЛИ( ; ; ).

Рис. 2. Пример вызова функции с помощью мастера функций

Нажав вместо кнопки ОК кнопку Справка по этой функции, можно получить справку по функции, которая содержит описание: 1) синтаксиса функции – характеристик и способов задания аргументов функции 2) особенностей применения функции 3) примеров применения функции. Если чтение справки не помогает в правильном использовании функции, рекомендуется скопировать пример из справки в лист MS Excel и изучить действие функции непосредственно в рабочем состоянии. Описание метода копирования примеров из справки на лист и специальных возможностей MS Excel, которые можно применять для изучения работы функции можно найти в разделе справки Инструкции, который расположен непосредственно перед описанием примеров применения функции в справке.

Существует возможность вызова функции без применения мастера функций, путём непосредственного набора названия функции. Более того, в случае применения вложенных друг в друга функций с помощью мастера функций можно вызвать только внешнюю функцию, а вложенные в неё функции нужно набирать самостоятельно в качестве аргументов внешней функции (см. Рис. 3.).

Рис. 3. Применение вложенных функций

На Рис. 3. приведён фрагмент примера из справки по функции ЕСЛИ. На рисунке в строке формул имеется вид вложенной функции, который пользователь в данном примере может ввести самостоятельно в строке формул без привлечения мастера функций.

После решения задачи рекомендуется проверить правильность работы формул и функций, которые применялись в ходе решения. Поскольку массивы данных небольшие, проверка может осуществляться вручную. Гораздо полезнее осуществить проверку путём решения задачи другим методом, например, с применением других функций. Такая возможность, как правило, существует. У начинающего пользователя проверка может вызвать сложности большие по сравнению с применением указанных в условии задачи функций, поскольку подразумевает самостоятельную разработку алгоритма решения.

Заметим, что существует большое количество изданий, в которых описаны назначения и основные возможности MS Excel. Они включают в себя, как правило, описания возможностей ввода данных, оформления таблиц, создания формул, использования встроенных функций, работы с диаграммами и др. Часто издания включают описание возможностей не только табличного редактора MS Excel, но и других программ, входящих в MS Office, чаще всего, текстового редактора MS Word и системы управления базой данных MS Access. Описание возможностей MS Excel с точки зрения применения её бухгалтерами и другими работниками финансово-экономических служб можно найти в работах [1,2].

Приведем описание построения точечной диаграммы, одного из самого распространённого типа диаграммы, используемого для представления результатов расчётов в графическом виде. Для большей наглядности представления перед началом построения диаграммы, данные нужно отсортировать по колонке, которая используется как данные по оси X, по возрастанию. Задать команду Вставка – Диаграмма, в появившемся диалоговом окне выбрать тип диаграммы Точечная, вид диаграммы Точечная диаграмма, на которой значения соединены отрезками (см. Рис. 4.) После этого нажимаем на диалоговом

Рис. 4. Выбор типа диаграммы

окне кнопку Далее, выбираем закладку Ряд. Нажимаем в окне кнопку Добавить. Задаём имя ряда данных путём указания адреса ячейки с уже имеющимся названием, или

Рис. 5. Задание диапазонов данных в мастере диаграмм

непосредственно набирая текст в диалоговом окне. Задаём диапазоны ячеек, содержащие значения, которые мы будем откладывать по оси X и, отдельно, по оси Y (см. Рис. 5.). Нажимаем кнопку Далее. В следующей форме мастера диаграмм задаём название диаграммы (по умолчанию предлагается имя ряда данных), названия горизонтальной и вертикальной осей. Наконец, опять нажимаем кнопку Далее, а затем кнопку Готово. Появится диаграмма, представленная на Рис. 6.

Рис. 6. Результат построения точечной диаграммы.

После построения диаграмма может дополняться новыми рядами данных. Для этого нужно нажать правую кнопку на белом поле диаграммы за пределами области построения и выбрать команду Исходные данные. Появится форма мастера диаграмм, представленная на Рис. 5. Здесь можно нажать кнопку Добавить и задать имя и диапазоны данных нового ряда. Часто при этом диапазон данных по оси X повторно задаётся тот же, что и для первого ряда данных.

Кроме того, любой элемент диаграммы можно подвергнуть редактированию. Таким элементом может быть ось - часто имеет смысл вручную задать минимальное и максимальное значение, которое должно откладываться по оси, чтобы уменьшить незаполненную часть области построения. Нередко появляется необходимость редактирования самой линии, иллюстрирующей данные. Для редактирования элемента нужно навести на него курсор мыши, чтобы появилась надпись, указывающая на выбор нужного элемента (например, ось X), нажать правую кнопку мыши и воспользоваться командами появившегося контекстного меню.

Аналогичным образом с помощью мастера диаграмм можно построить круговую диаграмму, гистограмму и другие типы диаграмм.