Лекція №9

Тема: Основні напрямки удосконалення інформаційної діяльності.

Мета:

• Ознайомити з основними напрямками удосконалення інформаційної діяльності

• Розвивати вміння будувати хід міркувань, знаходити своє рішення, робити власні висновки, ставити завдання.

• Виховувати економічно усвідомлене ставлення до процесів оточуючого світу, процесів, що в ньому перебігають.

План:

1. Розширення спектру можливостей технічних засобів інформаційної діяльності.

2. Удосконалення прикладного програмного забезпечення спеціального призначення

Шляхи вдосконалення інформаційного забезпечення.

Актуальність проблеми вдосконалення інформаційного забезпечення аналізу з метою розв'язання економічних проблем зумовлена сучасним станом корпоратизації національної економіки та корпоративного управління.

Можливість використання аналітичної інформації суб'єктами господарювання для задоволення різноманітних інформаційних потреб і прийняття економічних рішень щодо конкретних проблем забезпечується якісними властивостями самої аналітичної інформації.

В умовах збільшення та ускладнення комплексності господарської діяльності підприємств, зокрема під час вирішення завдань управління зростають вимоги до координації дій за необхідності одночасного скорочення часу для прийняття рішення. У такій ситуації набуває актуальності розробка методів та форм оперативного представлення несуперечливої аналітичної інформації. Незважаючи на те, що на сьогодні напрацьова на велика кількість теоретичних положень щодо організації інформаційного забезпечення взагалі та інформаційного забезпечення аналізу зокрема, вони не забезпечують високої якості управлінських рішень. Наявні розробки не містять достатньо чітких методичних способів і прийомів, що регламентують саму процедуру формування інформаційного забезпечення аналізу систем управління відповідно до встановлених правил і вимог. У зв'язку з цим вважаємо за необхідне підготовку й надання рекомендацій стосовно формування інформаційного забезпечення аналізу систем управління.

Метою статті є розробка концепції інформаційного забезпечення аналізу систем управління на основі створення інформаційної інфраструктури підприємства.

Одна з найважливіших умов удосконалення управління – поліпшення його інформаційного забезпечення. Глибокий та всебічний аналіз, який є базою для здійснення ефективного управління підприємством, може бути проведений тільки за наявності не обхідних початкових даних і лише за умови, що ці дані надходять своєчасно й із достатньою повнотою характеризують аналітичний процес. Інакше кажучи, для ефективного управління підприємством потрібне відповідне інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення аналізу систем управління має: інформаційний фонд, що його обсяг залежить перш за все від засобів та джерел його формування, а також завдань, які слід вирішувати в процесі управління; інформаційну базу, що розглядається як технологічний процес перетворення вхідної інформації на вихідну (методи, моделі, алгоритми тощо).

Основою інформаційного забезпечення аналізу систем управління є інформаційний фонд. Від того, наскільки правильно він сформований, своєчасно поповнюється й оновлюється, від достовірності та надійності його даних багато в чому залежить ефективність аналізу. Достатньо зазначити, що навіть незначна зміна методики проведення аналізу спричиняє, як правило, зміну необхідної кількості початкових даних. Часто на практиці окремі методики аналізу не використовуються через недостатньо сформований інформаційний фонд.

Багато пропозицій щодо вдосконалення управління не впроваджуються в практику, оскільки в них не вирішене питання про інформаційне забезпечення розроблених моделей (інформаційну базу).

Дослідження цих проблем дозволяє дійти висновку, що їх розробку не можна проводити ізольовано, без взаємного зв'язку, оскільки сьогодні необхідність якнайшвидшого впровадження результатів наукових розробок відчувається особливо гостро.

Отже, процес формування інформаційного фонду є поетапним. На першому етапі проводиться зіставлення наявного інформаційного фонду з тими моделями й алгоритмами, які будуть використані в процесі управління (не виключені також зворотні зв’язки). Потім у разі потреби ухвалюється рішення про зміни обсягу та структури інформаційного фонду або про зміну алгоритму управління. Далі процес повторюється (зіставлення – коригування, нове зіставлення – нове коригування, ін.). Після того, як інформаційний фонд повністю відповідатиме моделям і алгоритмам управління, процес завершується. В аналогічній послідовності повинен здійснюватися процес зіставлення інформаційного фонду з тими технічними засобами, які будуть використані для проведення аналізу.

Виходячи із зазначеного можна запропонувати певну послідовність виконання робіт щодо формування інформаційного фонду.

1. Чітко сформулювати мету аналізу, визначити, в якому обсязі та для отримання

яких даних він проводитиметься (скласти перелік показників, що їх необхідно отримати).

2. Встановити, які рішення планується прийняти на основі результатів проведе-

ного аналізу.

3. Визначити необхідну точність результатів аналізу для подальшого викорис-

тання отриманих показників.

4. Оцінити, якою мірою обсяг і структура наявного інформаційного фонду за-

безпечують необхідну точність результатів.

5. У разі необхідності поповнення інформаційного фонду встановити можливі

витрати часу, праці й коштів для проведення цієї роботи.

6. Визначити можливе зниження або підвищення точності результатів аналізу за

умов зміни структури й обсягу інформаційного фонду.

7. Уточнити перелік технічних засобів, які будуть використані в процесі прове-

дення аналізу (встановити швидкість введення, переробки, надання інформації, обсяг

пам'яті та ін.).

8. Виявити можливість використання наявного інформаційного забезпечення для

тих завдань управління, які розв'язуватимуться в перспективі. У разі потреби розраху-

вати необхідний обсяг і структуру додаткового інформаційного фонду.

9. Оцінити надійність наявного та проектованого інформаційного фонду щодо

точності його даних під час формування інформації та строків її запитуваності.

Більша частина наведених вище етапів тією чи іншою мірою пов'язана з моделя-

ми й алгоритмами, які використовуються в процесі аналізу систем управління, та зале-

жить від них.

Управління підприємством ґрунтується на створенні інформаційної системи від-

повідно до стратегічних та оперативних завдань підприємства.

Формування інформаційної бази аналізу здійснюється в межах загальної побу-

дови інформаційного процесу, що розглядається як технологічний процес, у результаті

якого здійснюється перетворення первинної інформації на вихідну продукцію у вигляді

відповідних показників, що вони, власне, і є основою інформаційного забезпечення

аналізу систем управління.

Структура інформаційної системи обробки даних будується за трьома рівнями

управління, а саме:

– вищого рівня, де здійснюється управління підприємством в цілому;

– середнього рівня, на якому реалізується управління окремими видами операцій

на основі вирішення комплексу завдань;

– нижчого рівня, коли здійснюється оперативне управління структурними під-

розділами підприємства (системами управління).

Три рівні інформаційної системи управління дозволяють послідовно вирішувати всю сукупність завдань щодо збирання, обробки та подання інформації для прийняття управлінських рішень.

Перший рівень інформаційної бази аналізу систем управління призначено для збирання й обробки первинної інформації. На цьому рівні здійснюється обробка первинної інформації, за результатами якої приймаються управлінські рішення за місцем здійснення операції. Саме на цьому рівні має проводитися аналітичне оцінювання доцільності та перевірка відповідності кожної операції вимогам чинного законодавства, нормам і стандартам.

Перший рівень є джерелом фактографічної інформації, яка застосовується під час аналізу. Треба також зауважити, що на цьому рівні важливу роль відіграє контрольна функція управління. Так, здійснюється контроль доцільності та відповідності операцій чинному законодавству, правильності відображення й оформлення операцій, розподілу чистого прибутку, дотримання термінів погашення зобов’язань тощо. Отже, дані аналізу й контролю є базою для прийняття оперативних рішень.

Вихідні документи аналітичної спрямованості, що формуються на першому рівні інформаційної бази аналізу, складаються відповідно до мети оперативного управління на основі даних первинного обліку, нормативно-правової та нормативно-довідкової інформації.

Другий рівень інформаційної бази аналізу систем управління дозволяє систематизувати та узагальнити фактографічну інформацію перш за все по відповідних періодах. Цей рівень застосовується для проведення аналітичних процедур за комплексними завданнями та на основі їх розв’язання прийняття оперативних управлінських рішень.

Йдеться про те, що серед методичного забезпечення вказаного рівня переважають методики оперативного аналізу. Другий рівень також дає можливість відокремити інформаційні потоки щодо здійснення різних процесів та операцій у різних системах управління.

Третій рівень інформаційної бази аналізу систем управління дозволяє систематизувати й узагальнити інформацію зі внутрішньої та зовнішньої звітності підприємства. Цей рівень є завершальною стадією інформаційного процесу, на якій формується інформаційний продукт, а саме здійснюється:

– видача інформації згідно зі встановленими пріоритетами (тобто забезпечується

адресність і терміновість інформації);

– підтримання багатопрограмного режиму забезпечення користувачів інформа-

цією в реальному масштабі часу;

– формування внутрішньої й зовнішньої звітності та її надання користувачам;

ретроспективний аналіз;

– прогнозування показників діяльності підприємства відповідно до потреб кори-

стувачів.

Якісні характеристики інформаційних потоків третього рівня безпосередньо залежать від організації попередніх рівнів інформаційного процесу, які формують первинні й поточні дані. Саме ця інформація є основою аналізу та прогнозування за умов формування показників діяльності підприємства.

Інформація, яка накопичується в інформаційній базі даних третього рівня, поєднує нормативно-правову, нормативно-довідкову, планову й фактографічну інформацію.

На відміну від інформаційних потоків попередніх рівнів, підсумкова інформація має бути класифікована та систематизована відповідно до вимог створення єдиної інформаційної системи управління підприємства.

Ефективність будь-якої інформаційної системи значною мірою залежить від якості інформації, що до неї надходить. Необхідний рівень якості забезпечується шляхом фільтрації вхідного потоку інформації.

У системі інформаційного забезпечення аналізу добір інформації є обов’язковим етапом перетворення інформаційного потоку й потребує формулювання загальних та окремих критеріїв відбору інформації на вході й визначення принципів добору документів для різних цілей інформаційного забезпечення. При цьому під відбором інформації будемо розуміти процес виділення з інформаційного потоку найбільш цінних документів, їх окремих частин або фактичних відомостей відповідно до прийнятих критеріїв. А критерій добору інформації – це ознака або набір ознак, на основі яких приймається рішення про включення документа або його складових до інформаційного забезпечення аналізу.

У цілому на процес збирання інформації, її систематизації впливають як індивідуальні особливості менеджера тієї або іншої системи управління, так і специфічні організаційні вимоги, які ґрунтуються на необхідності оперувати зібраною інформацією.

Менеджеру (фахівцю), який здійснює відбір інформації, необхідно ретельно її переробляти, групувати відповідно до певної оціночної шкали, наприклад: за значущістю, ступенем новизни, аналітичності та ін. При цьому процес добору можна представити як процес послідовного прийняття рішення про можливість виділення з потоку груп документів, які відповідають певній сукупності ознак.

Важливе значення для формування інформаційного забезпечення аналізу мають психологічні особливості щодо побудови інформаційних потоків. Так, інформаційні потоки – це процеси та шляхи передачі інформації, що забезпечують функціонування підприємства.

Із метою дослідження психологічного аспекту під час формування інформаційного забезпечення аналізу систем управління слід зупинитися на особливостях побудови інформаційних потоків, які умовно поділяються на:

1) горизонтальні (між рівними за службовим положенням і статусом працівни-

ками або групами працівників, наприклад, між менеджерами структурних підрозділів

підприємства);

2) вертикальні (між працівниками або групами працівників, що перебувають на

різних рівнях ієрархії, наприклад, між менеджером і підлеглим).

У свою чергу вертикальні інформаційні потоки підрозділяються на низхідні (від керівництва до рядових працівників за ієрархією) й висхідні (від менеджерів нижчого рівня до вищих).

Кожний із зазначених інформаційних потоків має свої психологічні особливості, які слід враховувати за умов створення інформаційного забезпечення аналізу.

Горизонтальні інформаційні потоки частіше за все мають неформальний характер.

Ці потоки є найефективнішими з комунікативної точки зору. В них зберігається приблизно 90% відомостей. Тобто втрата інформації під час передачі таким шляхом є мінімальною. Пояснюється це тим, що працівникам, які перебувають на одному рівні службової ієрархії, психологічно легше зрозуміти один одного, оскільки вони вирішують однотипні завдання та стикаються зі схожими проблемами. Низхідні інформаційні потоки можуть бути як формальними, так і неформальними. З погляду їх комунікативної ефективності ситуація є такою: чим більше передавальних ланок проходить низхідна інформація, тим більше вона втрачається та змінюється. Йде об'єктивний процес викривлення отриманих відомостей. У практичній роботі менеджер повинен виходити з того, що під час проходження через кожну передавальну ланку спотворюється майже 50% інформації, яка до неї надходить. Одна з головних причин полягає в тому, що передачі інформації перешкоджають комунікативні бартери, тобто сукупність різноманітних перешкод, які постають на шляху розповсюдження та використання інформації.

Висхідні інформаційні потоки дуже рідко бувають неформальними. Спотворення інформації в такому потоці може досягати 90%. Парадокс полягає в тому, що інформація, яка в ньому міститься, менш за все аналізується. Якщо на підприємстві не організовано притоку ідей знизу, то можливості для його інноваційного розвитку значно обмежені. І, навпаки, добре налагоджений процес надходження ідей від підлеглих значною мірою підвищує ефективність роботи підприємства.

Отже, оскільки від якості відібраної інформації залежить результативність рішень, що приймаються, необхідним є врахування психологічних критеріїв відбору інформації, до яких належать:

– критерій поліментності, який є основою для відбору такої інформації, що викликає в людини найбільшу кількість думок, обумовлює виникнення декількох варіантів вирішення завдання та створює найбільшу ймовірність правильного й швидкого обрання найкращого варіанту його вирішення;

– критерій активності, за яким відбирають інформацію, що є значущою не з наукової або технічної точки зору, а з точки зору психології мислення, тобто таку, що обумовлює появу нових думок та активно впливає на творче мислення користувача інформації;

– критерій евристичності інформації пов'язаний із критерієм активності, але є вищим за якістю та спонукає людину за умов його осмислення критерію створювати таку нову інформацію, що дозволяє знаходити найкоротші шляхи вирішення проблеми, яка стоїть перед користувачем інформації. За критерієм евристичності відбирають таку інформацію, яка спрямовує хід думок користувача інформації до вирішення заданої проблеми;

– критерій прогресивності інформації, коли оцінюють і виділяють таку інформацію, яка дозволяє одержати знання, що розкривають шляхи руху вперед у розвитку певної проблеми;

– оптимальний мінімум інформації як психологічний критерій відбору потребує такої кількості інформації, якої достатньо фахівцю для оптимального вирішення завдання.

Підвищення вимог до інформаційного забезпечення аналізу обумовило збільшення обсягу даних, а також необхідність створення відповідної технічної бази. На сьогодні більшість підприємств перейшла на автоматизовану систему обліку, проте автоматизована система аналізу, на жаль, ще не набула належного розповсюдження. Істотним недоліком наявних автоматизованих систем аналізу є використання даних виключно фінансової звітності підприємства, тоді як можуть бути інші джерела інформації, без використання яких результати аналізу будуть недостовірними. Автоматизація процесу обліку забезпечує аналіз більш якісною інформацією протягом більш стислих термінів.

Дослідження вітчизняного ринку комп'ютерних програм управління підприємствами показують, що все більша кількість розробників орієнтується на створення корпоративних систем, у зв'язку з чим збільшується увага до аналітичних програмних продуктів. При цьому методика аналізу, що використовується в таких системах, часто обмежується застосуванням незначної кількості коефіцієнтів і створенням невеликої сукупності вибірок. Також більшість аналітичних програм, як і раніше, ґрунтується лише на використанні тільки даних фінансової звітності підприємства. Таке представлення інформаційної бази аналізу впливає на глибину аналітичних досліджень і аналітичні можливості самих програмних продуктів, значно знижує обґрунтованість висновків за результатами аналізу.

Оптимізація інформаційної системи на підприємстві дозволяє забезпечити аналітика всією необхідною інформацією. Проте використовувати таку систему необхідно раціонально. У зв'язку з цим правильна організація інформаційного забезпечення аналізу є надзвичайно важливою. Причому важливо не тільки забезпечити і спростити введення більшого обсягу інформації співробітниками підприємства, збільшити деталізацію даних, але і максимально підвищити ефективність роботи самих аналітиків. Отже, наявне програмне інформаційне забезпечення аналізу слід удосконалювати в таких напрямках:

– формування додаткових блоків інформації для здійснення аналізу. На базі наявної аналітичної програми, яка використовує інформацію з фінансової звітності, підготувати додатковий модуль (масив інформації), за допомогою якого можливе введення необхідної нормативно-планової, довідкової або позаоблікової інформації для більш детального та достовірного аналізу;

– введення програмного модуля, що допомагатиме формувати оптимальний набір результатних показників;

– створення креативних модулів у програмі; тобто формування спеціального модуля, який дозволив би вводити додаткові формули для розрахунку показників, що не входять до складу обов'язкових.

Важливо зіставити між собою вимоги зовнішніх і внутрішніх користувачів аналітичної інформації, оскільки вони можуть розходитися або навіть суперечити один одному. В системі одна й та сама інформація залежно від відображення або форми не повинна оброблятися (враховуватися, вводитися, ін.) двічі. У зв'язку з цим спочатку здійснюється попередній аналіз інформаційних потреб. Крім того, через окремі служби або системи управління підприємством передають свої інформаційні потреби зовнішні користувачі. Так, через бухгалтерію – податкова інспекція, інші органи державного контролю; через відділ постачання – постачальники; через відділи маркетингу та збуту – клієнти й замовники, ін.

Ці інформаційні потреби формують логічну основу, на базі якої створюється система інформаційного забезпечення аналізу.

Процес упровадження автоматизованого інформаційного забезпечення аналізу складається з таких етапів:

– первинне обстеження підприємства, яке здійснюється менеджерами різних рівнів управління з метою визначення інформаційних бажань і потреб користувачів інформації та зіставлення їх із можливостями того чи іншого програмного продукту;

– визначення масштабів автоматизації, тобто обсягів робіт і масивів облікової та аналітичної інформації, яка буде підлягати автоматизації;

– обрання програмного забезпечення шляхом оцінювання складності й вартості впровадження, адекватності пропонованої розробником програми;

– створення робочої групи, дії якої будуть спрямовані на виконання завдань щодо впровадження проекту автоматизації інформаційного забезпечення аналізу;

– проектування інформаційної системи аналізу, в основу якого покладено: адаптування інформаційних потреб різних користувачів інформації та можливостей програмного забезпечення; формування оптимальних інформаційних взаємозв’язків між різними системами управління для здійснення аналізу; складання алгоритмів реалізації завдань аналізу й управління;

– тестування інформаційної системи та, якщо необхідно, доробка програми чи її окремих блоків;

– запуск системи інформаційного забезпечення аналізу для використання.

Розробка концепції інформаційного забезпечення аналізу може базуватися на одному з двох підходів – функціональному або системному. Функціональний підхід засновується на тому, що інформаційні процеси нерозривно пов'язані з основними процесами діяльності й управління. Працівники кожного структурного підрозділу (підсистеми) самостійно формують інформацію, організують її збирання й обробку, аналізують отримані результати та формують варіанти управлінських рішень.

Інформаційне забезпечення аналізу систем управління

Звідси в системі інформаційного забезпечення аналізу, яка базується на функціональному підході, неминучим стає дублювання інформації; тобто суб’єктами інформаційної діяльності формується безліч схожих документів. Крім того, така система інформаційного забезпечення характеризується також недостатньою гнучкістю, значним інформаційним навантаженням на ланки управління й нечіткістю горизонтальних зв'язків між функціональними підрозділами.

За умов застосування системного підходу деякі з цих недоліків усуваються; інформаційне забезпечення аналізу орієнтується на комплекс функцій управління, які пов'язані між собою послідовними зв'язками на основі єдиної інформації. Основною умовою застосування системного підходу є деталізація процесу управління та відокремлення процесів збирання, обробки й передачі інформації. Звідси з’являється можливість централізації робіт із інформаційного забезпечення аналізу, а також багаторазового використання однієї й тієї ж інформації для різних цілей управління. При цьому запити щодо вхідної та вихідної інформації надходять від усіх структурних підрозділів (систем управління) підприємства.

Основна мета функціонування інформаційного забезпечення аналізу полягає в забезпеченні всіх ланок і рівнів управління необхідною інформацією для аналізу й прогнозування показників і параметрів господарських ситуацій. Воно повинно бути спрямоване на формування ефективних господарських рішень, коригування показників, подання інформації на всі рівні й до всіх ланок економічної системи підприємства.

У процесі формування інформаційного забезпечення аналізу систем управління необхідно враховувати, що у зв'язку з ускладненням умов функціонування підприємств підвищуються вимоги до координації структурних підрозділів, узгодженість дій яких визначає ефективність функціонування підприємства в цілому й гарантує його економічну безпеку. Отже, вищезазначене покладемо в основу формування концепції інформаційного забезпечення аналізу систем управління, що є органічним елементом загальної інформаційної системи підприємства.

Таким чином, удосконалення інформаційного забезпечення аналізу систем управління було відображено в запропонованих рекомендаціях та пропозиціях, а саме:

– сформовано структуру інформаційного забезпечення аналізу систем управління, що дало можливість дослідити й удосконалити кожний із елементів структури для оптимізації процесу прийняття управлінських рішень;

– визначено послідовність виконання робіт із формування інформаційного фонду, яка враховує особливості функціонування інформаційної бази аналізу та розглядає їх у взаємозв’язку;

– створено структуру інформаційної бази аналізу систем управління з урахуванням рівнів деталізації інформації відповідно до рівнів управління підприємством. Структурована таким чином інформаційна база аналізу дозволить послідовно вирішувати всю сукупність завдань щодо збирання, обробки та надання інформації для прийняття управлінських рішень;

– визначено критерії відбору інформації з урахуванням психологічного чинника, в основу яких покладені індивідуальні особливості менеджера тієї або іншої системи управління, а також специфічні організаційні вимоги, які ґрунтуються на необхідності оперувати зібраною інформацією;

– розроблено концепцію інформаційного забезпечення аналізу систем управління на основі застосування системного підходу, яка є органічною складовою інформаційної системи підприємства та формує його загальну інформаційну інфраструктуру

Контрольні питання:

1. Що являє собою інформаційний фонд?

2. Яка послідовність виконання робіт щодо формування інформаційного фонду?

3. За якими рівнями будується структура інформаційної системи обробки даних?

4. Від чого залежать якісні характеристики інформаційних потоків третього рівня?

5. Від чого залежить ефективність будь-якої інформаційної системи?

6. В яких напрямках слід удосконалювати наявне програмне інформаційне забезпечення?