2.4 Общие правила оформления и ведения книг учета

Все книги учета медицинского имущества, ведущиеся в учреждениях и формированиях ЦМК регистрируются в делопроизводстве ЦМК и выдаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, под расписку в карточках выдачи. Отделению медицинского снабжения выдается выписка из «Номенклатуры дел, книг и журналов» с перечислением всех зарегистрированных (заведенных) службой книг учета.

В каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются и скрепляются мастичной печатью «Для пакетов». Количество листов в книгах учета удостоверяется подписью

- в отделении медицинского снабжения - заместителя директора ЦМК

- в подразделениях - начальника подразделения.

При этом на обратной стороне последнего листа записывается: «В настоящей книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _ листов. Начальник оперативного отдела.Салахов. 2 января 2009 г.»

В книге учета для каждого наименования медицинского имущества, в зависимости от частоты записей, отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной Нормами снабжения медицинской техникой и имуществом или отчетом-заявкой форма. В начале книги учета указывается ее содержание, в котором последовательно записываются наименования медицинского имущества и номера страниц, отводимых для них.

Записи в книгах учета должны производиться только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов. Первоначальные записи в новых книгах учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг учета. Записи об остатках медицинского имущества, перенесенные из других книг учета, подтверждаются подписями лиц, отвечающих за ведение учета и ведущих учет медицинского имущества. При этом на первой странице книги учета записывается, например: «Остатки медицинского имущества из предыдущих книг учета перенесены правильно. Начальник отдела медицинского снабжения Жариков. Начальник аптеки Кузьмин. 2 декабря 2009 г.» В предыдущих (заменяемых) книгах указывается номер и страница книги учета, в которую перенесен остаток предмета.

Перед составлением отчета-заявки за отчетный год, а также при инвентаризациях, в книгах учета подводятся итоги о приходе и расходе. Итоги за определенный период определяются суммированием показателей по всем предыдущим строкам реквизитов «Прибыло» и «Убыло». Полученные результаты записываются отдельной строкой в графах одноименных реквизитов итогом. Данные об итогах по графе «Состоит» переносятся из последней записи. Итоги подчеркиваются чертой (годовые - двумя чертами) и заверяются подписями:

- лица, непосредственно ведущего учет - в графе 3 книг учета по форме М-17 и 27

- лица, ответственного за учет - в графе 4 книг учета по форме М-17 и 27 или на первой странице книги учета.

При этом на первой странице книги учета делается запись, например: «Итоги за отчетный год (1.01.2008 г.. по 1.01.2009 г.) подведены правильно. Начальник отделения медицинского снабжения Брызгалов. 3 января 2009г.».

Сверка учетных данных по инвентарному медицинскому имуществу в подразделениях ЦМК, учреждений и формирований с учетными данными аптеки или отделения медицинского снабжения проводится перед инвентаризацией медицинского имущества, передаче должности материально ответственным лицом, ревизиях, проверках и в других необходимых случаях.

Отметка о сверке записывается в книгах учета очередной строкой. При этом в книге учета по форме М-17 подразделения, производившего сверку с учетными данными аптеки, записывается: в графе 1 указывается дата сверки; в графе 2 делается запись «Сверено», а в графах реквизита «Состоит» показываются остатки медицинского имущества на день сверки. Начальник аптеки, производивший сверку, расписывается в графе 4 книги учета по форме М-17, начальник подразделения - в книге учета форма 27 аптеки . В графе 1 указывается дата сверки, в графе 2 делается запись «Сверено», а под лицевыми счетами расписываются лица, ответственные за учет в подразделениях.

Книги учета медицинского имущества должны вестись до полного использования. Остающиеся на следующий год книги перерегистрируются согласно новой «Номенклатуры дел, книг и журналов» в делопроизводстве учреждения (формирования).