13. Существуют пять типов записи для деловых документов:

Линейная - запись, обладающая самомтоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).

Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).

Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).

Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).

Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

14. Языковые нормы в официально–деловом стиле речи

Лексические нормы

Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:

1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;

2) слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности);

3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.

Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи, тем более что номинативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.

На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).

Рассмотрим некоторые из них.

Создание нормативной базы для организации собственников жилья.

Организация – 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.

Слово «Организация» использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. «Нормативная база» создается не для того, чтобы собственники жилья «организовывались», а для того, чтобы они «появлялись», в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное «появление» вместо «организация».

Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.

Элемент – компонент, составная часть чего–либо. Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества,

Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во–первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во–вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости,

И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить. Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон. Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.

Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.

Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям. Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы – настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.

Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как не различение слов–паронимов, речевая избыточность.

Паронимы – это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова:

гарантийный – гарантированный, эффектный – эффективный, экономный – экономичный, страховщик – страхователь и т.д.

Литературная

Разговорная

Договор

Договор

Договоры

Договора

Инструкторы

Инструктора

Корректоры

Корректора

Особо нужно сказать о форме «договор – договора». В таблице она неслучайно приведена с формой единственного числа существительного. Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм.

Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:

1) названия парных предметов – ботинок, сапог, чулок (но носков);

2) названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян);

3) названия воинских групп (солдат, кадет, партизан);

4) названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов, килограммов).

Предложные сочетания с временным значением – «после чего–нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце – я (ред. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.

Обосновать – что? чем?; удостоить – кого? чего?; наградить – кого? чем?

Базировать свои выводы на расчетах. Обосновывать свои выводы расчетами.

Речевой этикет в документе

Речевой этикет в документеДеловые документы содержат информацию, необходимую для стабильной работы любого предприятия. Она служит основой для принятия соответствующих управленческих решений. Во многих случаях документы выступают главным аргументом в разрешении спорных ситуаций.

Неотъемлемым средством связи предприятия с прочими фирмами и структурами является такой вид документации, как деловая переписка. Причем в большинстве организаций письма преобладают над остальными документами.

Письмо – это обобщенное название документов с различным содержанием, пересылаемых почтой.

Исходя из своего назначения и содержания, письма разделяются на: гарантийные, инструкционные, информационные, коммерческие, рекламные, рекламационные, письма-извещения, письма-запросы, письма-ответы, письма-приглашения.

Текст письма должен быть корректным, убедительным, последовательным и лаконичным. Как правило, в нем объективно представляются события и факты, а излагаемый вопрос всесторонне освещается, ясно и кратко, но с достаточной полнотой.

Чаще всего текст письма состоит из вводной и основной части. Вводная часть служит для указания причин, побудивших к составлению письма, в ней могут содержаться ссылки на документы, даты, факты. Основная цель письма формулируется во второй его части (отказ, предложение, гарантия, просьба и т. д.).

Однако в зависимости от назначения письма, а также от того, на что его автор желает обратить внимание получателя, допускается использование другого порядка размещения логических частей текста.

Документальным этикетом предусмотрена повторяемость одних и тех же оборотов, характерная для большинства деловых писем. Так, начало письма может иметь следующий вид: «Уважаемый (имя и отчество)», «Господин (фамилия)».

Далее можно написать слова благодарности: «Большое спасибо за Ваше письмо».

В зависимости от темы письма можно использовать следующие обороты: «Напоминаем Вам, что...», «Пожалуйста, сообщите...», «Просьба оплатить в течение... банковских дней...»

Речевой этикет в документе Как известно, встречают по одежке. Именно поэтому «одежка» вашего письма, а именно – бумага и конверт, должны быть безукоризненными. В противном случае ваше письмо рискует оказаться непрочитанным в корзине с макулатурой, какая бы ценнейшая информация в нем не содержалась. Это особенно актуально для писем, представляющих компанию, предлагающих продукты, товары, услуги, а также заявления о приеме на работу. Необходимо подобрать соответствующий конверт – плотный, непрозрачный, из белой бумаги, стандартного размера. Адрес на конверте обязательно должен быть виден из прозрачного окошка или напечатан блоком. Здесь не существует никаких строгих правил и ограничений. Если вам необходимо заказать услуги или товары, запросить какую-либо информацию, то и бумагу, и конверт можно выбирать не самые дорогие, но все-таки аккуратные и качественные.

Если в вашей компании для написания писем не используются стандартные бланки, тогда к бумаге также предъявляются самые строгие требования: плотная, белая, формат А4, лист без пятен и дефектов. Это наиболее актуально в тех случаях, когда вы представляете свою компанию, предлагаете сотрудничество или нанимаетесь на работу.

В конце письма выполняйте свою подпись так, чтобы получатель был уверен в наличии у вас приличной авторучки, а также в вашем уверенном воспроизведении собственной подписи. Лучше воспользоваться авторучкой с чернилами.

Необходимо приложить максимум усилий для того, чтобы с первого взгляда ваше письмо произвело на получателя солидное впечатление.

Унификация языка деловых бумаг

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

- информирование адресата;

- привлечение внимания к проблеме;

- побуждение к действию;

- придание юридического статуса какому-либо событию;

- инициирование и поддержание деловых отношений;

- решение конфликтных ситуаций.

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов.

Языковые формулы официальных документов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения.

Требования к языку и стилю документов

К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату.

Трудности в восприятии теста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выжженные словосочетанием) – после него.

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

Речевой этикет в документе. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – этот порядок поведения, установленный в сфере делового общения.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.