Приложение 2. Особенности представления и работы с выходной информацией в аис бу

Информацию, полученную в результате обработки учетных данных в АИС БУ, называют результатной информацией. Она представляется в форме выходных документов, которые в системах компьютерного учета называют отчетами.

Стандартные отчеты отражают бухгалтерские итоги на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитического учета в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют, но они могут содержать и детальные проводки. Стандартные отчеты – это учетные регистры, форма представления которых в компьютерных системах имеет отличия от традиционных форм. С каждой системой автоматизации учета поставляется некоторый набор стандартных отчетов. Обычно перед формированием отчета за счет настройки его параметров можно поменять состав включаемых в него показателей и способ их представления. Особенно широкие возможности для этого предоставляет платформа “1С:Предприятие 8.0”.

По способу группировки данных стандартные отчеты могут быть разделены на хронологические, систематические, комбинированные, а по степени обобщения – на синтетические и аналитические. Возможна классификация и по другим признакам.

Специализированные отчеты - это отчеты, предназначенные для представления специфической информации различных разделов бухгалтерского учета в формах особого вида.

Специализированные отчеты могут быть стандартизированы по форме, как, например кассовая книга, книга продаж, книга покупок, различные формы отчетности по учету основных средств и т.д. или иметь нестандартную форму для отражения специфических группировок и способов обобщения информации, которые нельзя получить из стандартных отчетов. Возможность получения наиболее часто применяемых стандартизированных форм таких, как кассовая книга, книга продаж, книга покупок обычно включается в состав функций, входящих в комплект поставки программного продукта. В комплект поставки многих систем автоматизации также обычно входит большое число отчетов, специфических для того или иного раздела учета: оборотные ведомости товарно-материальных ценностей, ведомости начисления износа основных средств, инвентаризационные ведомости, платежные ведомости, расчетные листки и т.д.

Часто требуется получение достаточно специфических отчетов, формирование которых стандартным комплектом поставки программного продукта не обеспечивается. Это может быть специфическая отраслевая или региональная отчетность, а также формы, отражающие показатели, важные для для конкретной организации. Для того,чтобы пользователи могли получать необходимую им информацию в требуемой форме представления, в программы встраиваются так называемые генераторы отчетов, которые дают возможность проектировать собственные отчеты. Единожды спроектированный отчет может потом многократно использоваться для получения выходной информации наравне с отчетами, входящими в комплект поставки программы.

Выходные документы внешнего назначения называют регламентированными отчетами.

Регламентированные отчеты – это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Для них установлена определенная периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую и региональную отчетность. К государственной отчетности относятся бухгалтерская отчетность, отчеты для налоговых инспекций, отчеты для внебюджетных фондов, статистическая отчетность и т.п. Эта отчетность, как правило, имеет унифицированную форму. Каждой форме присваивается код в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). Состав и содержание этих форм определяется различными государственными органами. Средства формирования государственной отчетности обычно включаются в поставку программного обеспечения бухгалтерского учета. Однако состав отчетов, формируемых программами не всегда является полным. Состав отраслевой и региональной отчетности устанавливается соответствующими отраслевыми и региональными органами. Обычно эти формы в типовую поставку систем автоматизации бухгалтерского учета не включаются и настройка программ для возможности их формирования выполняется либо самими пользователями, либо дилерами фирм-производителей программных продуктов.

Учетные регистры в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представляются в виде стандартных отчетов.

За учетными регистрами, как и в условиях ручной технологии, сохраняется функция обобщенного представления бухгалтерской информации. Это позволяет бухгалтеру на протяжении отчетного периода: анализировать информацию в различных разрезах, осуществлять поиск ошибок, быстро находить интересующую его информацию, вести контроль учетного процесса.

Вместе с тем, технология формирования учетных регистров и форма их представления в автоматизированных системах имеют значительные отличия от традиционных, принятых при ручном учете.

Они состоят в:

• применении многовариантной технологии получения учетных регистров;

• изменении периодичности получения регистров;

• отсутствии заранее заданной схемы группирования данных в регистрах;

• возможности произвольного отбора данных, включаемых в регистр;

• изменении формы и структуры учетных регистров;

• использовании интерактивной технологии работы с информацией учетных регистров.

Многовариантная технология получения учетных регистров предполагает возможность их формирования в произвольной последовательности.

Технология ручного ведения учета предписывает строгое соблюдение последовательности выполнения действий по регистрации, накоплению и обработке данных в учетных регистрах с целью получения финансовой отчетности. Так, при журнально-ордерной форме учета процедура бухгалтерского учета предполагает следующую последовательность действий: первичный документ - накопительные и группировочные ведомости (журнал хозяйственных операций, карточки, кассовая книга) – журналы-ордера - главная книга - оборотная ведомость - отчетность.

При компьютерном учете такая технология обработки данных не является обязательной. Здесь не существует строгой последовательности обобщения и переноса данных из одного регистра в другой.

За счет возможности многократного пересчета данных и высокой производительности современных компьютеров программы для ведения бухгалтерского учета позволяют получать хронологические, синтетические и аналитические учетные регистры в любой последовательности. Внутренняя технологическая цепочка выполнения расчетов остается скрытой от бухгалтера, поскольку выполняется системой автоматически. Поэтому можно сначала получить оборотную ведомость, а затем главную книгу, аналитический регистр или журнал-ордер. Конечно, в процессе формирования оборотной ведомости программа выполнит необходимое обобщение данных, вычислит остатки и обороты за указанный период, но это произойдет незаметно для пользователя. В то же время, при большом объеме исходных данных, время, необходимое для выполнения расчетов и построение печатных форм регистров может быть весьма значительным.

Изменение периодичности получения учетных регистров. В компьютерных системах учетные регистры, в т.ч. синтетические учетные регистры такие, как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть сформированы по запросу бухгалтера в любой момент за произвольный временной период в пределах отчетного периода: квартала, года.

Отсутствие заранее заданной схемы группирования данных. Технология ручного ведения учета не только предписывает строгую последовательность работы с учетными регистрами, но и заранее определяет, в каких разрезах должны группироваться и обобщаться данные в том или ином учетном регистре. Изменить разрезы группирования или уровень обобщения данных нельзя, поскольку любой учетный регистр является бумажным носителем. Именно разрезы группирования данных определяют, прежде всего, структуру и содержание учетного регистра.

В системах компьютерного учета единожды введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой информации в самых разных разрезах и с самой разной степенью детализации.

Так, при ручной технологии ведения учета основным группировочным признаком для журнала-ордера по счету "Расчетный счет" и ведомости к нему является "дата". В этом журнале-ордере и ведомости к нему обороты данного счета приводятся по всем корреспондирующим счетам в разрезе дат соответствующего периода. При ведении компьютерного учета возможна и иная группировка данных. Например, в программе “1С:Бухгалтерия 7.7” соответствующие данные могут приводиться не только для каждой даты выбранного периода, но и в целом за неделю или при детализации по месяцам – в целом за месяц

Таким образом, при компьютерном учете достаточно трудоемкий процесс составления журнала-ордера и ведомости к нему не только полностью автоматизирован, но и расширен возможностями произвольной группировки информации. Журнал-ордер и ведомость к нему здесь являются не простыми накопительными регистрами, они представляют собой выходные формы, автоматически формируемые на основании проводок, хранящихся в информационной базе учета.

Возможность произвольного отбора данных, включаемых в регистр. Регистры синтетического и аналитического учета, используемые при технологии ручного ведения учета, отражают все объекты учета и всю информацию за отчетный период. При компьютерном учете имеется возможность получать фрагменты регистров. Можно получить отчет по отдельным объектам аналитического учета или за определенный интервал дат и т.п. Например, можно составить оборотную ведомость по одному синтетическому счету/субсчету, по одному объекту основных средств, одному наименованию материалов, получить фрагмент расчетной ведомости по одному работнику, можно указать интервал дат, за который будет составлена оборотная ведомость и т.д. Получение фрагментов отчетов стало возможным благодаря тому, что системы компьютерного учета позволяют отобрать данные, которые должны войти в отчет.

Изменение формы и структуры учетных регистров. В настоящее время автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм и структур учетных регистров. Каждая система имеет свой уникальный набор регистров. Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете.

Разработчики программ стремятся представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде. Отказ от традиционных форм представления учетных регистров объясняется следующими причинами:

• стремлением обеспечить более удобную работу с информацией на экране монитора;

• наличием ограничений со стороны стандартных печатающих устройств;

• возможностью применения более гибкого механизма выборки данных и их группировки.

Разработчики, как правило, ориентируют пользователя на работу с информацией на экране монитора, чтобы сократить бумажный документопоток. С широкоформатными регистрами на экране монитора работа затруднена. В большинстве случаев скроллинг форм влево или вправо по экрану менее эргономичен, чем скроллинг вверх-вниз. Поэтому приходится изменять структуру форм традиционных регистров: транспонировать ее, заменяя горизонтальное расположение колонок традиционной формы регистра на вертикальные строки. Например, при построении главной книги корреспондирующие счета располагаются не горизонтально, а вертикально. Вместо шахматной ведомости используется "ленточная" форма – регистр сводных проводок.

В тех случаях, когда поле обозрения монитора не позволяет уместить все колонки регистра, разработчиками предусматриваются специальные средства фиксации левой текстовой части регистра, чтобы можно было видеть название строк при движении по колонкам вправо.

Другая причина отказа от традиционных форм регистров состоит в том, что часто их невозможно напечатать на принтерах, даже в режиме альбомной печати. Тогда используется прием, при котором широкоформатный отчет при печати делится на вертикальные полосы в рамках листа формата А4 и выводится по частям, которые затем склеиваются по краям. Однако такой прием вряд ли можно признать рациональным.

В ряде систем компьютерного учета наряду с возможностью получения разрозненных выходных отчетов предлагается интерактивная технология работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок.

Интерактивная технология работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок состоит в том, что при непосредственной работе с отчетами высокого уровня агрегирования показателей программа позволяет создать отчеты более низкого уровня агрегирования данных, которые "раскрывают" показатели предыдущего уровня. Метод последовательных расшифровок (детализации) информации отчета позволяет дойти до конкретных проводок, суммы которых вошли в агрегированный показатель отчета и далее установить хозяйственную операцию, породившую эти проводки, и документ, на основе которого была отражена бухгалтерская операция в учете.

При интерактивной технологии работы с информацией отчетов различаются детализация отчета и позиционирование.

Детализация отчета – это переход в другой отчет, содержащий данные, раскрывающей выбранный показатель. Детализация характерна для отчетов, содержащих итоговые (агрегированные) данные.

Позиционирование – это переход из отчета на конкретную проводку (совокупность проводок) в журнале учета хозяйственных операций/проводок. Позиционирование применимо для отчетов, содержащих детальные (а не итоговые) данные.

Интерактивная технология работы с информацией выходных отчетов методом последовательных расшифровок позволяет:

• упростить поиск ошибок, допущенных в учетном процессе;

• облегчить выполнение ряда функций, связанных с завершением отчетного периода, например, закрытие счетов, за счет оперативного исправления выявленных ошибок и автоматического перерасчета итогов;

• сократить количество печатных отчетов за счет того, что анализ итоговых данных можно провести на компьютере, последовательно переходя от отчета к отчету с более низким уровнем обобщения информации. При этом бухгалтер избавляется от мучительного поиска данных, сформировавших интересующий его показатель, как это имеет место при работе с отдельными отчетами.

В конечном итоге интерактивная работа с информацией выходных отчетов и последовательная детализация отчетов позволяет высвободить время бухгалтера, повысить культуру его работы и сделать еще один шаг к реализации безбумажной технологии.

На настоящий момент наиболее общая схема многоступенчатой выборки данных при использовании интерактивной технологии работы с информацией отчетов реализована в программах "1С:Бухгалтерия 7.7." и "Финансы без проблем".