Приложения. Приложение 1. Способы организации многопользовательской работы в аис бу

В бухгалтериях с числом сотрудников более одного АИС БУ должна строиться как многопользовательская система, то есть обеспечивающая возможность совместной работы с компьютерами, программным обеспечением и учетными данными сразу нескольких пользователей.

Многопользовательские системы автоматизации бухгалтерского учета на ПЭВМ могут строиться как сетевые и несетевые. Сетевые системы в отличие от несетевых могут обеспечивать доступ к одним и тем же данным разных пользователей в один и тот же момент времени.

В несетевых многопользовательских системах информационная база организована децентрализованно, т. е. всегда рассредоточена по рабочим местам пользователей.

Сетевые многопользовательские системы могут обеспечивать как децентрализованное, так и централизованное хранение данных. При организации информационной базы здесь возможны два подхода.

При первом централизованно ведутся только общие для всех АРМ справочники и классификаторы нормативно-справочной информации, а сведения о введенных документах и массив информации о хозяйственных операциях могут быть рассредоточены по рабочим местам участков учета. Децентрализованно могут храниться и специфических (локальные) для некоторых АРМ справочники и классификаторы.

При втором подходе централизованно ведется хранение всей используемой информации. Про такие системы говорят, что они работают с единым информационным полем. Здесь любая запись любого справочника, документ или проводка принципиально доступны пользователю любого АРМ в режиме реального времени, то есть сразу после ввода этих данных с любого рабочего места АИС БУ. Однако условие доступности данных любому пользователю справедливо только тогда, когда данный конкретный пользователь наделен соответствующими правами доступа к информации.

Поскольку в многопользовательских системах учетная работа распределена по нескольким рабочим местам, для составления отчетности текущие данные должны объединяться. В зависимости от технической базы, на которой функционирует система, технологии обработки и организации информационной базы проблема интеграции данных решается по-разному.

В несетевых системах, а также в сетевых системах с централизованным хранением только общей нормативно-справочной информации, передача данных от рабочих мест локальных участков учета в АРМ сводного учета выполняется на уровне отдельных проводок, либо итоговых проводок. В сетевых многопользовательских системах, основанных на едином информационном поле необходимости в выполнении функции интеграции нет, поскольку любые данные потенциально доступны с любого рабочего места.

Многопользовательский режим работы требует введения должности администратора системы, на которого возлагаются обязанности по определению ее конфигурации и прав пользователей.

Многопользовательские системы бухгалтерского учета строятся как открытые системы, позволяющие принимать информацию от других систем управления предприятием (фирмой). Например, в торговле система автоматизация бухгалтерского учета должна иметь развитые возможности взаимодействия с системами автоматизации учета движения товаров на складе или в торговом зале. Кроме того, на предприятии важно автоматизировать не только бухгалтерскую службу, но и связанные с ним плановые, финансовые службы, службы закупок и сбыта. Только в этих условиях достигается максимальный эффект от автоматизации управления, что и реализуется в комплексных информационных системах управления предприятием.

При организации многопользовательской обработки данных могут быть использованы четыре основные технологии:

1. локальное функционирование рабочих мест;

2. обработка информации на основе технологии файл-сервер;

3. обработка информации на основе технологии клиент-сервер;

4. полностью централизованная обработка данных.

Первая технология может быть использована как при применении локальных вычислительных сетей (ЛВС), так и при полностью автономном функционировании рабочих мест системы, а вторая и третья технологии могут использоваться только при объединении компьютеров в локальную вычислительную сеть. Полностью централизованная обработка информации предполагает использование одной или нескольких мощных ЭВМ, которые одновременно обслуживают несколько терминалов.

Локальное функционирование рабочих мест. Технология локального функционирования рабочих мест состоит в том, что компьютеры на каждом рабочем месте функционируют полностью автономно и в каждом из них хранится свой фрагмент единой базы данных. Для объединения данных необходимые части информационных массивов с каждого компьютера выгружаются на магнитные носители (обычно это дискеты) и уже с них эта информация переносится в базу данных другого компьютера. Например, при обобщении данных синтетического учета и составлении отчетности проводки, сформированные на каждом рабочем месте, переписываются на дискету, а потом загружаются в тот компьютер, на котором ведется сводный учет.

Чтобы использовать технологию локального функционирования рабочих мест программы должны поддерживать функции выгрузки/приема данных. Практически все распространенные бухгалтерские программы такие возможности предоставляют.

Достоинством данной технологии является техническая простота создания АИС-БУ, а недостатком – снижение оперативности получения обобщающей информации, поскольку данные разделены между отдельными компьютерами и для их свода требуется выполнение отдельной технологической процедуры. Кроме того, здесь возникает ряд проблем содержательного характера: необходимость устранения дублирования одинаковых проводок, введенных на различных рабочих местах, а также возможная неоднозначность в кодировании одинаковых объектов аналитического учета.

Сетевые системы. При использовании сети появляется возможность полной интеграции информации. Это означает, что различные составные части единой базы данных могут храниться на разных компьютерах, но доступ к ним становится возможным с любого рабочего места автоматизированной системы.

При создании сетей для небольших рабочих групп часто используются так называемые одноранговые сети. В них все компьютеры считаются равноправными. Данные могут быть разнесены по отдельным рабочим местам, но при необходимости они могут быть оперативно востребованы с других компьютеров, если их пользователям разрешен доступ к ним. Для небольшой бухгалтерии (3-5 чел.) такое решение вполне приемлемо. Однако при числе сотрудников более 5-7 нередко начинают возникать проблемы, связанные с недостаточной производительностью системы. Они вызваны с тем, что часть вычислительных ресурсов каждый компьютер сети тратит на обслуживание процесса пересылки данных, хранимых в нем и запрашиваемых с других компьютеров.

Поэтому при большем числе рабочих мест применяются так называемые сети с выделенным сервером – компьютером, выполняющим функции обслуживания сети. В этом случае общие для всех пользователей данные обычно хранятся именно на сетевом сервере. На сетевых серверах устанавливается специальное программное обеспечение – так называемые сетевые операционные системы. Обычно – это Novell Netware или различные серверные разновидности Windows. Сетевые операционные системы специально оптимизированы для обслуживания групповой работы большого числа пользователей с данными общего пользования, размещенными на сервере, а также с высокопроизводительным периферийным оборудованием, доступным всем пользователям сети (принтерами, модемами и т.д.).

Технология файл-сервер. При использовании технологии файл-сервер вся обработка информации сосредотачивается на компьютерах отдельных рабочих мест. Если программе требуются данные, размещенные на другом компьютере (как правило, это сетевой сервер), то они передаются ей по каналу сети. Сетевое программное обеспечение занято только передачей данных от одного компьютера к другому, не различая, нужна вся информация или только ее часть. Отбор необходимых для решения задачи данных осуществляется прикладной программой, запросившей данные с другого компьютера.

Предположим, что общий массив проводок хранится на сетевом сервере. На одном компьютере запущена программа, выполняющая формирование журнала-ордера к счету "Касса". Этой программе нужны только проводки по кредиту этого счета. Однако ей последовательно будут передаваться все, без исключения проводки, большую часть из которых она "отбракует", поскольку для построения этого журнала они не нужны. В этот момент другая программа запросила сведения о конкретном основном средстве, но ей последовательно передаются все записи картотеки до тех пор, пока требуемая запись не будет найдена. С третьего рабочего места запрошены данные по начислениям и удержаниям определенного сотрудника с начала года. Опять последовательно пересылаются все записи соответствующей картотеки до тех пор, пока не будет найдена нужная. И так далее. Когда эти запросы выдаются одновременно, то каналы сети перегружаются и решение задач на каждом рабочем месте сильно тормозится, поскольку выполняемые на них программы ждут поступления к ним очередной порции информации. Вследствие этого при организации многопользовательской работы, особенно на крупных предприятиях, стараются ориентироваться на применение технологии клиент-сервер.

Технология клиент-сервер. Технология клиент-сервер позволяет преодолеть непроизводительную пересылку больших информационных потоков в сети. Это достигается за счет разделения программы на две части: клиентскую и серверную.

Клиентская часть (далее просто клиент) устанавливается на компьютере рабочего места, а серверная (сервер) – на сетевом сервере. Когда клиенту нужны какие-либо данные он посылает серверу запрос, в котором формулируется, какая именно информация требуется. Сервер выбирает из общей базы данных только те данные, которые необходимы и пересылает их клиенту.

Поскольку серверная часть программы устанавливается на сетевом сервере, где обычно и хранится общая база данных, то лишняя информация по каналам сети не передается. За счет этого при обслуживании большого числа пользователей общая производительность системы существенно повышается по сравнению с применением систем, построенных в архитектуре файл-сервер.

Технология клиент-сервер может быть реализована несколькими способами. Не вдаваясь в технические подробности, их можно разделить на две группы в зависимости от степени разделения функций между клиентской и серверной частями системы. Это модель "толстого" клиента и модель "тонкого" клиента.

Модель "толстого" клиента. В настоящее время большинство отечественных бухгалтерских программ, основанных на технологии клиент-сервер, используют так называемую модель "толстого" клиента. Здесь в серверную часть системы вынесены, главным образом, функции доступа к данным, а все или большая часть прикладных вычислений выполняются клиентской частью. Это означает, что сервер только отбирает нужные данные и пересылает их на компьютер конкретного рабочего места, который выполняет их обработку. Если результаты обработки должны быть сохранены в общей базе данных, то они пересылаются назад серверу, который и выполняет эти функции. Недостатком построения системы на основе модели "толстого" клиента является то, что решение ряда учетных задач выполняется неэффективно.

Например, при решении задачи группового начисления износа основных средств производятся следующие действия. Клиент последовательно запрашивает у сервера записи картотеки основных средств. Карточка выбирается сервером и передается на компьютер рабочего места. Там производится расчет месячного износа, изменяется сумма остаточной стоимости, формируется соответствующие проводки. Измененные значения карточки и построенные проводки передаются опять на сервер, который записывает их в базу данных. Далее действия повторяются для следующей карточки. И так далее. Фактически получается, что для выполнения относительно простых операций каждая карточка целиком передается по каналам сети от сервера к клиенту, а потом в обратном направлении.

Возникает вопрос: почему для выполнения столь простых вычислений надо передавать записи по сети, а не выполнять их непосредственно на сервере? Здесь есть немало причин. Основной из них является то, что построение системы на основе модели "толстого" клиента более просто с точки зрения технической реализации. Большинство систем построенных по этому принципу изначально выросли из программ, построенных в архитектуре файл-сервер путем использования специальных системных средств, применение которых не требует значительной переработки программ, которая необходима при выполнении разделения функций прикладных вычислений между клиентом и сервером. Возможность применения этих специальных средств обусловлена тем, что функции доступа к данным могут быть в значительной степени стандартизованы благодаря использованию систем управления базами данных (СУБД), на основе которых создается большинство бухгалтерских программ.

Существенно упрощая вопрос можно сказать, что модель "толстого" клиента основана на том, что на сервере функционирует так называемая серверная СУБД, а прикладные программы рабочих мест запрашивают у нее необходимую информацию, которая обрабатывается ими на каждом рабочем месте отдельно.

С точки зрения функций доступа к данным, реализованным в СУБД, не имеет значения, какая именно информация обрабатывается – бухгалтерская, плановая, аналитическая или инженерная. Поэтому для производителя СУБД (обычно это крупные западные фирмы) важно реализовать в ней максимум возможностей именно для управления данными, рассматриваемыми с абстрактной точки зрения без учета специфики конкретной предметной области. Такой формальный подход к базовым функциям манипулирования данными вполне удовлетворителен для информационно-поисковых систем, но для построения систем, связанных с расчетными функциями не всегда эффективен.

Модель "тонкого" клиента. В построении системы обработки информации на основе модели "тонкого" клиента значительная часть прикладной обработки данных выполняется непосредственно сервером. При решении ряда задач это позволяет повысить эффективность функционирования системы за счет устранения непроизводительной передачи информации между компьютерами рабочих мест и сетевым сервером.

В частности, внутренняя технология решения упомянутой выше задачи группового начисления износа основных средств при использовании модели "тонкого" клиента будет выглядеть следующим образом. По требованию пользователя программа-клиент выдаст запрос серверу на выполнение указанной функции. Программа-сервер последовательно просмотрит всю картотеку и для каждой карточки выполнит необходимые действия. Соответствующие проводки и изменения в карточках будут записаны в базу данных. Все это будет произведено без пересылки данных между компьютером рабочего места и сетевым сервером. В этом случае на конкретное рабочее место будут передаваться только отчеты, которые пользователь может просмотреть или распечатать.

Пример с начислением износа основных средств достаточно показателен. Можно привести и другие примеры задач обработки учетной информации, при решении которых модель "тонкого" клиента, оказывается более предпочтительной. Однако эти преимущества могут быть реализованы только при соблюдении двух условий.

Во-первых, сервер должен обладать достаточной мощностью, поскольку нагрузка на него возрастает в силу того, что он должен помимо функций доступа к данным выполнять процедуры их преобразования, соответствующие алгоритмам прикладных вычислений. Во-вторых, в АИС-БУ должны быть хорошо проработаны механизмы разделения функций между серверной и клиентской компонентами в отношении всех решаемых в системе задач.

Применение модели "тонкого" клиента может быть целесообразно тогда, когда на предприятии уже имеется достаточно большой парк морально устаревших компьютеров, а число рабочих мест достаточно велико. В этом случае может оказаться достаточным приобретение мощного сетевого сервера, на который и перекладываются все или большая часть сложных вычислений, связанных с обработкой больших объемов учетной и аналитической информации. Однако здесь необходим расчет, что выгоднее: обновить весь парк компьютеров, установленных на рабочих местах или приобрести мощный сервер и соответствующее программное обеспечение.

Модель полностью централизованной обработки. При использовании модели полностью централизованной обработки все процедуры решения задач выполняются центральным компьютером.

Именно такая технология применялась до распространения персональных компьютеров. При ней функционирование системы осуществлялось на основе полностью централизованной обработки информации одной большой ЭВМ. К ней подключались терминалы, которые имели клавиатуру и дисплей. Терминалы автономно функционировать, как нынешние персональные компьютеры, не могли, поскольку не имели процессора, памяти, дисков и других вспомогательных устройств. Фактически они являлись лишь связующим звеном между пользователем и большой ЭВМ, которая одновременно могла обслуживать до нескольких десятков и сотен одновременно подключенных терминалов.

В настоящее время модель полностью централизованный обработки данных в чистом виде применяется довольно редко. Однако в определенных случаях она может оказаться достаточно эффективной. Например, в тех случаях, когда необходимо задействовать морально устаревшие персональные компьютеры, на которых не могут эффективно выполняться современные программы обработки учетной информации. В этом случае можно использовать один очень мощный сетевой сервер и установить на него и компьютеры рабочих мест специальное программное обеспечение, благодаря применению которого все прикладные программы можно исполнять на сервере так, как будто бы они исполняются непосредственно на рабочих местах.

Фактически, в этом случае компьютеры рабочих мест при взаимодействии с выполняемой на сервере прикладной программой превращаются в терминалы. От сервера к рабочему месту по каналам сети передаются только данные, формирующие изображение на экране компьютера рабочего места, а от рабочего места к серверу – сведения о нажатых пользователем клавишах или перемещениях мыши. Весь процесс решения задач в этом случае выполняется сервером. Естественно, он должен иметь высокую производительность.

Этот прием довольно часто применяют партнеры фирмы 1С при развертывании систем обработки данных, основанных на применении программ системы "1С:Предприятие" у своих клиентов. По их оценке это нередко позволяет существенно сократить сроки внедрения автоматизированной системы и сократить совокупные расходы клиентов на модификацию средств вычислительной техники. Фактически, за счет применения специального программного обеспечения и мощного сервера можно даже при комплектовании рабочих мест компьютерами на базе устаревших процессоров Intel 80386, 80486 выполнять все самые современные приложения Windows, требующие значительных технических ресурсов.

Функционирование автоматизированных систем бухгалтерского учета в многопользовательском режиме предполагает наличие механизмов разделения данных между рабочими местами сотрудников бухгалтерии и определенной технологии интеграции информации различных участков для решения задач сводного учета и составления отчетности.

Возможности разделения данных и функций их обработки при многопользовательской работе в значительной степени зависят от программно-технической среды АИС-БУ. Если система эксплуатируется на несвязанных друг с другом компьютерах, то база данных является полностью распределенной между отдельными рабочими местами и интеграция данных возможна только путем их переноса и выполнения специальных процедур слияния/объединения.

При функционировании программ в сетевой среде возможна поддержка интегрированной информационной базы. В этом случае необходимость в выполнении процедур слияния данных автоматически отпадает, поскольку они становятся оперативно доступными со всех рабочих мест. За счет этого повышается оперативность обработки, но существенными становятся проблемы разделения полномочий сотрудников: прав доступа к данным и возможности выполнять те или иные технологические процедуры автоматизированной обработки данных. Однако даже при функционировании в сети не все программные системы ориентируются на интегрированную базу данных. Некоторые пакеты программ при использовании в сетевой среде допускают лишь частичное объединение данных. Здесь для выполнения функций совместной обработки информации смежных участков учета должны выполняться все те же процедуры слияния/объединения, характерные при использовании компьютеров вне сетевой среды, а общей является лишь часть нормативно-справочной информации, действительно необходимой на нескольких рабочих местах.

Можно выделить три основные модели организации информационной базы в многопользовательских системах:

1. модель распределенных данных;

2. модель централизованных справочников;

3. модель полностью централизованных данных.

Модель распределенных данных. Модель распределенных данных предполагает, что учетная информация распределена между компьютерами отдельных рабочих мест бухгалтерии, а объединению подлежат формируемые ими массивы проводок и часть условно-постоянной информации: справочники контрагентов, товарно-материальных ценностей и ряда других объектов аналитического учета.

Технология объединения предполагает наличие определенных правил выгрузки фрагментов баз данных отдельных рабочих мест в промежуточные массивы, которые тем или иным образом переносятся в базу данных компьютера, на котором предполагается решать задачи сводного учета.

Обычно объединению подлежат не данные первичных документов, а проводки, полученных на их основе. При этом в большинстве случаев достаточно переносить не все проводки, а лишь итоговые записи с одинаковой корреспонденцией счетов и минимальным набором аналитики. Полностью отказаться от переноса данных аналитического учета нельзя, так как в этом случае становится невозможным решение задачи корректного определения дебиторской и кредиторской задолженностей.

При объединении данных главной проблемой является исключение дублирования информации смежных участков учета, так как одни и те же проводки нередко вводятся на разных рабочих местах. Типичный пример – снятие наличных с расчетного счета или, наоборот, сдача выручки в банк. Поскольку учет кассовых и банковских операций часто ведется на разных рабочих местах, для правильного расчета итогов соответствующие проводки вводятся на каждом из них. В общем случае типичной является ситуация, при которой различные сотрудники бухгалтерии ответственны за ведение того или иного набора счетов. Поэтому потенциально возможно дублирование всех проводок, включающих счета, ответственность за обработку которых лежит на разных участках.

Для устранения дублирования проводок разных рабочих мест, обычно применяется технология обмена по кредиту основного счета, унаследованная от журнально-ордерной формы учета. При этой технологии за каждым рабочим местом закрепляются непересекающиеся наборы счетов, считающихся основными, и при передаче данных с каждого рабочего места экспортируются записи только по кредиту основных счетов. Это исключает дублирование. Здесь естественным требованием к программе является возможность автоматической идентификации и замены перенесенных ранее записей, поскольку циклы переноса могут повторяться многократно, в том числе за один и тот же период.

Основной причиной применения модели распределенных учетных данных является то, что объединение компьютеров в рамках единой вычислительной сети не всегда может быть реализовано технически. Это вызвано тем, что предприятие может иметь удаленные подразделения, осуществляющие ввод и накопление массивов информации, требующей отражения в бухгалтерском учете. Это довольно частая ситуация, поэтому поддержка технологии объединения данных необходима в любой тиражной бухгалтерской программе.

Модель общих справочников. Простейшей схемой интеграции данных в среде локальной вычислительной сети является модель централизованных справочников. Она занимает промежуточное положение между использованием интегрированной базы данных и функционированием системы на основе модели полностью распределенных данных. При использовании модели распределенных данных возникает проблема рассогласованного кодирования одних и тех же объектов аналитического учета на разных рабочих местах. Модель общих справочников решает эту проблему.

В рамках модели централизованных справочников общими для всей системы обработки учетных данных являются только наиболее важные массивы нормативно-справочной информации. Оперативные данные вводятся и обрабатываются в локальных подсистемах. Только при необходимости оперативные данные передаются на смежные участки путем выполнения процедуры, идентичной той, которая используется при реализации модели распределенных данных.

Основное достоинство модели состоит в том, что за счет использования общих справочников существенно уменьшается вероятность возникновения ошибок, связанных с повторным рассогласованным определением одних и тех же аналитических объектов на разных рабочих местах. Другое достоинство заключается в возможности рассредоточить аналитический учет и передавать между рабочими местами только самые необходимые итоговые данные, не записывая в общую базу данных всей совокупности детализированной учетной информации. Это существенно снижает требования к производительности сетевого оборудования по сравнению с использованием полностью интегрированной базы данных. В тоже время недостатком данной модели является необходимость выполнения дополнительной технологической операции межкомпьютерного обмена.

Модель полностью централизованных данных. В настоящий момент при построении многопользовательских бухгалтерских систем основной является модель полностью централизованных данных. Она предполагает наличие единого информационного поля, обеспечивающего доступ к данным со всех рабочих мест АИС-БУ. При использовании этой модели вся вводимая информация фиксируется в интегрированной базе данных, которая доступна в реальном масштабе времени. Поэтому любой введенный документ или запись массива хозяйственных операций могут оперативно использоваться бухгалтерами, ведущими смежные участки учета.

Для разграничения прав доступа пользователей к учетной информации может быть установлена нужная иерархия. Обычно права пользователей системы разделяются в соответствии с присвоенным статусом: системный администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, оператор. Исходя из данной иерархии, могут определяться права на формирование тех или иных проводок, выполнение процедур преобразования данных и доступ к функциям просмотра и корректировки информации.

Нередко разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета в заслугу себе ставят то, что их программные средства позволяют вести учет в реальном масштабе времени, понимая под этим мгновенную контировку вводимых в систему документов. Действительно, во многих системах во всех случаях, где это возможно, проводки автоматически формируются сразу при вводе документов.

Однако такой подход нельзя считать целесообразным во всех случаях. Например, обычно совершенно не нужно выполнять генерацию бухгалтерских записей после выполнения каждой процедуры начисления зарплаты отдельному работнику или при формировании данных об отгрузке продукции в соответствии с единственной накладной. Ведь если данные неполны или ошибочны, то при их корректировке необходима замена не только соответствующих документов, но и порожденных ими проводок, в результате чего программа несколько раз будет проделывать одну и ту же работу. Намного целесообразнее сначала полностью выверить данные и потом построить по ним сводные проводки, не перегружая базу данных избыточной информацией.

Примером реализации подхода, основанного на групповой контировке однотипных документов, является система "1С: Торговля+Склад". Здесь документы по торговым операциям сразу в бухгалтерском учете не проводятся, но в конце месяца запускается специальная технологическая процедура, в результате выполнения которой соответствующая информация сводится, и по ней формируются проводки. В качестве другого примера можно сослаться на систему "Галактика", где изначально заложено разделение данных оперативного и бухгалтерского учета, которые могут существовать порознь друг от друга. Здесь для большинства хозяйственных операций проводки могут формироваться сразу по пачкам однотипных документов в свернутом, агрегированном виде.

Выбор модели. На вопрос о выборе организации информационной базы мнопользовательской АИС-БУ не может быть прямого однозначного ответа. Конечно, хорошо, когда в системе поддерживается интегрированная база данных. Но могут быть ситуации, когда использование единого информационного поля либо технически невозможно, либо экономически нецелесообразно. Это означает, что система в качестве альтернативы всегда должна поддерживать проблемно-ориентированные механизмы экспорта и импорта, исключающие рассмотренные выше коллизии, возникающие при объединении данных различных участков учета.

С другой стороны, даже в условиях единой вычислительной сети ведение полностью интегрированной базы данных не всегда целесообразно с позиций общей производительности системы. Тогда разумной альтернативой является модель централизованных справочников. Здесь исключается проблема рассогласованного кодирования данных, но существенно снижается нагрузка на сеть, поскольку детальная информация обрабатывается на локальных рабочих местах, а "наверх" передаются только самые необходимые на смежных участках данные.